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1當前教務管理檔案管理工作中存在的問題

1.1資料收集不全

由于許多教務管理人員對檔案工作認識不夠，所以造成了資料收集不全。當前許多教務管理人員認為教務部門的主要工作只是教務的管理，然而忽略了檔案的管理，所以，使材料的手機和歸檔工作變得不再重視；有的人還認為歸檔所需材料是很重要的，在工作中常常會使用，在歸檔后會給工作帶來不便，所以呈現消極的工作態度；還有的人認為教務檔案可有可無，所以工作人員缺乏責任心，敷衍了事，使資料手機不全，并且影響了后期的工作。

1.2檔案的利用率不夠

長期以來，檔案管理者忽視了檔案的知識傳遞和學習借鑒功能，降低了檔案的二次開發利用率。

1.3檔案管理信息化程度不高

目前各院系大部分檔案還靠傳統的管理模式，檢索工具不全、檢索方法落后，效率低下，不方便查考。

2規范和科學的管理教務檔案

2.1提高教務檔案管理人員的業務素質，提高檔案質量

隨著檔案管理的現代化，教務檔案管理也要伴隨著學校檔案管理現代化的腳步前進，這對教務檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求。教務檔案管理人員的業務素質直接關系到檔案工作質量的好壞，教務檔案工作者要緊跟時代步伐，不斷學習，提高自身的思想素質和業務素質。參照別院的管理情況，吸收經驗，切實提升教務檔案管理人員的理論水平，積極探討教務檔案的管理模式，積極改進管理方法，不斷探索管理的新方式，使教務檔案管理更加專業化，使之更好地為教學服務。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進行相應的規定，從而使學校教務檔案管理工作制度化，規范化。這樣在明確的規章指導下，就能提高教務檔案管理的水平。

2.2提高認識，強化檔案管理技能

各院系要充分認識到教務檔案的重要性，配備專兼職檔案管理員，每學期結束要將分散存放在院系其他部門的檔案材料收集起來，由檔案管理員統一管理，并且要對檔案管理員進行業務指導和培訓，以強化其檔案管理技能。

2.2.1收集

在工作中產生的所有文件、材料未必都需要保存，只有對日后工作有一定查考利用價值的文件，才作為檔案保存[3]。教務檔案涉及面廣，幾乎與每位教師和管理人員都有直接的關系，而有些人員對教務檔案還不夠重視，對檔案材料的積累意識不夠明確，總認為工作做完就行了，不注意檔案材料的保存和及時上交。因此，只有向有關人員進行廣泛宣傳，對教務檔案材料的收集工作進行事先布置，實行超前控制，才能確保教務檔案的齊全與完整。其次，應對教務檔案的管理、組卷工作預先指導，確保案卷質量。檔案管理人員要主動深入到各有關部門，就如何分類，如何科學、合理組卷等進行具體的業務指導，以確保案卷的質量。教務檔案收集工作，僅靠某一個具體管理人員的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平時要注意處理好方方面面的關系，事先與有關人員和部門主動配合，以掌握檔案管理的主動權。這就要求管理者須加強檔案專業知識的學習，來鑒別哪些是需要存檔的文件。否則“有文必檔”會導致檔案質量的整體下降，而不重視積累則會使材料缺失，造成歷史的空白。

2.2.2整理

一般說來，教務檔案可分為三類。第一類，行政管理檔案。如上級行政管理部門的行政綜合性文件，學校有關文件，學校黨政會議教學工作的記錄、紀要，人事變動的復批與決定，學校有關領導有關教學方面的重要講話報告、學校其他部門的文件、材料等。第二類，教學管理檔案。如專業申報及審批材料，各類上報材料及批文，教學管理規程，教學計劃、教學大綱、教材使用，教學執行計劃、各教學環節計劃、課表，任課教師情況匯總，教師教學情況匯總，課程成績單，教學通訊、簡報等。第三類，學籍檔案。如新生的錄取材料及新生的名單，新生的入學登記表、學籍表、學生的獎懲材料，畢業證書發放表等。本著系統化、條理化、便查找的原則，在檔案整理中，要做到分門別類，編目清楚，組卷合理，文體格式、行文規則都要符合檔案的規范化標準[4]。

2.2.3保管

目前，對于學校的教務檔案管理，又電子文件逐漸代替紙質文件成為辦公活動的主要記錄，由此對檔案的保管提出了新的要求。在保存紙質文檔的同時，應注意妥善保管電子文檔。電子文檔有時會因各種原因(如存儲介質的變異、病毒的攻擊等)導致損壞，因此，應時常對電子文檔進行備份。

2.3檔案建立規范化

根據教務管理的規律，檔案的建立要規范。首先，要堅持收發文的登記。文件正本需有主管領導閱示，事畢按期歸檔。教務文件發不登記，容易造成文件截留，甚至丟失，從而貽誤工作。其次，要堅持平時立卷。檔案管理人員在日常工作中，要將已經辦理完畢的文件、材料隨時收集齊全，按照事先編好的案卷類目歸入有關卷內，到學期結束或年終進行整理，正式組成案卷。堅持平時立卷，可以把辦畢的文件、資料及時收集歸卷，避免散亂丟失，有利于安全保密，有利于平時保管、利用，并可以節省時間。第三，要堅持規范立卷。從檔案材料的收集、整理到計算機著錄、打印、編目等，這一流程的每道工序都力求做到統一標準、整齊劃一，減少隨意性，以達到裝訂美觀、組卷合理、分類科學、編目清楚的要求，確保檔案案卷的合格率。

2.4、檔案管理科學化

教務檔案的保存要分門別類、形成體系。按照歸檔類目，集實體排架、保管期限、主題語言于一體，并使各類目案卷的位置固定[5]。從縱向看，實現各年度同一條款案卷的排架位置相對穩定，同類案卷的保管期限和主題標引一致；從橫向看，不同類目案卷的排架順序也是相對應的。這使得分散、龐雜的檔案信息做到系統、條理，不僅便于操作、便于檢索工具的制作，有利于科學管理，并且為全面實現檔案現代化管理創造了條件。對于移交校檔案室的檔案，要建立明細帳，以便平穩過渡，并在利用時能一步到位，從而建立起本單位利用校檔案室館藏檔案的快速通道。

2.5加強檔案管理現代化

在現代科學技術日新月異的網絡時代，教育要面向現代化、面向世界、面向未來，重要的切入點之一就是面向網絡。同樣，教學檔案的管理也要與時俱進，改變教學檔案管理的落后狀況，要將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”[6]。實現檔案信息數字化和網絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統；二是在學院尚未實現文檔一體化管理前，對學院在教學管理中產生的電子檔案進行歸檔，并對其中的公開信息加以整理，建成各類數據庫；三是對利用率高、具有參考價值的重要紙質檔案，要通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息，建成各類全文數據庫、多媒體數據庫。這應提高檔案利用率的工作方向。

2.6切實加強對教學檔案管理的領導

高校教學檔案管理工作是一項時間跨度大、涉及機面廣、綜合性強的系統工作，這項工作的好壞在很大程度上取決于領導對它的重視程度。高職學院領導者應將教學檔案管理納入自己的工作范圍，為檔案管理者創造必要的工作條件，提出明確的管理要求，把教學檔案管理作為提高教育教學水平的一個重要環節。