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隨著社會的進步與發展，教育越來越受到重視。高校數量在近幾年呈現出迅速增長趨勢，學生和教職員工的數量也成倍增長，這為高校檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。高校檔案除了具有原始記錄性、信息性以及價值性等所有檔案的共同點外，還有著成套性和專業性等獨有特點。一般說來，高校檔案管理隸屬于學校的一個服務性質科室，其主要職責是為學校服務、配合學校工作，而無決策職能。目前高校檔案管理存在資源不足和浪費現象，由于盲目追求全面收藏而忽略應用性所造成的被動服務局面、以及嚴重缺乏溝通的工作過程，對檔案文獻等都造成了極大的浪費。盡管檔案管理科室收藏有學校大部分的文獻資源，但依然無法將全部文獻資源收藏齊全，導致使用者在使用過程中感到館藏資源缺乏。由此可見，封閉的自我收集式檔案管理工作方式很難滿足用戶的信息需求。另外，目前的高校檔案管理評價體系相對松散，其嚴謹程度有待提高，并且通過對管理水平的評價就能夠判定檔案管理工作質量。結合時展需求，對檔案館管理水平的評價已不僅僅局限于場所、設備及館藏因素，而應該著重衡量檔案科室對資源的開發利用程度以及其服務效果。檔案管理隊伍中嚴重缺乏專業人才也是高校檔案管理工作的現狀之一，目前高校的在職檔案工作團隊多由非專業人員組成，這就難以打造一支政治過強、業務精銳、作風端正、工作踏實且紀律嚴明的專業隊伍，并且高校對檔案干部終身教育體系建設的忽視使現職檔案人員在文化和專業素養上的提高也十分緩慢。
2高校檔案管理中存在的問題分析
檔案管理工作是保證檔案記錄真實性、連續性和完整性的可靠保證。隨著檔案管理現代化進程的加速，其管理理念、控制手段以及技術設備等方面都發生了很大變革，但是高校在硬件設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求還有一定差距。
2.1檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，歸檔質量低
在現實檔案建立過程中，由于檔案員的檔案管理意識較差而使檔案存在許多問題。首先，歸檔文件的內容質量低，其真實性有待商榷，許多材料也不符合歸檔要求；其次是文件歸檔材料、紙張大小不統一，甚至所填寫的字跡不規范、不夠清晰等；再者，檔案部門的自我要求不高，未能及時有效地向檔案管理人員進行工作約束，造成一些檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，存在“重成效，輕檔案”的思想；最后，由于未及時移交資料而造成的資料不完整現象，也對檔案歸檔質量具有一定的影響。
2.2由于缺乏有效管理機制而造成管理偏差
高校建設中，一些項目通常樣要經過漫實施過程才能完成，所以導致項目文件資料形成具有涉及單位多、周期長且專業技術性強的特點，這就極大地增加了檔案資料搜集和整理難度。由于資料從產生到歸檔經歷了相當長的時間和環節，其中每一環節的差錯都會直接影響檔案的齊全、完整、準確性，而現實中缺乏有效的管理機制，使高校檔案管理工作具有一定的偏差。
3加強高校檔案管理工作的重要意義
3.1高校檔案管理工作對培養學生起到重要作用
教書育人，為國家培養人才是各高校的根本任務，是一切高校工作的終極目標，檔案管理工作也服務于此。高校檔案在高校從事招生、教學、科研以及管理等活動中直接形成，它反映了高校的歷史發展，是高校優秀文化的積淀，更是寶貴的思想財富和智慧源泉。檔案中蘊藏著教學、科研、管理等重要文獻，記載著學生各方面的成長過程，由此可見，檔案工作能促進學生學習積極性并有效提高其綜合素質。
3.2學生檔案能夠將學生推向市場，起到證明作用
通過將高校學生的專業知識水平、社會實踐以及其他優秀綜合素質納入學生檔案范疇，并結合社會單位的用人特點來及時調整檔案存放形式與內容，實現檔案收集與人才培養模式改革，并與就業市場需求及時進行對接。此外，針對學生就業過程中的一些負面現象，招聘單位往往通過對應聘者提出資料證明文件要求，來建立彼此間的信任。這時，檔案就能繼畢業證、學籍卡等證件之外來幫助畢業生順利就業。
3.3良好的檔案工作能夠在宣傳學校的同時提高學生就業機會
高校檔案通常以學習優勢與特色等為依托，協助其他部門做好宣傳工作，并通過可靠的事實與準確的數據來協助對外宣傳工作，以提高學校社會地位。
4高校檔案管理創新方法研究
鑒于檔案工作的基礎性與服務性作用，應從以下方面來進行管理與改進，從而使高校檔案工作能夠提升到新高度。
4.1加強檔案創新管理意識，提高對檔案工作重要性的認識
由于長久以來多數的高校領導對高校檔案管理工作重要性認識較淺，而未樹立明確的檔案意識。隨著信息化發展，檔案作為重要信息資源在高校的發展中起著重要作用，這就要求檔案管理人員要著眼于圖書、檔案、各種計劃總結和報表等顯性知識。因此，在提高認識的基礎上，通過切實轉變觀念并強化信息意識，來促進高校檔案整體工作的實施。
4.2引進人本管理理念并加強檔案管理人員的專業素養
加強人本管理，調動檔案管理人員的主觀能動性能夠推動其改革與創新。強化校內宣傳，將高校檔案工作推向一個新臺階，優化組合館藏資料、提高檔案利用率、強化信息技術利用以及運用檔案管理軟件來加強信息資源建設并開展資源整合。另外，實行全員聘任競爭上崗制度，區別崗位工資待遇來調動檔案管理者的主觀能動性與積極性，以期能夠提升整體人員的專業素養。對在職檔案管理者進行定期的在職培訓與繼續教育，保證其專業知識及時更新與擴充，同時還應鼓勵管理人員進行相關專業的學習深造，最終使高校檔案管理水平得到關鍵性提高。
4.3加強高校檔案系統管理，注重檔案設備配置
高校檔案管理應采取集中存放、統一管理數據的方式，以達到共享信息安全要求。在數據管理安全方面，錄入數據要進行有效性檢驗，建立完善的數據備份和歸檔制度、系統管理員責任制度、關鍵程序的管理制度和服務器機房的管理制度；系統管理安全則通過對信息服務器的網絡安全、操作系統安全、數據庫安全和應用程序安全等多層安全機制來保證。另外還需注重檔案設備配置的更新力度，這能在極大程度上確保檔案創新管理工作的質量與效率。
4.4加強高校檔案管理的安全意識
通過提高檔案管理者在收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等環節中的安全防范意識，確保高校檔案資料的安全性與完整性。對現代信息技術設備進行定期維護與安全軟件升級，也能夠有效地保證檔案管理工作的安全。對檔案資料進行科學儲藏與保護，新型電子檔案載體則要做好防水防劃防磁場工作，以保證檔案資料能夠持久完整的保存。總之，高校檔案創新發展在整個高校運行中承擔重要角色，其在一定程度上促進了高校的進步與發展。因此，在新時期要通過加強檔案管理模式創新，來提升檔案工作水平，以達到與高校共同進步并發展的目標。
作者：白敏 單位：寶雞文理學院
