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【摘要】

檔案是指由國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中形成的有保存價值的信息資源，通過文字、圖標、音像等形式被收錄在檔案館中。檔案對各單位各項工作的順利開展有著重要的作用。為此，必須提高檔案管理科學化水平。

【關鍵詞】

檔案；檔案館；管理；科學化水平

一、現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視。

目前，很多檔案工作人員或檔案館的領導對檔案管理工作不夠重視，對其重要性認識不足。他們普遍認為檔案工作比較冷門，同時也是一件可有可無的工作。另一方面，檔案部門工作人員的薪資待遇也不是很高，這使人們普遍產(chǎn)生一種錯誤思想，認為從事檔案管理工作的人員地位較低，因此，他們在工作時往往消極懈怠。檔案館開展檔案管理工作會議的次數(shù)也較少，這使他們不能夠制定周詳?shù)墓芾碛媱澓凸芾韮?nèi)容。在實際的管理工作中必然會存在一些問題。

（二）工作人員素質(zhì)有待提高。

對檔案管理工作來說，工作人員的專業(yè)素質(zhì)是極為重要的，決定著工作的質(zhì)量與效率。但是，目前部分檔案管理單位缺少素質(zhì)較高的工作人員，尤其是在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，一些工作人員不能較好地操作計算機設備，在工作過程中，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，工作人員不能進行及時解決，很容易出現(xiàn)檔案信息被更改、抄襲等后果。這種問題的產(chǎn)生，對檔案管理工作造成不利影響，所以相關人員要注意這一問題，對檔案管理工作人員的專業(yè)化程度加以重視，采取有效措施解決問題。

（三）檔案管理的安全性不高。

在科學技術(shù)水平如此發(fā)達的社會環(huán)境中，很多檔案部門無法保證檔案資源的安全性與嚴密性。主要是因為網(wǎng)絡環(huán)境的安全性較低，沒有嚴謹?shù)谋Ｗo功能與檢查功能，在檔案管理過程中，就算相關信息被其他人改動，也不容易被檢查到，一些不法分子在此過程中，可以利用各種方式破壞檔案內(nèi)容或是盜取檔案內(nèi)容，這對檔案管理單位以及工作人員來說，都會造成不利影響，同時，部分工作人員會將檔案信息分布在不同區(qū)域內(nèi)，這就導致無法對信息進行集中管理，再加上工作人員缺乏做信息備份的意識，如果檔案館內(nèi)的軟硬件設備出現(xiàn)突發(fā)事故，那么檔案將會出現(xiàn)嚴重損失，無論是對相關單位、檔案管理人員或其他人來說，都會產(chǎn)生不利影響，如果不能及時對其進行處理，那么后果將不堪設想。

（四）檔案資源信息化管理水平不高。

現(xiàn)今為止，很多檔案部門還在使用紙質(zhì)的檔案資源，在檢索的過程中也是人工手動完成的，這使得檔案的利用效率不高，很多人查找檔案信息也比較麻煩，而且這種紙質(zhì)的檔案信息資源也不能得到很好的保存，經(jīng)常會出現(xiàn)破損現(xiàn)象，給檔案部門帶來損失。所以，必須提高檔案部門的科學化管理水平，為檔案管理工作提供有利的環(huán)境，這樣才能使各種檔案資源得到妥善保存，并發(fā)揮其應有的價值和作用。

二、提高檔案管理科學化水平的重要意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作，都是以紙張管理方法對檔案進行管理，泄露與丟失的可能性很大，然而，通過提高檔案管理科學化水平，加強檔案部門的信息化建設，將檔案中的信息記錄在計算機中，并以電子的形式相互傳遞，更好地對檔案資源進行儲存與保護。另一方面，提高檔案管理科學化水平，還可以減少檔案管理單位的人力資源，提高管理工作的效率，有利于用人單位以及其他人員對人才檔案進行查看，提高檔案利用率。由此可見，提高檔案管理科學化水平是時展的必然趨勢，同時也是信息化發(fā)展的必然要求。

三、提高檔案管理科學化水平的方法、路徑

（一）強化檔案管理部門的檔案管理意識。

強化檔案部門的檔案管理意識，是提高檔案管理質(zhì)量的前提條件。當檔案管理人員或領導認識到了檔案管理工作的重要性，他們就會重新審視檔案管理工作。尤其是一些領導者的檔案意識和法制觀念必須要重點加強，讓他們能夠真正地重視、關心、支持檔案工作，將檔案管理工作作為工作重點，列入年度工作計劃中，并在日后的工作中充分發(fā)揮自身的領導職能，做出一系列正確的決策，如加大檔案工作經(jīng)濟投入，為檔案管理現(xiàn)場提供必要的管理設備，合理安排檔案管理人員等。以此，為以后的檔案管理工作奠定堅實的基礎。

（二）重視工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

現(xiàn)今的檔案管理質(zhì)量，是由工作人員的專業(yè)素質(zhì)決定的，所以，相關人員要注重檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，首先，在招聘工作人員之前，要明文規(guī)定，相關工作人員應該具備的品質(zhì)，嚴把招聘關，保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)符合標準。其次，在工作人員入職之后，要定期對其進行專業(yè)知識的培訓，要求其能夠良好的掌握查找檔案與消息的方法，同時，還要對工作人員進行英語基礎知識的培訓，保證能夠理解與處理英語相關檔案。最后，要階段性地對工作人員的檔案管理質(zhì)量進行檢查，保證檔案管理工作符合標準。

（三）及時對檔案設備加以更新。

目前，部分檔案管理相關人員不重視信息網(wǎng)絡等設備的更新，還在應用較為老舊的系統(tǒng)，這對于檔案管理工作來說，會造成較為不利的影響。所以，相關人員必須定期對檔案設備中的配置加以更新，同時，為了提高工作質(zhì)量與速度，相關人員也要適當加大資金投入的力度，對外界進行良好的宣傳，力求得到各行各業(yè)的投資與支持，如果不能獲得充足的資金，相關人員就要將檔案管理工作向市場推銷，與其它單位或企業(yè)進行交易，利用相互之間的交易獲取資金，使檔案管理工作能夠具有相應的經(jīng)濟價值。這樣，不僅可以對設備配置進行更新，還可以提高檔案管理單位的經(jīng)濟效益，使其可以更好地發(fā)展。

（四）加大檔案管理信息化建設。

在信息網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理工作中，電子信息的歸檔工作是極為重要的，在此過程中，要建立相關的管理模式，要求相關管理人員對電子信息歸檔工作進行分析，保證可以更好地對信息進行歸攏等。對文件中的動態(tài)圖片、電子信息進行仔細的說明等，在處理與存儲的過程中，進行深入地研究，使檔案管理工作效率有效提升。另一方面，可以按照檔案法和檔案行業(yè)標準，不斷研發(fā)新的檔案資源管理應用軟件，設定出相應的功能，例如，一鍵檢索、語音識別等功能，方便社會對檔案資源進行查閱，同時也方便檔案館的工作人員對檔案資源進行管理。同時也要采取相應的安全措施，做好電子檔案的安全備份工作，避免檔案遭受電腦病毒或黑客的攻擊，進而造成檔案資源的丟失、損壞。除此之外，還要建立檔案館的官方網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡共享，以此更好地滿足人們對檔案利用的需求。這樣，不僅可以使電子信息的歸攏更加方便，還可以有效處理電子信息，為檔案管理工作的發(fā)展奠定良好基礎。

（五）建立健全的檔案管理制度。

檔案管理部門應該按照檔案法中的要求，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，并制定出詳盡的檔案資料組卷、裝訂、編目、保管、利用以及歸檔范圍等方面的要求。同時也可以將檔案管理工作納入年度考核范圍，對檔案管理人員的工作進行評比，并通過一些獎罰措施，提高工作人員的積極性。建立完善的檔案交接制度，期間應該保證交接工作的手續(xù)嚴密，確保檔案資源能夠得到完整地保存，使整個檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化。

四、結(jié)束語

總而言之，在科技如此發(fā)達的社會環(huán)境中，檔案管理部門應該不斷提高檔案管理的科學化水平，進而高效地向社會提供各種檔案資源，滿足當下民眾對檔案利用的需求，這樣才能使檔案部門更好地服務于人民大眾。

作者：賀林燃 單位：湖北襄陽宜城市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)督檢驗站

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