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摘要：文章首先從系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)與應(yīng)用、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用、功能模塊詳細(xì)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)連接技術(shù)這五點(diǎn)分析了文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，然后從應(yīng)用原則、應(yīng)用注意事項(xiàng)和系統(tǒng)安全措施的應(yīng)用提出了文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略。希望給相關(guān)人員帶來(lái)幫助，促進(jìn)我國(guó)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用水平的提高。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術(shù)

1文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

1.1系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

1.1.1設(shè)計(jì)目標(biāo)

在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，主要是依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，首先設(shè)計(jì)人員要系統(tǒng)的總體進(jìn)行規(guī)劃與安排，要確定文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)，它的設(shè)計(jì)主要是為了簡(jiǎn)化程序，能夠輕簡(jiǎn)文書(shū)檔案，便于工作人員的管理。同時(shí)，也為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案的收集、歸檔、回收等方面的工作，實(shí)現(xiàn)工作的程序化與信息化。以上這些就是文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)目標(biāo)，一切的設(shè)計(jì)工作都要圍繞這一設(shè)計(jì)目標(biāo)去執(zhí)行。

1.1.2總體設(shè)計(jì)方案

在確定了設(shè)計(jì)目標(biāo)之后，設(shè)計(jì)人員就要擬定總體設(shè)計(jì)方案。首先要確定系統(tǒng)內(nèi)容的基本設(shè)置，一般在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要保證其實(shí)現(xiàn)一些功能，主要包括以下幾個(gè)方面。第一，就是可以將文書(shū)檔案快速的歸類(lèi)，要實(shí)現(xiàn)歸類(lèi)功能，讓工作人員按照等級(jí)重要程度以及文件機(jī)密程度進(jìn)行歸類(lèi)，之后完整的儲(chǔ)存起來(lái)。第二，系統(tǒng)要包含文書(shū)文檔借閱部分，這一部分主要應(yīng)該包括收發(fā)文檔和歸還文檔的登記功能，這樣可以便于工作人員在文檔借閱和歸還的時(shí)候，清楚準(zhǔn)確的進(jìn)行記錄，從而提高工作效率。另外，在文檔借閱的時(shí)候，系統(tǒng)也應(yīng)該出示一些信息記錄功能，例如，要具備人員信息借閱審批、人員歸還日期等方面的內(nèi)容。第三，系統(tǒng)要包含文書(shū)檔案查詢(xún)的功能，在進(jìn)行這方面的設(shè)計(jì)時(shí)，一定要注意提高查詢(xún)的便捷與方便程度，可以具體進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)。例如，實(shí)現(xiàn)收文與發(fā)文信息的分類(lèi)查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)文檔的借閱與歸還信息的分類(lèi)查詢(xún)等。

1.2系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要設(shè)計(jì)系統(tǒng)的架構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)是整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，一個(gè)好的系統(tǒng)架構(gòu)可以促進(jìn)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，也利于之后的升級(jí)與完善，開(kāi)發(fā)人員可以進(jìn)行如下的設(shè)計(jì)。例如，可以使用J2EE的框架，這種框架通常有四層。每個(gè)系統(tǒng)層之間都是獨(dú)立的，但是層與層之間也有一定的聯(lián)系。其中應(yīng)用表示層可以讓用戶(hù)與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)直接的聯(lián)系起來(lái)，使用戶(hù)可以接觸，工作人員可以把web瀏覽器當(dāng)作用戶(hù)與系統(tǒng)間的溝通界面，在設(shè)計(jì)好之后，用戶(hù)可以通過(guò)登錄瀏覽器來(lái)訪問(wèn)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的程序。應(yīng)用持久層主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接，可以提高工作人員的工作效率，設(shè)計(jì)人員可以采用Hibernate和JDBC方式連接，這樣可以進(jìn)行文書(shū)相關(guān)數(shù)據(jù)的刪除、新增等操作[1]。應(yīng)用業(yè)務(wù)應(yīng)用層主要的功能是為系統(tǒng)提供各種模塊功能，例如，可以實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)和檔案管理等等。在整個(gè)檔案系統(tǒng)中最重要的核心部分就是業(yè)務(wù)邏輯層，它是承載多種業(yè)務(wù)的重要部分，一旦業(yè)務(wù)邏輯層出現(xiàn)問(wèn)題，管理系統(tǒng)就會(huì)受到影響，出現(xiàn)各種問(wèn)題，所以一定要注意這部分的設(shè)計(jì)。

1.3系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在對(duì)架構(gòu)設(shè)計(jì)之后，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，在這方面要求技術(shù)人員將信息安全角度作為重點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)與考慮，一定要提高系統(tǒng)及文書(shū)信息的安全性。在通常情況下，設(shè)計(jì)人員可以用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來(lái)設(shè)計(jì)系統(tǒng)，一旦想要通過(guò)外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行授權(quán)操作，方可進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)。在具體布置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)，要做好結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，其中包括很多部分，比較重要的就是web客戶(hù)端、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器及應(yīng)用程序服務(wù)器等等。目前，時(shí)下最流行的就是B/S，它可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、瀏覽器、服務(wù)器這三者的設(shè)計(jì)，可以提高系統(tǒng)的擴(kuò)展性，利于系統(tǒng)與用戶(hù)在瀏覽器頁(yè)面進(jìn)行交互與操作。一般最好的在Windows7環(huán)境下進(jìn)行開(kāi)發(fā)，可以使用NET或ASP開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，服務(wù)器最好選用Windows2003或2008款，而客戶(hù)端，選用360、火狐、搜狗瀏覽器均可。如果使用IE瀏覽器的話(huà)，至少要將其升級(jí)到IE8.0以上[2]。在具體應(yīng)用時(shí)，工作人員可以通過(guò)路由器來(lái)訪問(wèn)系統(tǒng)內(nèi)部資料，這方面可以通過(guò)web客戶(hù)端的設(shè)計(jì)達(dá)成，但是應(yīng)用時(shí)要注意建立相應(yīng)的鏈接，將路由器進(jìn)行防火墻檢測(cè)，進(jìn)行去除掉木馬及病毒，保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及文書(shū)檔案系統(tǒng)的安全性。其中服務(wù)器與客戶(hù)端是要連接在一起的，為了提高其安全性，技術(shù)人員還可以準(zhǔn)備一個(gè)備份服務(wù)器，這款服務(wù)器不需要進(jìn)行其他工作，只需要進(jìn)行同步更新功能即可，這樣一旦數(shù)據(jù)庫(kù)信息資料丟失和損壞，則備份服務(wù)器上的文書(shū)檔案信息也會(huì)完整的保留下來(lái)。

1.4功能模塊詳細(xì)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，還要細(xì)化每一部分的模塊的功能，整體設(shè)計(jì)主要分為四個(gè)模塊系統(tǒng)。第一是分類(lèi)管理模塊，它是比較基礎(chǔ)的模塊，在具體應(yīng)用時(shí)可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的分類(lèi)、調(diào)取以及歸還等工作，還可以通過(guò)收藏夾，實(shí)現(xiàn)文書(shū)資料的收藏，便于功能工作人員高效的將各種檔案進(jìn)行歸檔處理。其中在分類(lèi)管理中可以按照文書(shū)檔案的具體類(lèi)型進(jìn)行詳細(xì)的劃分。第二是系統(tǒng)管理模塊，其主要實(shí)現(xiàn)對(duì)于用戶(hù)的管理，當(dāng)用戶(hù)進(jìn)行文書(shū)檔案的借閱或歸檔的時(shí)候，工作人員就可以應(yīng)用到這一模塊，可以利用該模塊進(jìn)行文書(shū)檔案的新添以及刪除。第三是檢索管理模塊，這部分是對(duì)檢索的級(jí)別程度進(jìn)行設(shè)計(jì)。在應(yīng)用時(shí)，工作人員可以選擇是簡(jiǎn)單檢索還是跨庫(kù)檢索等，還可以在高級(jí)檢索中輸入日期、年份等相關(guān)信息，從而快速的檢索到想要找的文書(shū)文檔。第四是業(yè)務(wù)模塊，這部分是讓工作人員進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)工作的，當(dāng)對(duì)進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)或文書(shū)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，都要應(yīng)用到這一模塊。

1.5數(shù)據(jù)庫(kù)連接技術(shù)

在對(duì)整個(gè)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，其中有一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)必須引起設(shè)計(jì)人員的重視，就是數(shù)據(jù)庫(kù)連接技術(shù)。進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)主要是實(shí)現(xiàn)錄入文書(shū)檔案的功能。這種數(shù)據(jù)庫(kù)與系統(tǒng)程序并不是在同一系統(tǒng)中，其是獨(dú)立于系統(tǒng)之外的，這樣可以較大的提高存續(xù)功能，不僅便于在運(yùn)行過(guò)程中隨時(shí)調(diào)整和維護(hù)，也可以進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)試與更新。一般的數(shù)據(jù)庫(kù)中要包含多個(gè)文檔，各個(gè)文檔之間是有聯(lián)系的，技術(shù)人員可以通過(guò)組織這些文檔實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理。在設(shè)計(jì)時(shí)，還要注意實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)的共享性，做到統(tǒng)一控制，要標(biāo)注清系統(tǒng)各部分的作用、字段表、字段名稱(chēng)與類(lèi)型等相關(guān)內(nèi)容[3]。人們?cè)趹?yīng)用文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入與存儲(chǔ)，這都是需要管理員進(jìn)行管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作的。

2文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

2.1應(yīng)用原則

在應(yīng)用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，一定要注意以下幾點(diǎn)原則，第一，要注意整體性的原則，在具體應(yīng)用時(shí)，工作人員最好通過(guò)與其他部門(mén)的協(xié)作配合進(jìn)行文書(shū)數(shù)據(jù)的收集工作，使得文書(shū)檔案管理具有整體性。第二，在應(yīng)用時(shí)要注意規(guī)范性的操作，要按照嚴(yán)格的流程方式使用管理系統(tǒng)。尤其是在收發(fā)過(guò)程中，應(yīng)該做好信息登記，并進(jìn)行規(guī)范性的處理，以便為檔案查詢(xún)者提供真實(shí)有效的信息。第三，要注意保密原則，工作人員可以在信息系統(tǒng)中設(shè)置密碼，將不同的文檔放置在不同的分類(lèi)系統(tǒng)中，將核心文檔重點(diǎn)保管。

2.2應(yīng)用注意事項(xiàng)

在具體應(yīng)用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行工作時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)。第一，要提高應(yīng)用意識(shí)，相關(guān)單位最好要加大資金投入，加大文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，具體結(jié)合實(shí)際情況，配置高端的軟件與硬件設(shè)備，提高檔案管理的效率。第二，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用意識(shí)與管理意識(shí)，尤其是對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的使用進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用水平。第三，要提高檔案管理的力度，相關(guān)單位應(yīng)該健全檔案管理制度，對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用建立相關(guān)制度，對(duì)檔案借閱與整理等工作的細(xì)則進(jìn)行規(guī)范，保證工作者的工作質(zhì)量。第四，要重視數(shù)字化的建設(shè)程度，要重視安全性，可以使用開(kāi)放級(jí)別分類(lèi)，使不同級(jí)別的用戶(hù)有不同的使用權(quán)限。第五，要對(duì)重要文件備份，可以采用圖像掃描等方式將最原始的信息內(nèi)容儲(chǔ)存起來(lái)。

2.3系統(tǒng)安全措施的應(yīng)用

在應(yīng)用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，為了使文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的信息能夠更加安全，相關(guān)工作人員要應(yīng)用一些系統(tǒng)安全的措施。第一，可以應(yīng)用系統(tǒng)中的日志監(jiān)控軟件，其可以幫助管理員處理相關(guān)問(wèn)題，尤其是對(duì)用戶(hù)操作的信息進(jìn)行記錄，可以記錄下操作的時(shí)間及過(guò)程。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，工作人員可以通過(guò)分析日志監(jiān)督系統(tǒng)的使用，找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因，從而進(jìn)行針對(duì)性的處理。第二，可以應(yīng)用到用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)不同級(jí)別用戶(hù)設(shè)置權(quán)限。第三，在對(duì)文書(shū)文件管理的時(shí)候，可以借助其他軟件進(jìn)行進(jìn)一步防護(hù)，促進(jìn)系統(tǒng)的安全性，例如，防篡改技術(shù)以及文件電子簽名都是比較好的選擇，它們都可以對(duì)相關(guān)操作進(jìn)行審批管理。另外，系統(tǒng)中設(shè)計(jì)的自動(dòng)歸化功能也可以被應(yīng)用在日常管理中，當(dāng)借閱者逾期不還時(shí)，管理系統(tǒng)就可以啟用該功能，將文書(shū)自動(dòng)還回系統(tǒng)中。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科技的發(fā)展，應(yīng)用文書(shū)檔案管理的工作者越來(lái)越多，因?yàn)槠渚哂蟹浅４蟮膬?yōu)勢(shì)特點(diǎn)，既可以保持檔案的完整，又可以提高工作效率。所以為了更好的服務(wù)于工作者以及用戶(hù)，開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)人員更要完善設(shè)計(jì)技術(shù)。同時(shí)，工作人員也要提高自己的應(yīng)用能力，發(fā)揮設(shè)計(jì)中的各組件內(nèi)容，更好的進(jìn)行工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2]何虹.淺談新形勢(shì)下的文書(shū)檔案保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：70+74.

[3]宋小杰.辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理的應(yīng)用研究[J].才智，2018（16）：206.

作者:鄭艷燕 單位:內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院