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醫院文書檔案是記錄單位發展的重要信息資源。如何充分發揮好檔案作用,更好服務于醫院管理、科研、醫療工作是醫院檔案管理工作人員必須思索的問題。當前醫院檔案管理面臨著多種問題。首先,部分醫療機構對檔案管理重視不足。部分醫院側重于對“病歷檔案”的管理,忽略了綜合檔案,對綜合檔案的歷史價值、管理借鑒及科研幫助作用沒有正確認識。其次,檔案管理體系不健全。檔案管理科室在醫院行政架構中大多被邊緣化。醫院質控管理體系大多重視對業務指標的管理,對檔案歸檔的完整、及時率等缺乏重視。醫院檔案管理制度不健全,如“三合一制度”“檔案收集管理制度”等明顯滯后于醫療機構自身發展。再次,檔案資源再利用效率低。由于上述問題的影響,各科室不能在檔案室完整準確地查找到檔案資料,致使其對檔案缺乏信任;同時,醫院檔案室缺乏必要宣傳,檔案信息資源開發利用不足,查詢方式較為單一,干部職工對檔案室存在效率低的印象,這都降低了檔案利用率。最后,檔案管理專業人員緊缺。醫院檔案管理人員的專業素質參差不齊,知識更新緩慢、人員老化等問題嚴重,對信息化手段的掌握和利用不足,甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上。受待遇、職稱晉升等因素影響,年輕人員缺乏加入檔案管理工作的積極性。對此,筆者為做好醫院檔案管理工作提出以下建議:

(一)增強各級人員對于檔案管理重要性的認識

醫院要將檔案管理列入目標責任制體系中,積極利用各類會議、宣傳欄、微信公眾號、內部OA系統等渠道宣傳檔案管理的重要性,定期組織醫院干部職工、專兼職檔案管理人員、科室信息收集員學習檔案管理政策法規,牢固樹立全員檔案管理意識。在醫院黨委會或院長辦公會上定期對檔案管理工作存在的問題進行研究和解決,要積極參與上級檔案管理部門舉行的檔案管理工作評估、升級等考評活動,在人財物上給予檔案管理工作支持,保障檔案管理工作的健康可持續發展。

(二)健全檔案管理體系

依據《中華人民共和國檔案法》及有關規定,完善檔案管理運行體系和管理制度,成立由分管領導任組長的檔案管理領導小組,選拔優秀管理人員負責院內檔案管理工作,明晰檔案管理各步驟流程,在各科室設置兼職人員負責文件收集整理和檔案按時移交工作,確保各科室、各種類型檔案材料“收集、分類、整理、移交、歸檔、利用、分析”的規范、高效。建立檔案管理考核量化標準,明確各科室、各部門在檔案管理中的具體職責,通過質控管理體系定期對檔案管理“三率”(及時、準確、完整)落實情況進行監管,使其與需提交檔案科室的主任的績效待遇掛鉤。

(三)加大檔案管理人員培養力度

選拔責任感、綜合管理能力強的人員來充實檔案管理隊伍,將培養檔案管理從業人員納入醫院人才培養計劃,建立良性的檔案管理人才梯隊。實施“引進來、送出去和自己學”的培養模式,引進成熟型檔案管理人才推動醫院檔案管理工作開展,鼓勵檔案管理人員進修學習,學習上級部門、其他單位好的經驗做法,支持本院檔案管理人員應用網課、書籍等在業余時間充電學習,不斷提升適應檔案管理新形勢和新要求的能力和水平。

(四)提升檔案利用效率

充分利用信息化技術,扎實做好檔案資料收集錄入工作,通過“文檔一體化”等方式,實現文書檔案紙質、電子版雙同步、雙錄入,提高檔案檢索效率。在嚴格落實檔案保密工作的同時,扎實做好院務公開工作,通過醫院內部信息平臺實現信息共享,提高檔案利用率和社會效益。積極主動挖掘和拓展檔案信息資源,為醫院院史和年鑒編纂、科研工作及醫院管理提供依據。定期開展滿意度調查,積極收集干部職工對檔案管理的意見建議,進一步改進檔案管理工作。

作者:龔曉紅 單位:湖北省秭歸縣人民醫院