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摘　要：目前我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)已經(jīng)大規(guī)模普及，但是相關(guān)的管理工作卻沒(méi)有跟上社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的進(jìn)程，為了解決社會(huì)保險(xiǎn)管理工作中存在的問(wèn)題，相關(guān)工作人員積極吸取了其他行業(yè)信息化轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗(yàn)，分析了現(xiàn)存的亟待解決的問(wèn)題。本文將對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化措施和途徑進(jìn)行全面探討。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理；信息化；措施和途徑

個(gè)人的社會(huì)保險(xiǎn)檔案可以最直接地體現(xiàn)出工作經(jīng)歷和工作能力。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作也要逐漸向信息化和現(xiàn)代化進(jìn)行轉(zhuǎn)變。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化實(shí)施，可以大幅度提高社會(huì)保險(xiǎn)管理人員的工作效率，為社會(huì)保險(xiǎn)的管理工作提供相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)這些年社會(huì)保險(xiǎn)的大范圍普及，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)也有了更廣泛的意義和作用。

一、實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的必要性

提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的工作效率和質(zhì)量水平都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。我國(guó)傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的管理效率、信息利用率較低，不能發(fā)揮出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)的實(shí)際作用。我國(guó)人口基數(shù)大，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量日益增多，開(kāi)發(fā)新的途徑和方法都需要借助現(xiàn)代信息化技術(shù)。信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以提高管理人員的工作效率，還為人民群眾處理自己的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息提供便捷的途徑，減少大量的重復(fù)性工作，使人民群眾可以更加直觀地了解業(yè)務(wù)辦理進(jìn)程。社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理可以實(shí)現(xiàn)“三大轉(zhuǎn)變”，即將人工統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒y(tǒng)計(jì)，將手動(dòng)編檔分類轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)編制目錄，將人工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖z索，這樣就大大節(jié)省了工作人員查詢社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的時(shí)間，進(jìn)一步加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的全面信息化，提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)的社會(huì)效益。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中檔案管理模式存在的問(wèn)題

當(dāng)前社會(huì)背景下，仍有很多社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作人員認(rèn)為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理僅僅是對(duì)參保人的信息進(jìn)行抄寫(xiě)和保管，并沒(méi)有實(shí)際的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，在整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)體系中處于較低的地位，并不屬于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)體系中的主要工作。因此很多工作人員對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的態(tài)度是：不丟失、不泄漏，需要時(shí)可以及時(shí)調(diào)檔，就算是完成了社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的工作內(nèi)容，足以保證工作檢查的順利通過(guò)。這樣的工作理念在很大程度上影響了管理人員的工作態(tài)度和積極性，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的管理工作難以與當(dāng)前信息化快速發(fā)展的社會(huì)背景相適應(yīng)。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)施存在的問(wèn)題

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作順利進(jìn)行的物質(zhì)保障。目前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理的工作環(huán)境卻沒(méi)有得到相應(yīng)改善，部分社會(huì)保險(xiǎn)管理部門仍然沒(méi)有專用的檔案室，還有部分管理部門雖然準(zhǔn)備了檔案室但是面積狹小，檔案分類不清晰，檔案管理整體較為混亂。由于檔案數(shù)量不斷增加，混亂的管理環(huán)境、檔案的防潮防火等設(shè)備欠缺，社會(huì)保險(xiǎn)檔案很容易出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、受潮、霉變等狀況，損害了檔案信息的完整性，更不能保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案外觀的整潔完整。甚至有些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門并沒(méi)有準(zhǔn)備統(tǒng)一的檔案夾和檔案袋，檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏合理性和科學(xué)性。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作的管理水平問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)大部分的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門都面臨著管理手段滯后、管理水平不足、管理力量較弱等情況，造成這些情況的主要原因是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)技能和工作能力不足。很多檔案管理人員上崗時(shí)并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作的具體內(nèi)容了解并不透徹，只能完成較為淺顯的工作，缺乏創(chuàng)新性。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性、工作要求、收集、整理、裝訂都沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致管理人員檔案整理的意識(shí)較弱，沒(méi)有真正投入到檔案管理工作中。還有部分單位由于沒(méi)有專門的檔案管理人員，要求其他部門的工作人員兼職進(jìn)行檔案管理工作，工作人員并不重視檔案管理工作的完成情況，只是將檔案收納到檔案盒中，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)整理，嚴(yán)重阻礙了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的發(fā)展。由于紙質(zhì)材料信息更新較慢，很多檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得不到保障，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代快速發(fā)展的需求。社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理信息化已經(jīng)是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的具體途徑

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的技術(shù)水平

要促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化快速發(fā)展，首先要保證社會(huì)保險(xiǎn)管理部門擁有相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)施，現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備都是保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。要提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的分類和管理制定統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，管理部門應(yīng)該購(gòu)買相同規(guī)格的檔案夾和檔案袋，配備好整理檔案信息的必備工具，如切紙刀等。為了適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)代化需要，除了要建立相應(yīng)的信息管理體系外，還應(yīng)該積極與更高級(jí)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門進(jìn)行溝通，早日實(shí)現(xiàn)全省檔案信息的聯(lián)網(wǎng)，為后期的社會(huì)保險(xiǎn)檔案調(diào)轉(zhuǎn)提供更加便捷的方式，通過(guò)檔案信息的集中化管理實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的共享。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的信息化意識(shí)

加快社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案管理人員工作意識(shí)的提升，領(lǐng)導(dǎo)人員要重視管理人員工作知識(shí)結(jié)構(gòu)的培養(yǎng)。檔案管理工作的信息化需要領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)與支持，大力扶持檔案管理工作的創(chuàng)新，提高社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的業(yè)務(wù)水平和信息利用率，使檔案管理的工作模式盡快與快速發(fā)展的社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程相適應(yīng)。上級(jí)政府也要提供適當(dāng)?shù)闹С?，將社?huì)保險(xiǎn)管理工作的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型作為政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容之一，積極促進(jìn)各地社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息平臺(tái)的建立，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)管理工作整體業(yè)務(wù)水平的提升，提高工作人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平是社會(huì)保險(xiǎn)管理工作服務(wù)質(zhì)量的重要影響因素。為了促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高，相關(guān)部門要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，為其普及社會(huì)保險(xiǎn)管理工作有關(guān)法律法規(guī)，使檔案管理工作人員具有一定的法律意識(shí)，按照法律規(guī)定開(kāi)展工作。同時(shí)通過(guò)技能培訓(xùn)增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。相關(guān)部門應(yīng)該定期對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員可以時(shí)刻跟隨社會(huì)發(fā)展的腳步，及時(shí)改進(jìn)自己的工作方式。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)有一定的熟練度，并不是僅僅按照相關(guān)的步驟執(zhí)行，而是要體現(xiàn)出檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和靈活性。管理人員要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)和相關(guān)軟件的熟練應(yīng)用，有效地提高自己的工作能力，相關(guān)部門也要根據(jù)目前的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新，招聘相應(yīng)的程序開(kāi)發(fā)人才維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)。

（四）重視細(xì)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的內(nèi)容和職責(zé)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作業(yè)務(wù)較為繁雜，保證每個(gè)部門都有明確的工作任務(wù)和工作職責(zé)，是推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化的重要?jiǎng)恿?。社?huì)保險(xiǎn)檔案管理工作主要包括檔案的存放管理、組織結(jié)構(gòu)的確立、相關(guān)工作人員的配置以及辦公設(shè)備的應(yīng)用等等。在辦理相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生一些相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，例如企業(yè)所要提供的資質(zhì)證明、參保人員的個(gè)人資料、業(yè)務(wù)辦理所需要簽訂的協(xié)議以及相關(guān)的法律法規(guī)等，這些都需要收集歸檔備查。其次，工作人員要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)參與社會(huì)保險(xiǎn)活動(dòng)的相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理，作為歷史備份，在日后需要查詢的時(shí)候?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的檔案信息。工作人員在進(jìn)行資料處理時(shí)，一定要保證資料歸檔立卷工作的快速和及時(shí)。在完成相關(guān)工作后，要立即進(jìn)行歸檔任務(wù)，避免資料過(guò)于混雜，后期查詢時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。最后，還要對(duì)檔案管理資料進(jìn)行公開(kāi)透明化的處理，對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料要通過(guò)一定的渠道進(jìn)行公布，讓人民群眾可以隨時(shí)查詢相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的社會(huì)價(jià)值，為人民群眾提供更好的服務(wù)。

（五）積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才

檔案管理工作中復(fù)合型人才的應(yīng)用是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作走向信息化的根本保證。相關(guān)部門只有擁有了專業(yè)的檔案管理人才，才能加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，使相關(guān)改革真正走向成功。目前我國(guó)很多大型企業(yè)已經(jīng)針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)提供了便捷的查詢平臺(tái)，例如阿里巴巴和騰訊等龍頭企業(yè)已經(jīng)為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開(kāi)辟了單獨(dú)的板塊。社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門自身的信息化水平也要得到一定的提高，這樣才能與相關(guān)企業(yè)所提供的第三方服務(wù)進(jìn)行良好的銜接。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門還要做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案技術(shù)安全和病毒維護(hù)等方面的工作，保證檔案信息的完整性和安全性。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系的建立需要多層次的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，因此各部門應(yīng)該對(duì)相關(guān)專業(yè)工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化培訓(xùn)，加強(qiáng)工作中研討和學(xué)術(shù)交流，提升工作團(tuán)隊(duì)整體水平。由于我國(guó)的信息化進(jìn)程還處于快速發(fā)展中，相關(guān)工作人員一定要及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和當(dāng)前的市場(chǎng)信息，針對(duì)市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行相應(yīng)的變革，不斷克服社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化過(guò)程中的困難和瓶頸，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作可以更好地為社會(huì)服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

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[2]章朝云.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)的具體方式與實(shí)踐意義研究[J].中國(guó)管理信息化,2019(14).

作者：張慧珍    單位：山東省菏澤市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心