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檔案管理作為學校管理的一部分，肩負學校檔案收集、掌管、傳播、開發與利用等職責。加強學校檔案管理問題已迫在眉睫。但是學校檔案管理建設尚面臨一些問題。本文首先論述學校檔案管理的意義，然后針對學校檔案管理工作中存在的問題，提出相應的措施，以期為相關工作人員提供必要的參考。世界變化日新月異，只有創新才能跟上時代的腳步，學校檔案管理工作亦是如此，只有不斷創新，在原有管理規范的基礎上，不斷更新完善，努力創新檔案工作，敢于突破那些與當前學校工作不相適應的工作觀念和管理模式，積極主動地研究高校學校發展過程中所面臨的新情況、新問題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題，才能適應現在信息化的需要。

一、學校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統，檔案的建立需要學校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經過加工。輸出又為管理工作服務。提供各項數據。同時，通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是學校管理的一部分，同時又顯現和作用于整個學校管理當中。所以說檔案管理不能簡單的說是學校管理的一部分。

二、加強學校檔案管理的措施

（一）嚴把進入關

現今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業并不對口，致使很多非專業人員從事檔案管理工作。為了提高服務質量及工作效率，引進專業內的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關專業者。第二，在對引進的人才進行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎知識的考察，但是也要有相應的對實際問題的分析。面試的考察重點即位才和德。一方面，引進的人才要熟悉工作流程，必要時可現場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業人員不能利用職權之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業者必須具備較高的素質。

（二）加強檔案管理工作重要性的認識

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

（三）制定詳細的檔案管理工作流程

現今的學校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統的流程，有時甚至影響工作的正常進行。因此，制定一套詳細的工作流程刻不容緩。將學校檔案管理系統分為四部分，分別為系統管理、讀者管理、書籍管理、統計分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學校檔案管理通常會將圖書管理作為重點工作，但是建立學生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統工作中，是學校創新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細化工作流程，既方便讀者，也對今后的學校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數量十分龐大，如果沒有合理的分類標準，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標準要準確詳細，制定合理的關鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創新管理手段

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強信息資源建設。開展資源整合，優化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。3.建立檔案管理人才競爭機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

三、結語

本文主要從制定嚴格的引入考核機制，制定嚴格、詳細的考核制度，制定詳細的檔案管理工作流程，制定合理的檔案分類標準幾個方面入手，簡單論述了加強學校檔案管理工作的措施，以期為相關工作人員提供一定的參考。

作者：張紅霞 單位：衛輝市教師進修學校