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在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細(xì)記錄辦公室的活動(dòng)情況和工作開(kāi)展情況，還能夠給單位其他工作開(kāi)展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來(lái)發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過(guò)管理辦公室檔案，決策者決策時(shí)能夠通過(guò)檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過(guò)檔案能夠認(rèn)定關(guān)聯(lián)工作成果，對(duì)雙方合作更好進(jìn)行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營(yíng)成效和工作效率，會(huì)決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創(chuàng)新人員理念
在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取措施解決問(wèn)題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過(guò)會(huì)議等形式來(lái)提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門(mén)也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來(lái)建立專業(yè)管理中心，通過(guò)管理中心來(lái)整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門(mén)工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問(wèn)題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過(guò)檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
在單位日常工作中，辦公室檔案管理是非常重要的任務(wù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為了滿足檔案管理工作需要，便必須采取措施不斷的提高檔案管理工作的效率。本文主要分析了辦公室檔案管理的重要性，并找到了提高檔案管理效率的措施，希望能夠真正提高辦公室檔案管理的水平和效率。
作者：李靜 單位：山東省博興縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局
