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一、學(xué)校檔案的內(nèi)容分類

1、教學(xué)綜合類。

上級教育主管部門和學(xué)校下達(dá)的指導(dǎo)性、指令性文件材料。包括教育改革、招生計(jì)劃、畢業(yè)分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定和辦法等。

2、教學(xué)管理類。

各種教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱以及教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)競賽活動、教學(xué)觀摩、課堂教學(xué)和考試質(zhì)結(jié)等原始資料。

3、教學(xué)研究類。

教學(xué)改革方案、教研室教研活動計(jì)劃、教學(xué)方法研究和總結(jié);合格課程、重點(diǎn)課程、課堂教學(xué)質(zhì)量測評、優(yōu)秀課程建設(shè)等材料。

4、師資類。

教師隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、師資需求、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考核、教師發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃、職務(wù)評聘材料及教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案等。

二、年級教學(xué)檔案具有鮮明的教學(xué)一線的特點(diǎn)

1、檔案的內(nèi)部性和原始性。

學(xué)校教學(xué)檔案大多是系年級教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中自然形成的歷史記錄,并為其直接管理和使用,一般不經(jīng)過文書專業(yè)處理部門的收發(fā)登記,其中不帶文號的資料居多。

2、內(nèi)容的專業(yè)性和多學(xué)科性。

由于學(xué)校年級的設(shè)置、學(xué)科劃分比較細(xì)致,各年級在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)分配、教學(xué)方法等方面有所不同,因而這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性和多學(xué)科性。

3、運(yùn)行的周期性和成套性。

教學(xué)檔案,不是以自然年度為周期,而是以學(xué)期或?qū)W年,甚至更長的時(shí)間為周期。如學(xué)期或?qū)W年度工作計(jì)劃、總結(jié)、招生計(jì)劃、某一課程的授課計(jì)劃、學(xué)生統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

4、資料形式呈現(xiàn)多樣性。

教學(xué)檔案的內(nèi)容豐富,載體形式多樣化,除了紙質(zhì)的文件材料、教學(xué)計(jì)劃、大綱、學(xué)生成績,還有照片、錄音、錄像、課件等記錄材料。

三、學(xué)校檔案的具體內(nèi)容與管理方法

1、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理

學(xué)校辦公室在每年度結(jié)束后，將一年的學(xué)校辦公文件印刷本、原稿、審閱意見書等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時(shí)認(rèn)真、仔細(xì)填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。將已經(jīng)處理完畢的各種文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷后移交學(xué)校相關(guān)的檔案部門。通過嚴(yán)格的價(jià)值鑒定，區(qū)分出這些檔案的價(jià)值，最總根據(jù)其價(jià)值確定重要程度和保管期限。然后根據(jù)相關(guān)的的分類方法并根據(jù)其重要程度、保存期限分別進(jìn)行立卷。同時(shí)將每一卷檔案填好備考表，將卷內(nèi)的缺點(diǎn)和缺少的內(nèi)容一一注明。在保管上紙質(zhì)檔案要注意其對環(huán)境的要求。首先是其庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間。其次庫房內(nèi)要有有效的防護(hù)措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。

2、電子檔案管理

具有長期保存價(jià)值的電子文件需要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，是通過計(jì)算機(jī)整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個(gè)全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復(fù)雜很多，它所具有的缺點(diǎn)也是不能忽視的：

（1）電子檔案載體壽命仍需實(shí)踐進(jìn)一步驗(yàn)證；

（2）電子檔案對環(huán)境的依賴程度較高；

（3）電子檔案安全保護(hù)措施比較復(fù)雜；

（4）電子檔案的原始性、真實(shí)性難以保證。

因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出：“具有長期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長期并存和實(shí)行“雙套制”管理是必然的。

①電子文件收集

《歸檔文件整理原則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)定，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標(biāo)和依據(jù)。電子文件形成后，要保證收集積累過程中的電子文件齊全、準(zhǔn)確、完整、有效。注意修改過程中及時(shí)更換最新版本。

（1）電子文件收集范圍。

電子文件的收集范圍為應(yīng)該作為檔案保存的文件，除按國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

（2）電子文件格式。

單位形成的同一類型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，圖象文件采用TIFF、JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG、AVI格式，聲音文件采用MP3、WAV格式等等。

②電子文檔的規(guī)理整合

齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性；收集范圍、保管期限、密級，每項(xiàng)都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時(shí)間、類別區(qū)分，以件為單位分項(xiàng)目進(jìn)行整理脫機(jī)存儲在光盤、硬盤、U盤等載體上。

四、針對目前中學(xué)檔案管理存在的問題與對策

1、針對認(rèn)識不夠,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,提高認(rèn)識

在中學(xué)校教學(xué)中，存在學(xué)院教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足，就連做教學(xué)檔案的人員也有相當(dāng)一部分認(rèn)識不清楚，同時(shí)各教職工對檔案工作在教學(xué)科研中的重要性認(rèn)識不到位，由此，出現(xiàn)不能及時(shí)的將原始第一手材料移交到教學(xué)檔案管理人員手里等現(xiàn)象。針對以上現(xiàn)象我們首先應(yīng)成立教學(xué)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分管教學(xué)的年級長任組長，由教務(wù)處處長任副組長，配置具有專業(yè)知識、專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)對教學(xué)檔案建設(shè)與管理進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)工作，最后應(yīng)重視對教學(xué)檔案工作的宣傳，增加人員的檔案意識。

2、針對教學(xué)檔案實(shí)體分類構(gòu)建的不完善，加強(qiáng)分類構(gòu)建

大部分中學(xué)校都沒有專門的組織機(jī)構(gòu)，因此對教學(xué)檔案實(shí)體分類不完善，不全面，針對這種情況，我們應(yīng)按學(xué)年度，由年級、班級、教學(xué)研究室三級分別進(jìn)行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙制文件的不同載體分別歸檔、保管。

3、針對教學(xué)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低，加強(qiáng)專職管理人員素質(zhì)

由于對教學(xué)檔案管理工作的重視不夠，使得學(xué)校未配置專職教學(xué)檔案管理，未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)有效的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不盡合理。針對這一現(xiàn)象，我們應(yīng)重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。應(yīng)創(chuàng)造條件，有計(jì)劃、有目的地加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，掌握檔案工作的原則、方法，提高教學(xué)檔案工作水平；學(xué)習(xí)教學(xué)規(guī)則，了解教學(xué)活動，熟悉教學(xué)檔案的具體內(nèi)容，教學(xué)文件材料形成的規(guī)律及特點(diǎn)，確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識、掌握信息化管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。