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［摘要］

測繪地理信息檔案資料是城市規(guī)劃和管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，具有使用數(shù)據(jù)量大、保存時間久、使用頻率高、修改頻率高、管理過程復(fù)雜等特點(diǎn)，給現(xiàn)行的檔案的保存、管理和利用方式帶來困難。數(shù)字檔案管理技術(shù)作為解決檔案存儲問題，提高檔案管理效率的有效手段，已得到廣泛應(yīng)用。本文基于北京市測繪地理信息檔案現(xiàn)狀，分析了測繪檔案保存、管理和利用的特點(diǎn)和難點(diǎn)，并就應(yīng)用數(shù)字檔案館技術(shù)解決現(xiàn)存問題的成效進(jìn)行了預(yù)估。

［關(guān)鍵詞］

測繪地理信息檔案現(xiàn)狀 數(shù)字檔案管理

1引言

近年來，由于人口劇增導(dǎo)致的交通擁堵、資源緊缺、環(huán)境污染等綜合問題日趨嚴(yán)峻，城市發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)越來越多。測繪地理信息資料作為城市精細(xì)化管理和規(guī)劃的基礎(chǔ)，現(xiàn)勢性和豐富程度備受重視。2008年，北京市政府了《北京市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)測繪工作的實(shí)施意見》（京政發(fā)［2008］11號）進(jìn)一步明確了縮短基本比例尺地形圖的更新周期以滿足社會發(fā)展的需要，由此引起測繪地理信息檔案資料的增速明顯提升，給檔案管理增加了困難。另外，隨著測繪地理信息行業(yè)的信息化建設(shè)日漸深入，電子成果等伴隨著紙質(zhì)檔案歸檔成為主流歸檔形式。因此，電子成果作為信息化產(chǎn)物，也成為一項(xiàng)重要的測繪地理信息檔案，增加了檔案管理、使用、更新和永久保存的內(nèi)容。此外，部分檔案由于保存年限太久、頻繁翻閱使用或更改等原因，給紙質(zhì)檔案的永久保存造成困難，影響了測繪地理信息服務(wù)職能的發(fā)揮。

2檔案現(xiàn)狀

2．1存量現(xiàn)狀

目前，北京市的測繪地理信息檔案資料包括基礎(chǔ)測繪、工程測量、航測遙感、地理信息項(xiàng)目成果等各類檔案。按照檔案介質(zhì)主要分為紙質(zhì)檔案、電子檔案和實(shí)物檔案，其中電子檔案以光盤、硬盤和磁帶作為主流保管介質(zhì)。按照檔案內(nèi)容主要分為基礎(chǔ)測繪成果資料、基本比例尺地形圖圖紙、航測遙感成果、專業(yè)測繪和工程測量成果資料、國家測繪標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目資料、測繪數(shù)據(jù)歸檔光盤等。歷史檔案最早可追溯至清朝乾隆時期，近年來按照《北京市基礎(chǔ)測繪技術(shù)規(guī)程》進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，檔案數(shù)量大，內(nèi)容豐富，是進(jìn)行城市變遷研究的重要資料。測繪地理信息檔案分類標(biāo)準(zhǔn)首先遵循《中國檔案分類法》中對測繪行業(yè)檔案分類規(guī)定。對于國家標(biāo)準(zhǔn)中沒有的內(nèi)容，遵循地方標(biāo)準(zhǔn)。隨著北京市測繪數(shù)據(jù)更新周期縮短以及地理信息相關(guān)的信息化項(xiàng)目增多，導(dǎo)致測繪地理信息檔案數(shù)量增幅上漲。此外，由于北京市城市建設(shè)日新月異，帶動了與之相關(guān)的詳細(xì)測量、竣工測量、管線測量、撥地規(guī)劃路等檔案變更頻繁?？傮w來講，測繪地理信息檔案存量現(xiàn)狀呈現(xiàn)出數(shù)量多、類別全、增速快、變更頻繁等特點(diǎn)。

2．2管理現(xiàn)狀

在強(qiáng)化測繪地理信息檔案資料管理方面，通過制定管理規(guī)定，建立信息化系統(tǒng)和強(qiáng)化管理標(biāo)準(zhǔn)三個方面來解決測繪地理信息檔案資料的保存和利用問題?，F(xiàn)有的檔案管理規(guī)定涵蓋了歸檔內(nèi)容、歸檔時間、檔案整理方式、手續(xù)辦理和管理職責(zé)等多個方面。目前，測繪地理信息檔案管理采用人機(jī)結(jié)合方式，主要操作環(huán)節(jié)包括歸檔－入庫、借閱－歸還、借出－修改－重歸檔、統(tǒng)計報表、盤庫等。對于頻繁借閱的檔案類型，例如工程測量檔案，建立了專門的信息系統(tǒng)，用于辦理歸檔、借閱－歸還手續(xù)，并實(shí)現(xiàn)對借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為決策層提供參考依據(jù)。其余檔案，主要利用Excel表格完成對大部分檔案信息的維護(hù)工作，包括檔案名稱、歸檔時間、檔案編號等。此外，庫房盤點(diǎn)作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，依靠人工核對Excel表來完成，由于檔案數(shù)量大，excel表格數(shù)量多，給庫房盤點(diǎn)工作帶來極大困難。

2．3利用現(xiàn)狀

可供利用的檔案資料包括紙質(zhì)檔案和電子成果。常供借閱的紙質(zhì)檔案資料包括：規(guī)劃路、撥地、驗(yàn)測、放線、竣測、詳測、市政、房地產(chǎn)測量、鑒定、規(guī)劃路、管線、文書、光盤等。按照利用方式主要分為歸檔、借閱、借出修改，規(guī)劃路檔案資料的修改最為頻繁。在所有紙質(zhì)檔案中，工程測量檔案借閱數(shù)量約占70％。常供借閱的電子成果資料包括控制點(diǎn)資料、數(shù)字地形圖等，目前對企事業(yè)單位和社會公眾公開提供［1］。

3現(xiàn)存問題

（1）頻繁的借閱給紙質(zhì)檔案帶來損毀風(fēng)險

在北京市城市規(guī)劃、城市建設(shè)、地形圖更新等過程中，相關(guān)測繪單位需要頻繁調(diào)閱檔案原件，包括控制資料、撥地、規(guī)劃路、房產(chǎn)測繪等相關(guān)檔案。由于外業(yè)環(huán)境較為艱苦，加之頻繁的調(diào)閱、復(fù)印等，使得檔案原件受到不同程度的損壞，更嚴(yán)重者甚至造成檔案原件的永久損毀和丟失。

（2）永久保存的歷史檔案亟待尋求更為徹底保存方式

歷史檔案資料，經(jīng)過多年保存，受到空氣中酸、堿等物質(zhì)的慢慢侵蝕，加之失水、以及氣溫變化帶來的破壞，許多紙張已經(jīng)十分脆弱，面臨消亡。此外，歷史檔案內(nèi)容多為手寫，目前手寫字跡已很難識別，如果任其發(fā)展下去，檔案內(nèi)容將無法使用。

（3）人工管理方式與檔案管理效率和利用率之間存在矛盾

紙質(zhì)檔案數(shù)量有限，無法同時提供多個單位借閱的使用，導(dǎo)致檔案利用率受限。目前，檔案管理，包括檔案借閱、歸檔、盤庫等，主要依賴人工維護(hù)的excel表格和紙質(zhì)單據(jù)，在管理過程中，需要維護(hù)多項(xiàng)冗余信息，且多個Excel表格記錄需保持同步，維護(hù)工作繁雜且易出錯。此外，檔案庫存位置查找過程中，依賴專業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)，對工作人員的熟練程度要求較高。

（4）科技變革帶來的挑戰(zhàn)

隨著測繪地理信息行業(yè)信息化建設(shè)的逐步深化，測繪生產(chǎn)模式逐步向信息化和無紙化過渡，數(shù)字化成果的類型、數(shù)量、更新頻率不斷增多，針對電子成果的管理、更新和歸檔制度也在日趨完善［2］?，F(xiàn)行的以人工管理為依托，以紙質(zhì)介質(zhì)為載體的管理方式在管理數(shù)字化成果歸檔、管理、登記、變更以及借閱方面存在許多問題。

4應(yīng)用數(shù)字檔案管理技術(shù)成效預(yù)估

4．1徹底實(shí)現(xiàn)檔案永久存護(hù)

借助數(shù)字檔案管理平臺的掃描數(shù)字化技術(shù)、海量電子檔案高速在線瀏覽，存儲、備份和保密技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的全部數(shù)字化［3］，將給現(xiàn)有檔案保存和利用方式帶來巨大變革。首先，對于珍貴的歷史檔案，將徹底解決瀕危歷史檔案的搶救性保護(hù)和永久保存難題［3］。其次，以借閱為目的檔案查詢和借出，將利用電子檔案綜合管理平臺實(shí)現(xiàn)自助查找和下載，介質(zhì)將由紙質(zhì)原件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的打印版，避免了紙質(zhì)檔案原件或副本暴露在外部環(huán)境中引起的損壞，減輕了管理人員的查閱工作量，同時，由于打印數(shù)量可由用戶自定義，一本檔案同時可滿足多用戶的使用需求，提高了檔案原件的利用率。此外，對于電子成果將逐步推動電子歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，在電子簽名、水印和版本控制等技術(shù)支持下完成歸檔過程，并實(shí)時提供在線瀏覽和借閱。

4．2提升檔案利用效率，提升測繪生產(chǎn)的信息化程度

數(shù)字檔案管理核心技術(shù)履行的職能包括：

（1）檔案管理職能：

包括日常檔案歸檔、借閱等辦公信息化，檔案庫房管理智能化、檔案利用情況的統(tǒng)計與報表等［4］；

（2）檔案服務(wù)職能：

在線綜合管理平臺滿足多用戶對電子檔案的在線快速瀏覽、查詢、借閱、下載和打印等需求，將傳統(tǒng)的人工管理過程借助計算機(jī)實(shí)現(xiàn)，滿足政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、生產(chǎn)部門和社會大眾提供測繪檔案的使用需求，提高檔案的利用率；

（3）檔案編研與信息挖掘職能：

以應(yīng)用為目的，對電子檔案庫多類檔案進(jìn)行主題編研，對多類檔案蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行深層次挖掘，發(fā)現(xiàn)新知識，服務(wù)于現(xiàn)有的科技項(xiàng)目［5］。應(yīng)用數(shù)字檔案管理技術(shù)，將提升測繪地理信息檔案管理的信息化程度，提升現(xiàn)有紙質(zhì)檔案利用廣度和深度。

4．3探索行業(yè)間的技術(shù)交叉，推動測繪科技創(chuàng)新

數(shù)字檔案管理技術(shù)結(jié)合地理信息行業(yè)的地理分析、室內(nèi)定位和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化和智能化。利用地理信息檔案特有的位置信息結(jié)合二維碼識別技術(shù)，通過檔案的流向跟蹤，可以精細(xì)化的獲取與檔案相關(guān)聯(lián)的工程信息，為項(xiàng)目管理提供決策支持。在室內(nèi)定位和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的支持下，可實(shí)現(xiàn)庫房管理的真三維可視化，為海量檔案管理提供有效的管理途徑，提升檔案管理效率。通過行業(yè)間的技術(shù)交叉，探索具有測繪地理信息行業(yè)特色的數(shù)字檔案管理解決方案，推動測繪科技的創(chuàng)新。

作者：趙凌美 趙春香 單位：北京測繪設(shè)計研究院

參考文獻(xiàn)

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［3］李培．測繪科技檔案發(fā)展戰(zhàn)略的思考［J］．測繪與空間地理信息，2004，27（5）：21－23．

［4］余建軍，程超鵬．省級測繪資料檔案綜合管理系統(tǒng)的研建［J］．地理信息世界，2010，5：69－72．

［5］丁允旭．具有空間查詢檢索功能的數(shù)字測繪成果檔案管理［J］．測繪通報．2005，（8）：61－64．