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摘要：
近幾年來，隨著我國社會經濟的發展以及科學技術的不斷進步，我國部分單位辦公室的檔案管理方式已經難以緊跟時展的步伐，檔案管理效率達不到實際工作的要求，這直接影響了我國辦公室的檔案管理工作效率。對于任何一家單位來說，辦公室在自身運營過程中都發揮著至關重要的作用，可以說辦公室的檔案管理水平直接影響著整個單位的管理水平。針對這個問題，對我國現階段辦公室檔案管理中存在的問題進行詳細研究，并進一步深入探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效措施。
關鍵詞：
辦公室；檔案管理；工作效率
一、現階段辦公室檔案管理中存在的問題
1.工作人員的管理意識比較薄弱。
現階段，辦公室檔案管理中工作人員的管理意識比較薄弱已經成為影響檔案管理工作效率的重要因素。當下許多辦公室的檔案管理人員一般都不是專業的管理人員，有的甚至是通過關系獲得的檔案管理工作，這些檔案管理人員嚴重缺乏專業的檔案管理培訓，從而也就難以正確認識到辦公室檔案管理的重要意義，在實際的檔案管理工作中由于管理意識不足而出現各種缺陷，比如說檔案資料收集不齊全、整理不規范等，這些問題的出現嚴重影響了辦公室檔案管理的工作效率。所以說現階段的辦公室檔案管理人員需要進一步加強自身的管理意識。
2.工作人員的素質不高。
在許多辦公單位中，由于單位領導人員沒有充分認識到檔案管理的重要性，導致管理人員對檔案管理的重視程度不足。部分辦公單位中，其檔案管理人員一般都是非專業性的，導致辦公室的許多檔案資料長期處于堆放狀態，由于相關管理人員沒有進行科學的整理與規劃，許多檔案資料的價值難以在實際工作中得到實現。另外，管理人員的素質不高還會導致管理人員在工作過程中態度不端正，難以抱著負責任的態度進行檔案管理工作。最后，辦公室中的方案一般涉及內容比較多，所以在進行檔案管理的過程中對管理人員的要求也比較高，如果管理人員的管理知識及能力不足將會導致檔案管理中出現各種問題和缺陷，最終影響整個檔案管理的工作效率。
3.辦公室檔案管理方法缺乏規范性與合理性。
隨著科學技術的不斷進步，我國信息化程度越來越高，數字化以及信息化技術逐步在辦公室中得到應用和推廣，最大程度地提高了辦公室檔案管理的規范性與合理性，然而部分單位，在辦公室檔案管理過程中并沒有使用先進的檔案管理方法，依然使用傳統的紙質檔案進行檔案管理，這種管理方法比較落后，難以緊跟社會發展的步伐，造成辦公室檔案管理過程中出現各種問題和缺陷。
二、提高辦公室檔案管理的工作效率的措施
1.建立健全完善的辦公室檔案管理制度。
辦公室檔案管理工作效率的提升需要有強有力的制度作為保障，所以在檔案管理方面，單位應該有針對性地建立健全完善的辦公室檔案管理制度，對檔案管理中涉及到的各方面內容進行明確規定。一些單位雖然制定了相關的管理制度，但在實際的管理過程中卻沒有貫徹落實，因此，為保障辦公室檔案管理制度得到充分落實，單位的管理人員除了要進行管理知識的培訓外，還要學習和掌握法律知識，保障檔案管理的工作人員自覺遵守檔案管理制度。
2.提高辦公室檔案管理人員的專業水平與能力。
為進一步提高辦公室檔案管理的工作效率，必須保證檔案管理人員能夠清楚地認識到檔案管理的重要性，明確檔案的真正價值所在。為提高辦公室檔案管理人員的專業水平和能力，單位的領導人可以選擇定期聘用一些專業的管理人員對內部的檔案管理人員進行培訓，保證檔案管理人員通過培訓深刻認識到檔案管理的重要性，熟練掌握辦公室檔案管理的能力。從整體上來講，加強對管理人員專業水平及能力的培訓不僅能夠有效提高檔案管理人員的素質和能力，并且對企業整體形象的提升有著重大的推動作用。另外，辦公室的檔案管理人員更應該積極接受相關管理知識的培訓，不斷豐富自身的檔案管理知識與技能，保證更好地進行辦公室的檔案管理工作。
3.強化辦公室檔案管理人員的管理意識。
現階段，辦公室檔案管理人員的管理意識不足是影響檔案管理工作效率的重要因素。為有效解決管理人員管理意識不足帶來的影響，無論是單位的領導人還是檔案管理人員都應該強化檔案管理意識。單位的領導人員應該與檔案管理人員建立密切的聯系，通過共同努力逐步提高檔案管理人員的管理意識以及管理理念，這有利于提高檔案服務能力，為進一步提高辦公室檔案管理工作的效率奠定堅實保障。
三、結語
辦公室的檔案管理工作與其他工作都有著或多或少的聯系，辦公室的檔案管理工作的規范性和合理性是保障一個單位正常運行的重要保障，為解決我國現階段辦公室檔案管理中出現的各種問題和缺陷，單位的各個部門應密切合作，采取行之有效的措施提高辦公司檔案管理的工作效率，保障單位的正常穩定運行。
作者：劉淑仙 單位：吉林省公主嶺市運輸管理所
參考文獻
[1]喻之瓊.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務,2015(13):5.
