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一、事業單位檔案管理的內容
檔案管理工作非常復雜，包括對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究，并為相關的對象提供檔案的利用服務。其中，事業單位檔案的收集內容就包括：1.上級下發的各類文件；2.發出的的各類文件；3.各部門工作計劃、規劃、總結、請示、報告、函復、文稿等；4.各種會議通知、會議記錄及會議紀要、講話文稿等；5.出具的或蓋章的信函、報表等；6.各類統計資料。檔案管理工作是將大量分散凌亂的的檔案進行集中化、系統化、優質化以及廣泛化的整理，滿足社會對于檔案管理的要求。
二、事業單位檔案管理存在的問題及現狀
（一）管理制度混亂。
事業單位檔案管理的首要問題就是檔案管理制度非常混亂，很大一部分事業單位對檔案管理不夠重視，沒有建立相關的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集整理工作也不全面，丟失現象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關的外借手續，有借無還的現象經常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對檔案中的數據進行涂改，嚴重損害了檔案的真實性。
（二）利用率非常低。
在我國事業單位的檔案管理過程中，出現了重收藏輕利用的局面，非常重視對檔案的歸類和收藏，但是對于檔案的利用價值卻沒有很好地宣傳，所以即使是單位的員工，對于檔案的利用效益都不夠了解。
（三）檔案管理手段非常落后。
計算機網絡技術的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進步，遺憾的是，大部分事業單位并沒有積極地將這項技術引入日常的檔案管理過程中去，依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯率也非常的高。
（四）缺乏專業的檔案管理人員。
知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質不高的另一方面表現在他們的工作態度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。
三、事業單位檔案管理創新思路
（一）提高認識，完善職責。
在事業單位檔案管理工作中，單位領導作為檔案管理工作的直接策劃與管理者，其對人事檔案管理工作的重視程度，直接影響著人事檔案管理工作的現代化發展水平。因此，為了進一步做好人事檔案管理工作，提高事業單位領導對認識檔案管理工作的重視度，顯得尤為重要。具體可從以下幾個方面入手：首先，在日常工作中，單位領導應該將檔案管理放在檔案干部隊伍建設的高度來對待，將其納入議事日程中。其次，建立專門的檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導以及監督，以此做到及時發現問題，解決問題。再次，建立檔案管理考核機制，對檔案工作實施定量定性考核，從而進一步推動檔案工作向制度化、規范化、科學化發展。要使事業單位的檔案管理制度有條不紊地進行。
（二）培養專業的事業單位檔案管理人員。
首先要為單位招納業務技術過硬的管理人才。其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好地熟悉和處理相關的管理工作。培訓內容應該分為兩個部分：一要加強其專業領域方面的培訓，結合事業單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好地結合。二要加強對其工作態度的培養，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態，將激勵機制引入檔案管理工作中，提高他們的工作積極性。
（三）建立現代化的事業單位檔案管理體系。
加強對事業單位檔案創新性管理的一個非常重要的內容，就是將計算機技術引入管理過程中，提高管理工作的準確性，從而使檔案管理適應現代化的發展。在檔案管理過程中引入計算機網絡技術，還必須要加強對管理人員的培訓，強化他們信息化技術操作手段，使他們能夠熟練地運用計算機網絡技術，完成檔案管理的自動化和電子化處理。
（四）建立事業單位檔案管理自動化。
事業單位檔案管理信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，事業單位檔案管理自動化標準要建立健全和真正實施。事業單位檔案管理標準和規范本身也是一個系統工程，要推進事業單位檔案管理自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。在進行事業單位檔案管理自動化的過程中，領導者的自動化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。事業單位要積極引進檔案管理的自動化管理系統，吸引自動化相關的人才，并積極提高領導者的自動化意識和知識水平，從而推動我國事業單位檔案管理的自動化進程。
作者：商圣坤 單位：山東省嘉祥縣民政局
第二篇：事業單位檔案管理信息化發展研究
1事業單位檔案管理信息化發展的必然性
1.1信息化管理具備環境上的優勢。
在傳統的檔案管理工作中，多采用紙張記錄的方式對資料進行管理，這種管理方式不僅降低了管理的效率，還使檔案的安全受到很大的威脅。由于紙質材料極易受到環境等因素的影響，當環境濕度過大時，材料很容易受潮腐爛，造成資料遺失等現象。由于檔案管理工作所涉及的內容較多，單純的手寫記錄難以達到工作的要求，因此必須找到一種有效的方式來完成檔案的管理工作。信息技術的出現解決了檔案管理工作中的諸多問題，將信息技術應用于檔案管理工作中不僅能夠提高工作的效率，也能優化信息記錄的環境。信息化技術對環境沒有太高的要求，不良的環境因素不會對檔案管理工作造成太大的影響。與傳統的檔案管理工作相比，信息化管理只是對電磁干擾有著一定的要求，對其他的環境因素沒有過于苛刻的要求，具有顯著的環境優勢。
1.2信息化管理具備查詢上的優勢。
傳統的檔案管理限制了查詢工作的進行，由于檔案管理工作所涉及的內容較多，查詢工作往往要耗費大量的時間和精力，且查詢工作的進行會使檔案與外界的空氣接觸，加速了檔案的損壞。信息技術的應用成功解決了這一問題，利用信息技術對檔案進行保存能夠使查詢工作更好的開展。管理人員只需在電腦上輸入所要查詢的內容，就會得到相應的信息，節省了大量的時間。另外，將信息保存于信息設備中，大大減少了其遭受破壞的幾率，檔案管理工作也能夠更加有序的開展。
2事業單位檔案管理信息化發展的實現
為提高檔案管理的質量，提高管理的效率，事業單位的相關負責人員必須加強對檔案管理工作的重視，在培養先進人才的基礎上不斷的完善管理制度，使檔案管理工作與企業的發展相適應。
2.1提高管理人員的素質。
管理人員的素質對管理的成果有著重要的影響，因此在必須要加強管理人員的素質，培養一批具備專業技能的管理人才。在此項工作中，首先事業單位要建立科學的選拔制度，遴選出具備專業管理能力的人才，同時也要對人才的道德素質進行考察，為管理工作的進行提供更大的保障。其次，事業單位要加大資金的投入，為管理人員購置專業的學習材料，使其能夠在工作之余完成對先進知識的學習，從而更好的投入到管理工作中去。另外，事業單位還要加強對檔案管理人員的培訓，將培訓工作貫穿于管理工作的始末。在工作開始之前，要對管理人員進行嚴格的崗前培訓，使其了解管理工作的重要性，使管理人員能夠在工作中更好的約束自己。在工作進行過程中，要根據檔案管理人員實際表現對其進行針對性的培訓，使管理人員的素質不斷得到提升。
2.2加強硬件的建設。
為了提高管理的效率，提高管理工作的科學性，事業單位要為檔案管理部門購置專業的硬件設置，完成部門的硬件建設。在硬件的建設上，首先事業單位要加大資金的投入力度，購買符合管理要求的專業設備，全面提高工作的效率。其次，事業單位要加強與其他各個單位的聯系，借鑒先進的管理經驗和管理辦法，并在此基礎上對自身的特點進行分析，購進符合自身發展的信息化設備，提高管理工作的合理性。在設備投入使用前，要對工作人員進行專業化培訓，使其了解設備的性能，以便于在日后的工作中更好的對設備加以應用。
2.3完善應用軟件。
信息化管理的進行與信息軟件的運用有著很大的關系，因此在實施管理工作時還要對軟件進行開發，使硬件和軟件能夠協同工作，共同完成檔案管理工作。在開發應用軟件的同時，還要建立殺毒系統，安裝殺毒軟件，完成對系統的安全管理，保證信息管理工作的安全性。如某企業在實施完成軟件的開發后，在信息設備中安裝了360殺毒軟件，能夠對信息系統中的病毒進行有效識別，減少了系統的安全威脅。
2.4完成總體規劃。
為了使檔案管理工作能夠更加協調的開展，事業單位要完成總體的規劃工作，以提高管理工作的靈活性。在完成總體規劃時，要對人才的信息需求進行全面的考慮，構建符合單位發展的信息管理系統，利用網絡模式的可擴展性和靈活性對管理工作提供源源不斷的動力，使事業單位的發展符合市場發展的要求。
2.5建立檔案信息網站。
檔案信息網站是事業單位檔案管理部門的信息站點，檔案信息網站的建立能夠將紛繁復雜的檔案信息聯系在一起，對檔案的管理有著積極的作用。該網站主要以網頁的形式為管理人員提供相應的管理信息，使管理人員能夠完成信息的網上查詢和瀏覽、電子信息的歸檔以及文件的下載等多種任務。在建立檔案信息網站的過程中，首先要根據事業單位的規模選擇適合的應用軟件，建立符合企業發展的信息管理系統。其次要保證網站的安全性，為相關的管理人員設置權限，避免網站遭受他人的破壞。定期對網站進行維護和檢修，一旦網站出現安全問題或其他影響工作的問題，要及時對其進行整修，使檔案管理工作能夠正常進行。另外，檔案管理部門還可以利用信息化設備完成與其他部門的聯動，加強部門間的合作，使管理工作能夠更好的開展。
3結束語
檔案管理工作作為事業單位中的重要工作，起到了良好的保存和記錄作用。在以往的檔案管理中，往往采用紙張記錄的方式對資料進行管理，這種方式雖然能夠在一定程度上保證管理工作的正常進行，但工作的效率較低，不利于事業單位的發展。信息化技術的出現成功解決了這一問題。事業單位在利用信息化設備對檔案實施管理時，要加強對人員的培訓、建立完善的制度、購進先進的設備、建立檔案信息網站，使檔案管理工作為事業單位的發展貢獻更大的力量。
作者：陸宏石 單位：黑龍江省水利水電勘測設計研究院
第三篇：機關事業單位檔案管理創新研究
1機關事業單位檔案管理信息化的優勢
1.1檔案管理信息化有利于提高工作效率
在傳統的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機關事業單位檔案管理工作是比較復雜的，各種文書、文件通常是數以萬計，如果僅僅以手工登記的方式進行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣不僅大大縮短了時間，還節省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。
1.2檔案管理信息化有利于促進信息的交流和共享
傳統紙質檔案，無論是在搬運或者保管上都存在著很多不足，而且在查閱時也極為不便。因此，傳統的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個問題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書的保管或者查詢、共享，都可通過網絡的方式進行，不僅方便快捷，而且安全無誤。大大提高了機關事業單位各部門之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質量。
1.3檔案管理信息化有利于促進檔案保存的穩定性
傳統的紙質檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環境的影響。如果保存不當，容易導致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環境的影響。相對于紙質檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩定性，還可節省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。
2機關事業單位檔案管理信息化創新策略
對于機關事業單位來講，采用信息化的手段進行檔案管理工作，就已經是管理工作的進步和創新。那么，在單位檔案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不斷創新，來完善單位的檔案管理工作呢？
2.1加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質
在信息化的社會背景下，單位促進檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的基本素質。在目前的機關事業單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質的人才，實現檔案管理工作的信息化。機關事業單位要加強檔案管理工作者的培訓，不斷提高其素質和技術水平，促進單位檔案管理的信息化建設。
2.2完善檔案管理制度
就目前我國的檔案管理工作來講，部分單位的檔案管理工作是比較薄弱的，有些單位甚至出現不重視檔案管理工作的情況。出現這樣的現象，主要在于管理人員思想觀念落后，單位主管領導不重視，缺乏相應的制度支持等原因。因此，要完善單位的檔案管理工作，首先要建立相應的檔案管理制度，完善管理體系，規范單位的檔案信息管理工作，對檔案管理工作定期考核，建立相應的獎懲制度，才能從根本上解決單位檔案管理工作薄弱的問題。
2.3不斷完善檔案管理信息化系統
對于檔案管理工作而言，管理者的基本素質是軟件，而信息化系統則是硬件。因此，要加強機關事業單位檔案管理信息化水平，首先需要完善檔案管理信息化系統。只有信息化系統水平提高了，檔案管理工作的各環節才能發揮應有的作用。只有系統的運行不出現問題，才能保證機關事業單位檔案管理工作的順利進行。因此，任何一個機關事業單位，要不斷完善檔案管理工作的信息化，首先需要提高硬件設施的水平。
3結語
不斷完善機關事業單位的檔案管理工作是社會發展的必然趨勢。各級部門應充分利用信息技術所提供的便利，不斷創新管理方法，促進單位檔案管理工作信息化的長足進步。筆者結合自身管理經驗，闡述了信息化技術在機關事業單位檔案管理中的優勢以及相應的管理策略，希望為機關事業單位檔案的信息化管理提供借鑒。
作者：秦立民 相立武 楊亮 單位：吉林省鎮賚縣機構編制信息中心 吉林省鎮賚縣哈吐氣鄉勞動保障所 吉林省白城市機構編制信息中心
第四篇：事業單位檔案管理信息化建設的方法策略
一、事業單位檔案管理信息化建設的現狀與問題
（一）缺乏專業的檔案管理人才。
檔案管理人員作為負責擔綱管理工作的主體,其整體素質對于其工作水平與質量起著決定性的作用。目前在我國大多數的事業單位中,負責檔案管理的工作人員在學校中所學習的專業與檔案管理專業的相關性較低,缺乏一定的專業化,而且他們大多數年齡已經比較大,缺乏專業水平的檔案管理知識與技能的培訓,尤其面臨著現代化檔案管理越來越信息化管理的要求,傳統的檔案管理人員已經難以適應這種現代化的環境,也滿足不了社會經濟發展的需求。除此之外,現在很多的檔案管理人員對于其工作缺乏精益求精的態度,在平時的工作中敷衍了事,沒有盡到應盡的工作職責去完善自身工作的不足之處,嚴重影響了我國事業單位檔案管理工作的秩序與效率。
（二）事業單位的檔案管理改革機制缺乏時代性。
目前,我國事業單位中的檔案管理改革機制缺乏與時俱進的特點,隨著社會主義和諧社會的建設與社會主義市場經濟的高速發展,當前的人才教育為了符合社會的發展需求,不斷培育出各種專業的人才，從而適應不同的發展需求,使得人才市場的多樣化越來越明顯。然而,目前在我國事業單位中,其檔案管理機制在適應市場和社會的過程中出現一定程度的差距。事業單位的管理工作對于現代化技術的應用和自我效率的提高方面有所忽略,從而導致現今檔案管理工作沒有跟上我國社會發展以及現今人才市場的發展步伐,對于檔案管理開展信息化建設帶來了負面的影響。
（三）我國事業單位的檔案管理信息化建設缺乏統一規范性。
在多數的事業單位中,所使用的檔案管理軟件缺乏統一性及通用性,各行其是,系統的移植性水平較低。通常很難通過一個管理軟件來同時實現文件檢索與檔案信息管理,加上檔案管理工作內容繁多,由此給我國事業單位的檔案信息電子化進程帶來阻礙,難以實現檔案信息資源共享的目標。
（四）事業單位的檔案管理信息化程度不高。
現在,信息化在我國事業單位檔案管理工作中的應用水平較低,對于某些重要的檔案記錄依然沒有采用信息化的方式來記錄,通過紙質的方式來收藏這些檔案,存在很大的收藏難度,同時也帶來一定的翻查難度。因此,為了提高檔案保全的技術水平,事業單位應當注重對檔案管理工作的信息化建設與完善。
二、如何提升我國事業單位檔案管理信息化建設
（一）加強檔案管理專業培訓,實現檔案管理信息化與傳統檔案管理的結合。
針對我國事業單位的檔案管理手段仍然以舊有的方法為主,事業單位的管理人員應當重視對傳統的檔案管理方式進行改革與創新,把現代科學信息技術融入傳統的檔案管理工作中,逐漸實現事業單位的檔案管理信息化。為了提高當前檔案管理人員的檔案管理水平,事業單位應當注重對相關工作人員檔案管理知識與技能的專業化培訓。由于傳統的檔案管理工作人員所具有的專業知識比較落后,缺乏及時的更新,對于電腦知識的掌握程度最多也只能維持在初級階段,極少懂得更高級的電腦知識與操作技能,除此之外,大多數的檔案管理工作通過人工來處理,容易出現差錯,效率不高,難以達到現代化的發展要求。為了解決這個問題,事業單位的領導人員應當重視定期培訓,對當前的檔案管理工作人員及時進行知識更新,為傳統的檔案管理工作人員帶來新的能源與動力,幫助他們更好地適應現代化檔案管理工作的需求,把現今的信息科學技術融入傳統的檔案管理知識當中,給老的檔案管理隊伍注入新血液。
（二）樹立起事業單位檔案管理的現代化發展意識。
現在,隨著新的思想觀念的不斷涌現,隨著高新科學信息技術的不斷發展與應用,檔案管理工作也必須與時俱進,尋找各種有效的途徑來優化自我管理。由此可見,為了促使事業單位的檔案管理工作能夠跟上時代的潮流,為了促進其檔案管理工作的開拓創新,必須要求事業單位的全體工作人員樹立起關于事業單位檔案管理工作的現代化發展意識,從而實現檔案管理工作的電子一體化管理目標,改變舊有的傳統檔案管理方式,推進事業單位檔案管理工作的信息化與技術化的發展,促使事業單位的工作人員注重應用新的信息技術與方法來實現其檔案管理工作的信息化建設。
（三）提高檔案工作的信息化水平。
事業單位的領導人員應當從實際的發展需要出發,注重提高本單位檔案管理工作的信息化水平,改善當前的檔案管理設備,探索以更高效的手段提供保障。為了實現事業單位檔案的安全性保障,事業單位的領導人員首先必須制定明確的相關制度與政策,同時把單位內所有的檔案都進行級別分類,對于電腦技術的運用必須進行加密保護,還要注重電子檔案的保存工作,實現事業單位內部檔案的全面管理。（四）建立完善的檔案管理制度。通過建立科學的檔案管理制度來對檔案管理的具體行為進行約束,促進檔案管理工作規范化。事業單位管理人員應當根據自身單位的發展情況來制定具有實際可行性的檔案管理制度,對檔案管理信息化的建設設定考核指標,通過獎懲制度來激發員工們服務于檔案管理工作的積極性、主動性。通過檔案管理制度的建立,有利于帶動單位的全體員工關注檔案管理工作,增加員工對檔案管理工作的熱情。
三、結語
隨著社會的發展以及信息化的快速普及和進步,事業單位檔案管理信息化勢在必行。為滿足現代社會的需求,充分開發事業單位檔案信息資源,提高檔案的共享性,提高事業單位的辦事效率,事業單位檔案信息化建設已經成為事業單位必不可少的工作。檔案信息化管理具有管理方便、操作簡單、共享性強、節約管理成本、工作效率高等優點。在社會發展的新形勢下,加強事業單位檔案管理信息化建設具有重要意義。
作者：陳碩 單位：國家新聞出版廣電總局2024臺
第五篇：衛生事業單位數碼照片檔案管理難點與對策
一、數碼照片檔案管理中存在的難點
由于數碼照片檔案管理規范國家標準的缺失，致使該項工作長期處在無法可依、無章可循的狀態。在工作實踐中我們發現，衛生事業單位數碼照片檔案管理主要難點有以下五個方面：
（一）照片不加篩選，檔案堆積如山
由于數碼照片具有成像快、成本低的特點，拍攝者往往本著“寧濫勿缺”的原則，盡可能地多拍，有時一次會議或活動，就可能產生幾十甚至上百張數碼照片，而其中，同一人物、同一角度的照片就有很多，加之對焦不清、構圖不全的廢片也不乏其數。有些拍攝者為了貪圖方便，習慣將一次活動的所有照片不加篩選地打包移交至檔案部門，致使數碼照片堆積如山，給單位檔案管理工作帶來很大困擾。
（二）文字說明缺失，照片淪為死檔
數碼照片檔案具有較強的時效性和特殊歸檔要求，應該第一時間輔以文字說明，如不及時進行文字標注，寫明時間、地點、人物、事由、背景、拍攝者六要素信息，那么日后就算是拍攝者自己也很難追憶齊全。更有甚者檔案意識薄弱，認為照片拍完就算完成任務了，不需要整理、分類、排列，導致原本珍貴的照片淪為死檔，失去了應有的價值。
（三）原始數據易破壞，照片真實難保證
數碼照片是一種電子文件，它可以很便捷地傳輸到計算機上利用圖像軟件進行修改、加工，這既是優勢，也是缺陷。如今計算機技術發展迅速，photoshop等圖像處理軟件功能十分強大，可以輕易對數碼照片的原始數據進行增加、合成、挖補等破壞真實性的操作，且很難看出痕跡，這使得檔案的真實性受到嚴峻挑戰。
（四）對軟硬件依賴高，儲存安全存隱患
數碼照片究其本質就是一堆二進制的數據，所以其必須依賴于計算機軟硬件進行讀取和操作，其檔案管理全過程也均依賴計算機完成。因此，如果遇到計算機硬件損壞、病毒入侵、數據誤刪等情況發生，就會造成不可挽回的損失，后果十分嚴重。
（五）專業人才缺乏，綜合能力不足
數碼照片檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力，除了檔案管理知識外，攝影技術、圖像處理軟件運用和文字寫作能力都是必備技能。目前，衛生事業單位的檔案管理人才很缺乏，多為兼職管理員，他們不僅缺乏系統的檔案管理知識及專業技能，更缺乏對檔案進行匯編和開發的能力，直接影響了單位檔案管理水平的提高。
二、加強數碼照片檔案管理的對策
要想改進數碼照片檔案管理中凸顯的問題與難點，建立一個健全的管理制度來規范此項工作很有必要。對數碼照片檔案從收集、歸檔到移交單位檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度。編制適合單位特點的檔案管理手冊，對保管、借閱、利用作出明確規定，并將檔案管理工作納入年度考核目標，做到有章可循、責任到人。具體對策如下：
（一）明確歸檔范圍，加強照片篩選
要想改變數碼照片堆積如山，歸檔工作無從下手的狀況，就必須明確歸檔范圍，加強照片篩選，做到擇優入檔。一般來說，數碼照片檔案的歸檔范圍應主要包括：單位組織的重要公務、業務活動的照片；領導人和著名人物參加與單位有關的重大公務活動照片；反映本單位重點工程項目、重點科研項目的照片；單位榮獲的榮譽性獎狀、證書、錦旗的照片；單位歷屆領導班子成員的照片；單位重大事件、重大事故的照片以及其他具有保存價值的照片。在實際工作中，可以依據以下原則對照片進行篩選：反映同一內容、同一場景的若干張數碼照片，應選擇其中最具代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。
（二）科學分類排列，規范文字說明
對數碼照片檔案的整理、分類、排列應以科學有效、便于利用為原則，且在全宗號下設立獨立的數碼照片檔案排列。排列格式為：“全宗號-年度-保管期限-分類號-照片號-描述文字”。此格式比較合理，按照片形成時間進行歸檔，清晰明了，便于查閱。其中，文字說明應做到及時、規范標注，綜合運用時間、地點、人物、事由、背景、攝影者六要素信息，概括揭示該張數碼照片所反映的主要內容，且做到文字簡練，語言通順。
（三）利用多種途徑，保護原始數據
檔案的一個重要特性就是具有憑證價值。這就要求數碼照片檔案要以原始、真實為首要原則，凡是經過添加、合成、挖補等處理過的數碼照片是不能歸檔的。要想保證其真實性，需要做好以下幾點：
1）建立管理人員的檔案真實性意識。單位可以通過有針對性的培訓、指導、宣貫，建立管理人員保護數碼照片原始性、真實性的意識。
2）把數碼照片設置成“只讀”狀態。所謂“只讀”，表示這個文件只能打開查看，不能修改。我們建議，將重要的數碼照片檔案設置成只讀狀態，可以有效避免數據被修改，真實性遭破壞。具體操作也很簡便，只要在文件上按一下鼠標右鍵，在彈出的菜單中選“屬性”，在出現的“屬性”對話框中勾選“只讀”，再按一下“確認”即可。
3）用加密軟件對存檔光盤進行加密。光盤是數碼照片檔案脫機備份最常用的儲存介質，我們可以使用加密軟件對光盤進行加密的方式，有效防止他人更改光盤里的數據，對檔案的原始性、真實性起到很好的保護作用。
（四）做到“三重保險”，力求安全儲存
針對數碼照片檔案對軟硬件依賴性高、儲存安全存在隱患這一難點，建立一個安全儲存制度和安全存檔環境十分重要。我們建議各單位做到“三重保險”：“一重保險”是在線備份。即將符合歸檔要求的數碼照片錄入檔案綜合管理系統中進行在線備份保存。錄入時需注意編目信息的準確、全面、詳細、深入，以適應計算機檢索需要，方便管理人員快速在線查閱；“二重保險”是脫機備份。即利用穩定的儲存介質將符合歸檔要求的數碼照片進行脫機備份。數碼照片最常用到的儲存介質是硬盤、光盤。由于硬盤極易受到計算機故障、病毒入侵、數據誤刪等因素的影響，造成不可挽回的損失，所以僅僅將數碼照片檔案儲存在硬盤上是十分不安全的。而光盤則不然，據檢測表明，優質的DVD光盤使用壽命可達30年以上。所以，光盤是數碼照片檔案脫機備份的首選。但務必選用優質的光盤，并做好定期檢查、翻刻等保護措施，即可大大延長光盤使用壽命。另外，光盤需要一式三套，一套封存保管，一套提供查閱，一套異地保存，以增加安全性；“三重保險”是實物備份。即把具有永久保存價值和利用率較高的數碼照片檔案沖印成紙質照片進行實物備份。紙質照片需用檔案專用相冊進行存放，并將照片號、時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等信息書寫完整。其次，紙質照片要使用專柜單獨存放，且嚴格控制檔案室的相對溫、濕度，建立防火、防蛀、防磁、防光、防污染等措施。對于年代久遠、使用率較高或檢查中發現污損的紙質照片要及時補印。
（五）培養專業人才，提高綜合能力
要改變數碼照片檔案管理人才缺乏，綜合能力不足的現狀，就需要努力創造條件，為管理人員多提供進修學習機會。除定期學習檔案管理知識外，需著重加強攝影技術、圖像處理軟件運用和文字寫作能力的學習。也可向檔案館或檔案工作做得好的單位借鑒學習，交流經驗，以此創造適合人才培養的環境，多途徑提高管理人員綜合能力。管理人員自身也要主動加強專業知識學習，增強檔案意識，提高職業修養，使自己盡快成長為復合型檔案管理人才。除了上述問題以外，目前衛生事業單位對數碼照片檔案開發利用意識還很不夠，許多具有開發利用價值的檔案“養在深閨無人識”，僅是接受次數較少的查閱。其實除了憑證、依據作用外，我們還能通過對其進行專題編研、開發，使之更加生動直觀地展示歷史軌跡和文化積淀。本單位以科學規范的數碼照片檔案管理工作為依托，編制了《砥礪前行》、《追夢十年》等多種圖文編研材料40余件，建立史料陳列館200余平方米、建成病媒生物標本展示館250平方米，以豐富的檔案編研開發利用有效助推了單位文化建設。數碼照片檔案是衛生事業單位全宗檔案的重要組成部分，它不僅直觀記錄了衛生事業的發展，還記錄了與人們健康息息相關的各種事件，具有十分重要的保存、研究價值。我們應與時俱進，加強數碼照片檔案管理，在規范制度條例、確保照片真實、提高儲存安全、加強人才培養、合理開發利用等方面重點強化，不斷學習新知識、掌握新技能，使數碼照片檔案體現其應有的價值。
作者：周心宇 單位：無錫市疾病預防控制中心