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我校的科研課題檔案，以前同一保管期限的檔案按年度序采用大流水編號方法。過去因按立項時間歸檔編號，有的已立項科研課題因特殊情況取消或中斷了研究，預(yù)留的案卷號就成了空號;有時有的科研課題已經(jīng)歸檔編號很長一段時間了，又交來一部分科研課題文件，無法編入其相應(yīng)的順序內(nèi)，經(jīng)常改動編號，造成了編號無序、混亂現(xiàn)象。現(xiàn)以結(jié)題年度為依據(jù)歸檔，劃分保管期限后，同一保管期限內(nèi)每年都從“1”開始編小流水號，簡單明了。對因各種原因未及時歸檔的文件，可隨時編入其結(jié)題年度內(nèi)，不影響其它順序號的準確性。采用新的編號方法后，使科研課題檔案便于統(tǒng)計和利用。
2科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位裝訂整理
科研課題檔案的立卷原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，進行系統(tǒng)整理，便于保管和利用。從檔案的原始性特點看，保持檔案的原有形態(tài)，更便于利用。科研課題檔案分階段形成的文件載體不同，紙質(zhì)文件規(guī)格大小、薄厚不一，也有許多是成冊成套的文件。以前每個科研階段的文件訂在一起，有的過厚，遮擋文字，影響查閱，需要復(fù)制時還得拆卷，對檔案的損壞非常嚴重;另外，檔案裝訂也不夠規(guī)范。裝訂方法是否合理直接影響案卷的質(zhì)量。現(xiàn)卷內(nèi)文件按件為單位裝訂整理，采用傳統(tǒng)的線裝方法，統(tǒng)一了打孔位置。裝訂孔位于頁面左側(cè)距邊線15mm處，上下位置按頁面長度取中，每針固定80mm。以A4紙為例:上下長度297mm，取中點在150mm，這樣打孔點分別在70mm、150mm、230mm處，每件在裝訂時都用尺量，不允許有重份、倒翻現(xiàn)象，線結(jié)系活扣，便于拆開復(fù)印，利用方便。這樣卷內(nèi)所有文件都整齊劃一，結(jié)實美觀;對成冊成套的文件保持其原有自然形態(tài)，避免再裝訂時打孔裁剪造成損傷。以件為單位裝訂整理便于卷內(nèi)文件的補充和調(diào)整，利用時只需提供所需部分，安全、保密，且復(fù)制方便。
3科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁號
以前每卷內(nèi)各階段形成的所有文件，均編寫大流水號，有的文件原來有頁號，又重新編寫，破壞了原貌。我校的科研課題檔案每卷都有五六百頁，最多可達一千八百余頁，如果重新編寫頁碼，工作量很大。改進后，卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁號，成冊成套的文件原有頁號的不再重新編號，每件文件在右上角蓋歸檔章，標明件號、頁數(shù)，累加后是該卷的總件數(shù)、頁數(shù)，簡單方便，減少了工作量。對立卷歸檔后又形成的文件材料可隨時加入相應(yīng)的案卷中，只需在備考表中注明，量多的可裝盒排列其后。按老方法已歸檔的科研課題檔案，現(xiàn)在因報獎和推廣應(yīng)用形成的新材料，不能加入原卷的，可根據(jù)形成的年度單獨組卷，只需在備考表和案卷目錄上注明，形成互見號，以便利用時查找。
科研課題檔案是檢驗科研質(zhì)量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要憑證和依據(jù)。我校的科研課題檔案是教職人員在科研實踐和教學(xué)管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等。我校的科研工作的開展情況，從科研經(jīng)費、人員投入、科研成果等各方面都能從科研課題檔案中予以體現(xiàn)，從而作出客觀、公正的評價。科研課題檔案也是我校科研人員辛勤勞動的成果，在晉升職務(wù)職稱、調(diào)整工資、表彰獎勵的考核中起到了真憑實據(jù)的作用。我校是教育和培養(yǎng)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域?qū)ｉT人才的基地，科研課題檔案可為教師編寫教案提供大量素材，科研課題檔案與教學(xué)實踐緊密結(jié)合，把新論點、新技術(shù)、新經(jīng)驗充實到教材中，傳授給學(xué)生，是造就高質(zhì)量人才，提高我校教學(xué)質(zhì)量的重要保證。
4總結(jié)
我校的科研課題檔案經(jīng)改進后較為科學(xué)規(guī)范，為今后的工作打下了良好基礎(chǔ)。在科研課題檔案管理工作中，要嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》的要求，結(jié)合我校實際，運用檔案理論知識，解決工作中的新問題，創(chuàng)造有我校特色的管理方法，使科研課題檔案為我校各項工作的開展和進步，發(fā)揮更大的作用。
作者：弓春菊 王學(xué)娟 楊陽 姚大明 單位：承德醫(yī)學(xué)院