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摘要：

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，較之以往傳統(tǒng)的檔案管理方式有著明顯的優(yōu)越性。隨著檔案管理工作的日益復(fù)雜，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理檔案已是大勢(shì)所趨。所謂檔案管理現(xiàn)代化，主要是指把計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關(guān)的檔案管理工作提供更為有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：

現(xiàn)代化信息技術(shù)；檔案管理；優(yōu)化

隨著計(jì)算機(jī)快速發(fā)展的腳步，現(xiàn)代化信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，當(dāng)然在此其中檔案管理也不例外。現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高了工作效率，同時(shí)降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，更加方便了檔案信息的利用。在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足工作的需求，只有運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，才能真正滿(mǎn)足現(xiàn)代化辦公的需要，進(jìn)而適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。

一、當(dāng)下的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案所采用的都是紙質(zhì)作業(yè)方式，在日常的收集與整理的過(guò)程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時(shí)耗力效率低下，還極易出錯(cuò)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的日常保管會(huì)受到許多外在因素的制約，所以在對(duì)紙質(zhì)檔案的保管過(guò)程中，對(duì)其所涉及到的具體辦公用品和相關(guān)設(shè)施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過(guò)相關(guān)工作的人都知道，對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)和利用等，在工作流程上極為復(fù)雜且任務(wù)繁重，根本無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化的快節(jié)奏辦公的需求，從而也就不能完全發(fā)揮出檔案內(nèi)在的真正價(jià)值。

二、應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作實(shí)施優(yōu)化

（一）現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中的可行性

現(xiàn)代化信息技術(shù)在日常檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的歸納、自動(dòng)完成檔案信息的分類(lèi)以及進(jìn)行分析等工作內(nèi)容，就日后的查詢(xún)和提取檔案而言也是一個(gè)高效的選擇，通過(guò)大量的實(shí)踐表明信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是可行的，在檔案管理工作過(guò)程中的各個(gè)方面都起到了巨大的作用，從根本上對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化。

（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理的必要性

檔案作為一個(gè)單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來(lái)源，有助于幫助單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，對(duì)以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，這也充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，首先應(yīng)該將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，也就是把原本的紙質(zhì)檔案文件生成為電子文件，在這一過(guò)程中要對(duì)大量的信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入作業(yè)，實(shí)體照片等一系列的實(shí)物資料也要掃描成電子照片，從而來(lái)建立檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而做到資源的有效整合以及統(tǒng)一的體系化管理。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，不僅解決了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化問(wèn)題，同時(shí)在日后也可對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存處理，從而更好地對(duì)源文件進(jìn)行保管，有效地避免了反復(fù)使用過(guò)程中對(duì)檔案原件的損毀，也就大大延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)也方便了檔案的查閱，極大地簡(jiǎn)化了檔案使用的流程。

（三）現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要意義

先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個(gè)單位的整體管理水平，同時(shí)其也是一個(gè)單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)一個(gè)單位而言至關(guān)重要。充分結(jié)合現(xiàn)有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高效開(kāi)展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺(tái)的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進(jìn)的信息化技術(shù)的融入，使得檔案信息在單位各部門(mén)間互通共享，有效地提高了整個(gè)單位的工作效率。

三、現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作過(guò)程中的具體措施

（一）建立健全檔案管理機(jī)制

無(wú)規(guī)矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進(jìn)行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴(yán)格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進(jìn)行資料交接和保管過(guò)程中，建立嚴(yán)格的問(wèn)責(zé)制度，保證人在崗、責(zé)在身，營(yíng)造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關(guān)鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對(duì)執(zhí)行能力的考核，各檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該加強(qiáng)自身管理執(zhí)行能力建設(shè)。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能調(diào)動(dòng)管理員工的積極性和能動(dòng)性，在主觀(guān)上加強(qiáng)自身的創(chuàng)造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。

（二）簡(jiǎn)化經(jīng)費(fèi)申報(bào)程序，推進(jìn)檔案管理建設(shè)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在政策上給予支持，在經(jīng)濟(jì)上給予扶持，在財(cái)政預(yù)算中建立起檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金，以保證檔案管理工作的日常經(jīng)費(fèi)支出。同時(shí)簡(jiǎn)化申報(bào)程序，讓檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)減少必要的申報(bào)流程，讓工作人員能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)支出經(jīng)費(fèi)，解決財(cái)政不足的問(wèn)題。與此同時(shí)，優(yōu)化資源配置，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)基金，及時(shí)修繕保管的庫(kù)室，積極購(gòu)進(jìn)專(zhuān)業(yè)設(shè)備，緩解庫(kù)室資源緊張、設(shè)備陳舊落后的難題。積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，逐步引進(jìn)電子信息保管技術(shù)，建立獨(dú)立系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)電子文檔資料的保存，實(shí)現(xiàn)資料保管方式的多元化與多樣性，以適應(yīng)現(xiàn)階段政治、經(jīng)濟(jì)、文化條件下的檔案資源環(huán)境。

（三）加強(qiáng)規(guī)范、服務(wù)意識(shí)，引進(jìn)和聘用專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)決定檔案管理工作的質(zhì)量。因此，注重引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的技術(shù)員工，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。各級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂(yōu)，才能放心踏實(shí)地提升自身素質(zhì)，積極投入到建設(shè)中去。對(duì)于各級(jí)管理層來(lái)說(shuō)，要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識(shí)，積極營(yíng)造良好的職業(yè)氛圍，加強(qiáng)員工的基層服務(wù)意識(shí)，組織和聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座，讓員工從開(kāi)始熟悉業(yè)務(wù)流程到積極創(chuàng)造新思路，為檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

隨著當(dāng)下現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，在進(jìn)行相關(guān)技術(shù)優(yōu)化的同時(shí)，還要充分進(jìn)行管理思想現(xiàn)代化方面的學(xué)習(xí)。只有對(duì)其有了一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，才能在具體檔案管理的工作中做到系統(tǒng)且高效。在轉(zhuǎn)變觀(guān)念的同時(shí)強(qiáng)化管理現(xiàn)代化意識(shí)也是必不可少的，現(xiàn)代化的信息技術(shù)檔案管理絕不是單純的配備計(jì)算機(jī)而已，有了計(jì)算機(jī)技術(shù)的介入與實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化兩者之間有著本質(zhì)的區(qū)別。在運(yùn)用信息化技術(shù)的同時(shí)進(jìn)行不斷的技術(shù)優(yōu)化是日常工作當(dāng)中必不可少的一步，同時(shí)也是檔案有效管理中重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。

作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫(yī)院

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