前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的高校檔案管理進(jìn)程問題淺析，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
(一)工作程序缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)難以形成制度化
1.高校辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容
高校辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容導(dǎo)致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動化系統(tǒng)種類繁多，高校與其二級學(xué)院的檔案管理相對獨(dú)立，因此許多關(guān)于檔案管理的應(yīng)用程序均由二級學(xué)院自行設(shè)計(jì)與維護(hù)。這樣就導(dǎo)致在高校內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。
2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實(shí)現(xiàn)開放管理
通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復(fù)印的，但是對于那些可以公開的檔案材料(如科研項(xiàng)目、學(xué)校發(fā)生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關(guān)的機(jī)制無法向其他高校及全社會開放，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案材料無法共享。
(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案
1.高校辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)與其檔案管理系統(tǒng)相互兼容
高校二級學(xué)院在自行開發(fā)與設(shè)計(jì)檔案管理的應(yīng)用程序時(shí)一定要兼顧學(xué)校相關(guān)辦公自動化系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)前由檔案管理者上下協(xié)調(diào)、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
2.對高校檔案管理中可以公開的檔案材料實(shí)現(xiàn)開放管理
高校檔案管理人員首先要對檔案材料進(jìn)行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項(xiàng)目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進(jìn)行排列，便于日后檢索。另外要對可以對外開放的檔案材料的獲取資格做出相關(guān)規(guī)定：(1)申請獲取相關(guān)檔案材料的單位或個(gè)人必須持相關(guān)證明并且說明原因，經(jīng)本校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行檢索、復(fù)印高校檔案中可以對外公開的相關(guān)材料；如果想出版上述檔案材料必須經(jīng)檔案部門上報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。(2)對于不能對外開放的相關(guān)檔案材料，未經(jīng)授權(quán)任何單位或個(gè)人不得擅自使用。
二、高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的弊端及解決方案
(一)高校檔案無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理
隨著多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)的高速發(fā)展，很多單位實(shí)現(xiàn)了文檔資料數(shù)字化管理。但是高校檔案管理遠(yuǎn)沒有達(dá)到數(shù)字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對檔案文件材料進(jìn)行錄入、存儲、排序等簡單操作。
(二)高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的方案
高校檔案管理應(yīng)該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式，然后把結(jié)構(gòu)化的檔案信息存儲到關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行管理；利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質(zhì)檔案文件容易丟失的弊端，節(jié)省了大量的存儲空間；由于建立了檔案數(shù)據(jù)庫，所以檢索相關(guān)檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。
三、高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題及解決方案
(一)高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題
目前高校檔案材料的保存主要有紙質(zhì)版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩(wěn)定、安全的檔案管理環(huán)境外，對于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數(shù)據(jù)在傳遞、接收過程中容易失真，電子數(shù)據(jù)極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯(lián)網(wǎng)易被病毒攻擊等安全問題。
(二)高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案
高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案主要包括以下四項(xiàng)內(nèi)容：1.首先要有一個(gè)安全、穩(wěn)定的檔案保管環(huán)境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強(qiáng)光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案傳輸中時(shí)常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內(nèi)容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統(tǒng)平臺，利用專業(yè)的安全工具發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計(jì)算機(jī)必須進(jìn)行相關(guān)身份認(rèn)證后才能使用，對于不能公開的檔案信息必須通過授權(quán)才能獲取，對需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術(shù)。
四、展望
筆者認(rèn)為高校檔案管理未來的發(fā)展趨勢如下：1.由于文檔資料數(shù)字化管理的長足發(fā)展，高校檔案材料必然實(shí)現(xiàn)文檔電子化，建立檔案數(shù)據(jù)庫。在未來高校檔案管理發(fā)展進(jìn)程中應(yīng)該引入語義網(wǎng)對檔案材料進(jìn)行檢索，以減少漏檢率與誤檢率，提高檔案材料的利用效率。2.為了最大限度實(shí)現(xiàn)檔案材料共享，可以建立虛擬的“全國高校檔案信息資料聯(lián)盟”，這樣各高校可以公開的檔案材料就可以在最大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案材料的利用效率。
作者：劉加威 單位：齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院
