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一、電子檔案的含義
電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統的紙質檔案有相同的本質:都是文件存在的一種方式、都具有物理實態的特征、都是形成者真實活動的記錄，有參考利用價值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨特的特性:即電子檔案依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，其信息存儲量大大高于過去的各種信息介質。而且便于存放、方便快捷，極大地提高了工作效率，信息可以實現共享且不受地域的限制。
首先，計算機內存容量滿足大，可以滿足由于招生規模擴大而導致的學籍檔案數量迅速增加的需要。一臺配備電子檔案管理軟件的計算機就可以存儲歷年歷屆學生的學籍檔案，這樣就能夠安全高效地完成各級學生學籍檔案的日常管理。同時電子檔案管理通常情況下實行專人管理，檔案的保密性強，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時間就可以調取任何一個考生的信息。如果是傳統的紙質方式進行查詢往往需要數小時甚至更長時間才能找到，為管理人員節約了大量的時間和精力，既減少了檔案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用計算機中某些軟件，可以對相關學籍信息進行分析處理，對每個學生的信息進行綜合處理，為學生加深對自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計劃提供方便。
三、目前成人教育學籍電子檔案管理工作中存在的問題
1、成人電子檔案管理重視程度不夠。
一部分成教管理工作人員對學籍管理工作認識模糊，思想上只把成教當成普教的附屬品;還有少數分管成教工作的校領導和工作人員僅將它看成創收的渠道。這種思想導致許多軟件和硬件的配備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設施不夠完善，不能按崗配備專門人才及檔案管理混亂等。
2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和模式陳舊現象。
雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但實踐中還有許多高校的成人教育學籍電子檔案管理仍然采用的是傳統手工操作，沒有采用電子檔案管理，沒有配備專門的電子檔案管理軟件。有一些學校的學籍管理的常規性工作雖然也一部分使用了計算機，但也僅僅是采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢，跟不上時展的需要，從而必然阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。
3、電子檔案管理存在忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓的現象。
成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過硬的專業素養，而且要把握工作中的準確性和原則性。隨著計算機系統軟件的不斷升級，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統培訓。但是實踐中，許多地方高校普遍存在著忽視學籍管理隊伍的建設的現狀，學籍管理人員存在著綜合素質偏低、專業結構、年齡結構不合理等現象。高校只有緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域，才能有效地加強和完善學籍管理隊伍建設工作。
4、成人電子檔案管理存在著信息技術領域內的一些難題
如學籍管理密鑰升級過于繁復、網上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性等等。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多，這些因素都制約著學籍電子檔案管理水平。當然，電子檔案當前還處于發展的初級階段，需要不斷的改進和完善。
四、成人教育學籍電子檔案管理的具體措施
1.成人教育學籍管理需要引進一套規范、標準的學籍檔案管理軟件。
目前大部分高校使用的學籍檔案管理軟件是購買軟件公司開發的通用的檔案管理軟件，比較有實力的高校也可能根據本校的實際情況自行開發管理軟件。軟件公司開發的檔案管理軟件雖然設計的原理遵循了國家檔案實體分類法的規定，能夠基本適應高校學籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理。將其用于高校的學籍檔案管理比較牽強。而部分學校自行開發的軟件由于根據本校實際進行設計，所以比較適合本單位檔案管理工作。但自行開發的軟件分類標準卻欠規范。兩種類型都各有利弊，如何揚長避短?實踐中購買軟件的高校可以在引進軟件時與軟件公司進行約定，要求開發人員根據本校實際，在原有通用軟件的基礎上做適當的修改。而有條件自行開發軟件的高校，可以在基于本校工作實際的基礎上，嚴格按照國家檔案實體分類法的規定制定分類標準，使其在適應自身學籍檔案管理需要的同時，更加標準和規范。
2.配備專職的成人學籍檔案管理人員，并加強管理人員的培訓。
首先，先進的學籍管理軟件需要掌握信息技術知識并能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊伍才能實現發揮作用。要保障成人學籍檔案管理的現代化和信息化，不僅要大力提高學籍管理人員的知識水平及管理能力，尤其要管理人員具有熟練使用現代化辦公設施的能力。所以配備專職的成人學籍檔案管理人員至關重要。其次由于信息技術是不斷更新的，所以重視和加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育也不容忽視。學籍管理人員必須及時學習新技能和新知識以提高他們的信息管理意識和水平，這樣才能更好地為本職工作服務。
3.成人電子學籍檔案管理需要建立網絡互聯平臺以實現信息共享。
成人教育的學籍管理不僅部門自身需要查閱，各級教育主管部門也要在需要時對成人教育學籍檔案的相關信息進行查詢。如何提高辦事效率，減少重復勞動和查閱紙質檔案的時間?這就需要建立網絡互聯平臺以實現信息共享，實現成人教育學籍檔案相關管理模塊與教育主管部門的對接。各部門可以根據工作需要直接調用學籍檔案中的信息。
4.成人電子學籍檔案管理要注意學籍檔案的安全性和保密性。
成人電子學籍檔案由于教育系統分布廣泛，多個校區和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進行相關信息的交流和傳遞，所以不可避免的具有一定的開放性。但是學籍檔案中又包含了很多如身份證號碼、聯系方式及家庭住址等涉及學生個人隱私的信息，這些信息的泄露會影響學生個人正常生活，為了避免學生的隱私信息不被不法分子利用，保護學生的合法權益，成人的電子學籍信息是需要保密的。這就要求管理軟件首先要具有一定的學籍信息安全與保密功能。另一方面學籍管理工作還要嚴格審查網上公布的信息，避免涉及學生隱私的信息泄露以保障成人教育學籍檔案信息的安全。
作者：徐松 單位：營口職業技術學院
