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【摘要】

高校檔案是對高校全體工作人員信息、高校教育、科研以及重大發(fā)展歷程的有效記錄，具有重要的歷史與現(xiàn)實意義，是高校發(fā)展歷程的縮寫，同時也是全校師生奮斗歷程的縮寫，做好高校檔案管理工作對于高校的發(fā)展具有較強的促進(jìn)作用。本文主要總結(jié)了我國高校檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決策略，以期能夠?qū)ξ覈咝n案管理工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】

高校；檔案管理；問題；對策

高校檔案是高校教學(xué)、科研、管理以及教職工和學(xué)生信息等的真實記錄，是非常珍貴的文獻(xiàn)資料，對于高校的教學(xué)、科研、管理以及教職工工作的評價和學(xué)生的評價等具有重要的參考依據(jù)。近年來，隨著高校教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，師生人數(shù)的與日俱增等，使得高校檔案管理開始變得復(fù)雜，檔案管理中出現(xiàn)了一些不容忽視的問題，極大程度上限制了我國高校檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，給高校檔案管理提出了比較嚴(yán)峻的考驗。發(fā)現(xiàn)和總結(jié)高校檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決策略對于高校檔案管理工作的順利開展具有重要的意義。筆者對目前我國高校檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了解決策略，希望能夠?qū)Ω咝n案管理有所貢獻(xiàn)。

1我國高校檔案管理中存在的問題

1．1高校檔案管理觀念落后，意識不足

就目前狀況來看，我國高校檔案管理觀念比較落后，缺乏檔案管理意識。首先，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理不夠重視，認(rèn)為檔案管理僅僅是將一些重要的材料進(jìn)行整理，沒有什么實際意義，對檔案管理缺乏深入的了解，不能充分認(rèn)識到檔案管理對于高校各項工作順利開展的重要性。其次，高校管理者認(rèn)為高校的主要任務(wù)是教學(xué)、科研等工作，而忽視了對檔案的管理，認(rèn)為只需要將檔案進(jìn)行簡單的裝訂與保存即可，所以沒有必要對檔案管理投入過多的人力物力以及財力，直接導(dǎo)致了高校檔案管理硬件的缺乏，檔案管理輔助工具簡單、陳舊，并且落后，極有可能導(dǎo)致重要檔案的損壞與丟失，從而給學(xué)校的相關(guān)工作帶來不便。最后，高校檔案管理人員對檔案缺乏管理意識，對檔案的收集不太完整，并且檔案保管不是太規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔案時間編號混亂，組裝裝訂不規(guī)范，這就導(dǎo)致了檔案在使用查找之時費時費力，大大降低了工作效率。

1．2高校檔案管理信息化水平不高，缺乏高素質(zhì)人才

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛運用于社會的各個領(lǐng)域，然而我國檔案管理信息化水平卻一直不太高，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力偏低。筆者認(rèn)為其主要原因如下:首先，高校領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案管理，導(dǎo)致檔案管理缺乏硬件與軟件設(shè)施，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展緩慢，沒能夠加強檔案管理信息化建設(shè)。其次，高校缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。現(xiàn)階段，許多高校的檔案管理人員都是學(xué)校教職工的家屬，檔案管理職位都為解決教職工家屬的就業(yè)問題，而沒有對高素質(zhì)人才的引進(jìn)，所以導(dǎo)致高校檔案管理現(xiàn)代化水平不高。最后，檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，對于現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)掌握程度不高，接受系統(tǒng)化的培訓(xùn)較少，所以這也導(dǎo)致了高校檔案管理信息化水平較低，不能使得檔案的信息功能得以體現(xiàn)，導(dǎo)致檔案利用率不高，從而造成珍貴文獻(xiàn)資料的浪費。

1．3缺乏完善有效的檔案管理制度

雖然我國各個高校對于檔案管理也都制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但高校檔案管理制度仍然不太健全，急需改善。首先，高校各個行政管理部門之間缺乏有效的溝通與聯(lián)系，檔案管理與文字管理比較混亂，沒有有效統(tǒng)一的管理制度，使得文件的形成與管理出現(xiàn)不對稱的現(xiàn)象。其次，對重大會議等的記錄有失規(guī)范;對青年教師的培養(yǎng)，缺少相關(guān)材料的歸檔;對學(xué)生的學(xué)業(yè)考評、社會實踐等各項記錄情況不太嚴(yán)謹(jǐn);學(xué)生學(xué)籍、異動、退學(xué)等檔案沒有合理有效的管理制度，導(dǎo)致相關(guān)工作不能有效進(jìn)行。最后，檔案的網(wǎng)絡(luò)信息更新不及時，檔案的信息功能不能有效的利用，對檔案的借閱與歸還等也沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行說明，容易造成檔案的丟失與損壞。

2高校檔案管理問題的應(yīng)對策略

2．1加強高校檔案管理宣傳力度，提高管理意識

高校檔案管理水平的提高，關(guān)鍵在于管理者觀念的轉(zhuǎn)變與意識的增強，所以，我們首先要加強對高校檔案管理的宣傳力度，使得檔案管理理念深入人心，使大家認(rèn)識到檔案管理的重要性，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高檔案管理意識，并予以重視，促進(jìn)高校檔案管理有序開展。其次，檔案管理者要改變觀念，加強檔案管理意識，履行自己的職責(zé)，做好檔案管理工作，對檔案的分類與整理等做到有序無誤。最后，廣大教職工應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理的作用，積極配合有關(guān)部門進(jìn)行重要資料的歸檔，借閱檔案應(yīng)及時歸還，以免造成檔案的丟失與損壞。

2．2加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高信息化水平

優(yōu)秀的檔案管理人才是做好檔案管理工作的保障，一方面，各個高校應(yīng)該不斷加強高校檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，定期開展培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，積極引進(jìn)專業(yè)人才，充實檔案管理隊伍;另一方面，高校應(yīng)該加大對檔案管理的投入，積極將現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去，加大檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)力度，構(gòu)建信息化的檔案管理平臺，使得檔案管理的信息功能最大限度地發(fā)揮，從而實現(xiàn)檔案資源信息共享，提高其使用效率。

2．3建立健全檔案管理制度，提高管理水平

完善的高校檔案管理依賴于有效的、系統(tǒng)的、健全的管理制度。所以，各個高校必須建立健全檔案管理制度，提高管理水平。首先，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要狠抓檔案管理工作，成立系統(tǒng)的檔案管理組織，各個部門之間分工明確，責(zé)任落實到人，要對檔案做到及時收集與分類整理，形成良好的檔案管理局面。其次，高校有關(guān)部門應(yīng)該采用集中管理的方式，各部門對檔案進(jìn)行分類歸檔，然后交由學(xué)校統(tǒng)一管理，避免管理出現(xiàn)分散的情況。最后，盡快完善相關(guān)管理制度，補齊管理中的短板，使得檔案管理制度化、規(guī)范化，創(chuàng)新管理模式，提高管理效率。

總之，高校檔案管理是高校管理事業(yè)的重要內(nèi)容，有關(guān)部門必須予以充分的重視，不斷加大高校檔案管理宣傳力度，提高管理意識，不斷加強管理隊伍建設(shè)，提高信息化水平，不斷健全管理制度，為高校檔案管理的順利開展保駕護(hù)航。

作者：王慧樂 單位：周口師范學(xué)院綜合檔案室

參考文獻(xiàn):

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