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【摘要】電網企業的眾多工程項目中，配電網項目雖然投資金額不及大型輸變電項目，但項目數量大、分布范圍廣、材料小而雜、人員素質低等客觀特點，加劇了配電網工程項目檔案管理的難度。筆者從多年的檔案管理工作實踐中，通過分析存在的主要問題，提出解決對策。

【關鍵詞】配電網；項目；檔案管理

配電網工程多數存在于縣級電網企業中，也有少數在大型廠礦企業內部。隨著配電網安全運行、資產管理規范等標準日益提升，對記錄配網項目工程歷史進程、反映工程建設基礎內容的配電網項目檔案的重要性也不斷凸顯。同時，在日常工作中，經常遇到檔案缺失如“電桿埋深未標注、設備型號有誤”等等，給運行管理埋下隱患。追根溯源，我們從檔案管理人的視角，梳理配電網工程的各個環節，找出問題，關口前移，主動作為，為上游環節出謀劃策，改變過去檔案管理只在最后環節被動收集資料，改“收集資料者、保管員”為真正“管理人”。

一、現存問題分析

1建設單位片面追求工程進度，工程檔案管理滯后 。         近些年，城農網新建改造項目眾多，時間緊任務重，許多電網企業忙于將工作重點放在進度上，雖然企業各部門設立了工程檔案兼職人員，但主觀意識上認為檔案管理是次要工作，再加上資料的形成移交有相對的時間寬度，檔案收集工作不存在緊迫性而難以責任到人。甚至常常出現在工程竣工、審計、審查時，才抽調人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應付驗收的情況，導致歸檔的工程項目檔案真實性、準確性、完整性不足，更嚴重的是造成部分重要文件丟失，影響工程檔案整體利用價值。

2參建單位資料員業務素質低，歸檔工作難以規范。按照建設項目檔案管理辦法相關規定：參建單位在工程項目竣工后1個月內移交到建設單位，實行紙質與線上“雙軌制”移交，通過對施工單位現行及歷年資料移交情況調查分析得知，各參建單位管理方式不一、水平參差不齊，普遍存在配網工程項目資料以紙質移交為主，目錄編制不夠規范，無法形成規范的案卷，檔案管理的規范化、電子化更難以實現，影響了企業檔案的驗收歸檔。具體來說，由于建設單位對參建單位檔案的接收內容要求高，格式規范嚴明，現實是配網工程數量多工程量小，“麻雀雖小，五臟俱全”，為了達成資料齊全的要求，就會有批量復制粘貼的狀況產生，資料的電子化移交不夠嚴謹。而參建單位不固定，管理人員又不具備足夠的檔案責任意識和管理能力，施工單位普遍沒有專職的檔案管理人員，且兼職人員文化程度不高，流動性較大，對檔案工作往往兼而不顧，難以達到項目檔案管理規范標準。3服務平臺功能單一，檔案信息分布碎片化目前企業配網工程項目管理在項目可行性研究、項目審批、項目規劃、合同、工程建設管理、決算、審計、物資應用和生產管理運行等均有相對獨立的服務平臺，由于各平臺之間信息受制于系統權限，未能實現信息共享，各環節形成單一走向，造成信息孤島，不利于檔案信息收集和檔案管理人員及時跟進掌控。

二、解決措施

1健全考核機制，實行檔案全過程管理。按照檔案管理“統一指揮、各負其職、協同推進”的思路，根據配電網項目特點，構建有效的配電網項目工程檔案管理體系，形成界面清晰、運作順暢、管控有力的工作格局。通過合同的法律效力，將工程項目參建各方的檔案管理責任加以約束。建設單位在簽訂項目設計、施工、監理等合同時，設立專門條款，明確相關各方對項目文件的收集、整理、歸檔及違約責任；明確檔案工作要求，增強相關各方的檔案管理合作意識，促使參建單位各司其職，在加強工程項目檔案管理、工程竣工驗收的同時形成一套規范系統的項目檔案。同時，切實加大績效考核，細化檔案考核目標，改變只懲不獎的慣例，推樹典型，提高領導、技術管理人員檔案工作自覺性。應重視工程項目檔案管理人才的培養和激勵機制的完善，實行“誰主管、誰負責、誰形成、誰整理”確保歸檔責任到位。檔案人員應從項目立項開始時主動介入，對項目文件的收集范圍和歸檔要求予以明確，制定項目檔案檢查考核制度，跟蹤檢查項目文件的形成和積累情況。增強技術人員對項目檔案收集和整理的意識，使之對項目文件的形成、積累、整理成為技術管理工作的一部分。

2加強培訓，提高參建單位人員檔。案管理能力加強專、兼結合，培養復合型人才，對于參建單位資料員或兼職檔案員，在做好保密工作的前提下可適當到電網企業檔案室跟班工作，以點帶面，嚴格按照檔案管理規定辦法有針對性地開展培訓指導，并分階段開展業務檢查，督促參建單位改變傳統的紙質材料收集整理方法，幫助資料員做好配網工程文件的電子存檔和管理，為企業工程項目資料的高質量移交提供必要的前提和保證，同時在電子檔案存儲載體上，針對參建單位隨意使用U盤等拷貝、傳輸檔案的混亂現象，甚至有些檔案長期保存在U盤中，開展安全風險教育，通過簽訂保密協議來提高相關人員的檔案保密風險防范意識，有效保障企業工程檔案安全。

3整合平臺信息，優化檔案管理。借助網絡科技，及時高效挖掘整合分散在工程項目的可研、設計、物供、招投標、預算、施工、決算等各環節所在信息系統數據資料，形成源頭介入、過程控制的檔案工作管理和監控體系，保證工程項目檔案的及時、完整。將項目檔案的形成和積累納入工作計劃中，企業服務平臺設置的功能要有利于檔案人員的訪問和利用，根據工程項目流程服務平臺的相關信息，及時跟進收集時間，保證工程檔案的及時歸檔，拓展檔案利用的空間度和收集方式。最后在工程項目檔案全部完整收集完成后反饋服務平臺形成閉環管理。通過對每一個平臺環節的有效管控，信息資源的共享，最大限度地提高工程項目文件的利用率。在實際工作中拓展檔案管理工作的內涵，延伸檔案利用的范圍，加強項目檔案的監督和檢查力度，有效防止工程檔案遺失或漏交，將配網檔案管理的現狀中僅對已接收的工程項目檔案負責改變為對必須接收的檔案負責。

三、改進檔案管理取得的成效1提升配電網檔案的完整性、準確性

通過轉變工作方式方法，從整體。上創新工作思路，逐步形成檔案工作由事后的收集材料變為事前介入、事中參與、事后跟蹤的工作理念，特別是在管理工作中增加主動性。在每一個單位、每一位主管領導、每一位技術管理人員的共同努力和配合下，借助高科技平臺，有效提升了配電網檔案的完整性、準確性，特別是電桿埋深等隱蔽工程信息的完整準確提供為配電網的安全可靠運行、故障搶修配備了“護身符”。

2提升配電網檔案管理的效率。通過改進配電網工程項目檔案管理流程，不僅有效提升了工程項目檔案資料的收集進度，同時，由于事前對檔案進行了分類規范，也大大提升了日常查閱工程項目檔案的速度和效率。近兩年，國家電網公司系統對工程項目的審計和巡察過程中查閱了許多項目檔案。我們配電網檔案的完整準確規范，有效主助力了審計巡察工作的開展，得到了上級的表揚及肯定。

參考文獻

[1]諸葛緒,陳雪琴.應加強電電網建設工程項目檔案的管理[J].浙江檔案,2010,12.

[2]周濤.淺談網絡環境下如何做好檔案管理工作與創新服務[J].勞動保障世界,2013,336(10).

作者:陳雪琴 單位:國網衢州供電公司