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一、高校畢業(yè)生檔案的內容及其管理工作發(fā)展歷程

高校學生檔案管理一般是由高校學生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關單位負責管理，與學校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉入學校檔案部門與社會人事中心進行統(tǒng)一全面管理。進入21世紀，學生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內容，首次將“學生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學生檔案的管理內容、管理方式，標志著對高校學生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期。

二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質，也就不要求畢業(yè)生轉寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業(yè)生存留個人檔案。畢業(yè)生檔案應該通過機要部門轉寄。但是個別高校為了節(jié)約經(jīng)費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業(yè)后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機構作為經(jīng)政府人事部門批準的人才服務機構有償保存未就業(yè)生源地學生檔案；二是人事機構與無人事檔案保管職能的民營企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機構，但是畢業(yè)生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統(tǒng)一轉遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統(tǒng)一轉遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態(tài)管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內容簡單化。目前的學生檔案在內容上仍存在簡單化、公式化的現(xiàn)象。如學生承擔社會工作，參加科技創(chuàng)新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務功能弱化

學生檔案的服務功能主要體現(xiàn)在四個方面：一是服務學生成材，二是服務教育教學，三是服務學生就業(yè)，四是服務用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學階段的檔案材料。

三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機制

27號令把領導體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內部檔案工作由高校校長領導，并明確了其主要職責，進一步確立了學生檔案的價值和保存任務，明確了學校各級領導及工作人員在學生檔案管理過程中的職責。各高校應深入開展學習貫徹教育部27號令的活動，提高從學校領導、基層工作者到全體學生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場經(jīng)濟條件下，多種所有制經(jīng)濟并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務主管部門在高校檔案管理的領導體制和職責上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責任和檔案行政部門的業(yè)務指導監(jiān)督義務。通過加強對畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構的畢業(yè)生檔案得到動態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進一步就業(yè)打下基礎。

2.加強制度建設，引入檔案管理質量體系

高校應嚴格按照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合學校工作實際，制定有關學生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學校學生檔案收集制度》、《高等學校學生檔案歸檔內容與范圍》、《高等學校學生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質量，應當引入ISO9000質量管理體系。利用其先進的質量管理理念，豐富和完善檔案質量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進檔案質量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質量控制，對體系中的檔案過程控制進行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質量管理的觀念與模式，構建適應當前需要的檔案質量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學生檔案質量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質

高校應結合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責任制，規(guī)范檔案流轉的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規(guī)模較小的學校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗豐富、責任心強、素質過硬的專業(yè)人員進行管理。對于招生規(guī)模較大的學校，可以由學校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓學生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業(yè)務培訓和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務的基礎上，主動學習相關領域專業(yè)知識，掌握計算機、網(wǎng)絡、電子政務及辦公自動化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設等現(xiàn)代化管理知識，全面提高綜合素質。要轉變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務于學生成長發(fā)展、服務于教育培養(yǎng)、服務于就業(yè)單位的意識。

4.重視檔案信息化建設，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務功能

首先要重視基礎工作，根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》的要求“，設立專項經(jīng)費，為檔案機構配置檔案現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行”。其次，要從管理和技術兩個方面增強高校檔案信息化安全管理，注意保密性，保證網(wǎng)絡上傳輸?shù)摹⑾到y(tǒng)中儲存的以及用戶使用的畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)的真實可靠性。學生檔案信息化系統(tǒng)的完善也會為畢業(yè)生在入職、轉正、晉升、工資工齡計算、社會保險繳納等各方面提供基礎性數(shù)據(jù)資料的支持，提升畢業(yè)生檔案的后續(xù)服務功能。

作者：董雪梅 單位：山東大學學生發(fā)展指導與事務管理研究中心