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在城鄉建設與管理工作中，為了處理各種事務、溝通各種關系、上傳下達政策信息，文書往來是最普遍的一種形式，文書檔案的歸集、整理、查閱是城鄉建設與管理過程中不可缺少的一部分。辦公室對各類文件的收集和歸檔是否明晰高效，很大程度上影響到保障城鄉建設時效性和管理水平

一、文書檔案管理基本特點

辦公室文書檔案管理區別于一般城鄉建設管理活動，包含多方面特點，主要表現在三個方面：第一，時效性較強，以資料的及時收集與保存為重點。辦公室文書檔案涵蓋的內容繁雜，如關鍵性的政策性文件、辦公物品信息、各類會議等活動過程記錄記載、重要人事財務決定事項、事件發生經過及處理結果等均需要及時高效地給予收集與保存。一般文書檔案記載形式以紙質或電子版形式為主，在管理中應包括收集、整理、編冊編目以及保存等。第二，文書工作要求高。檔案管理中以文書工作作為重點，其涉及的內容有收發文件登記、立卷、歸檔與運轉查閱，這一過程實質也為檔案形成過程。檔案管理工作是否及時高效由文書工作起到基礎性的作用。第三，檔案載體多樣性。城鄉建設管理活動中，文書檔案包含的內容廣泛，如會計檔案、設備檔案、科技檔案、黨群管理等各個方面，而在保存載體上，有各類任務指標責任狀，建設管理合同協議，會議錄像、錄音、照片或電子檔案等。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.規范檔案管理程序。隨著城鄉建設管理活動的不斷擴大，文書檔案的數量逐步增加，檔案的歸集整理更需要有一定的分級和統一協調的管理程序。以城鄉建設管理為例，住房保障、工程質量監督、公用事業等每個部門均應具有自己的文書檔案管理崗位，由于各部門人員對本部門相應的工作更加熟悉，在進行文書檔案整理的時候效果更好，查閱時效率更高，更有利于領導決策的研究制定，這屬于初級管理；辦公室是負責城鄉建設管理活動文書檔案管理綜合部門，應該對住建局每個所屬部門的文書檔案也有整體的掌握，利于使用更加專業和規范的方法，將整個單位的文書檔案進行更為系統的整理，以備后續工作中的核查和翻閱，這屬于綜合管理。這兩級文書檔案整理之間既有區別也有關聯，兩者之間如何銜接、程序順暢，不至于產生脫節現象，也是城鄉建設管理文書檔案管理中容易忽視的問題。另外，文書檔案書寫方式的規范化，也是影響文書檔案管理提質增效的一項重要內容。2.電子版與紙質版相互依存。電子文書檔案是現代辦公室文書檔案逐漸發展起來的一種文檔管理形式。在辦公電子化不斷壯大的趨勢下，城鄉建設管理活動中電子文書與紙質文書相互依存、不可或缺，其所占比重也越來越高。從工作實踐來看，電子版相比紙質版文書管理更加方便快捷，但電子文書相關數據在安全性、可追溯性方面，極易出現被復制或篡改情況，一旦出現意外，原始檔案真實性將因此降低。對于講究快速高效的現代辦公形式而言，紙質文書檔案的管理效率與安全性也存在著一定的弱點。例如，紙質文書檔案整理費時費力，重復操作多，直接造成管理人員工作量增加和資源浪費。因此，在二者之間應該做好質量和效率的相互協調，并充分做好為辦公電子化全面鋪開的基礎性工作。3.電子文書檔案的管理。一個地區城鄉建設的快速發展，離不開辦公自動化，從本人工作實際中，電子文書與紙質文書的比例在1：5左右，占比雖然不高，但電子版文書檔案相比紙質版更容易整理和查閱、工作效率高，電子文書最終將在文書檔案管理中逐步取代紙質文書的位置。同時，由于電子數據也存在著可追溯性和安全性較低，管理期間容易被篡改和復制等問題，對于如何保證電子文書檔案的真實性、有效性，是一個普遍存在的問題。

三、提高檔案管理水平的方法

1.強化銜接與合作。文書檔案管理是一項系統性工作，管理目標和內容建立在相關文件的基礎之上，而文件的質量又決定著檔案管理的效率和質量，所以在文書檔案管理過程中，綜合辦公室與基層各專業部室之間必須做好工作銜接，也要重視與各部室文書檔案書寫人員的銜接。首先，領導的重視是提高檔案管理質量和效率的重要保障，也是各類檔案歸集整理鏈條中的重要一環，能夠保證辦公室與各部室之間的有效銜接。其次，辦公室作為文書檔案綜合管理部門，要不斷規范文件管理的工作程序和內容，對各部門的文書檔案編寫進行統一的規范化管理，在紙張選擇、版式設計、字體字號、表格格式等方面盡量做到協調一致。第三，堅持檔案歸集的時效性，收發文書要及時做好登記和整理，同時，注意保證各類資料的完整性，對收集好的文書檔案進行歸類放置，方便后續核查和翻閱。2.強化協調統一。電子文書和紙質文書因存在的方式區別，在管理程序上既要統一，管理方式上又有所不同。對于電子文書檔案管理，實行廣泛采用的電子簽名技術，提交電子文書過程中，在做好文書檔案格式校驗工作的同時，通過授權驗證以保證檔案的安全性。在瀏覽、查閱電子文書檔案過程中，利用加密認證、權限設定等方式，防止數據被復制或篡改。對于原始文檔信息，必須做好備份，保證原始文檔信息的真實有效；在紙質文書檔案管理方面，在嚴格遵守相關規章制度的同時，應注意電子文書檔案資源分配合理性，強化檔案存儲環境，使電子版與紙質版管理協調統一，保障文書檔案的完整性。3.改進和創新管理方式。辦公自動化、電子化對于檔案管理人員來說，區別于紙質檔案管理，是一項新的挑戰，必須適應和提高對電子文書檔案的管理技能和水平，在實踐中總結經驗，改進和創新管理方式，優化電子文書檔案管理。首先，要提高自身素質和敬業精神，認真仔細對待每一份文檔，保證電子文書檔案的來源明確、完整和清晰；其次，熟悉和掌握使用授權驗證、電子簽名、文檔校驗、提交保存等規范性技術操作程序，提升工作效率和檔案安全性；第三，明確電子文書檔案的瀏覽、查閱權限，必要時可采取雙人驗證等方式，有效避免數據篡改和復制的情況發生；第四，嚴格獎懲制度，電子文件由于誤操作會造成重要信息的丟失或損毀，因此，在對電子文書檔案進行必要備份的同時，更要加強對檔案管理人員的管理，完善獎懲制度，確保檔案的安全。

四、探索檔案管理工作新模式

目前，檔案管理普遍推行“三全式”管理模式，該模式是對檔案管理方式方法上進行的一種革新，在“三全式”檔案管理工作實踐中，還可采用“3+2”模式，也就是在“三全式”基礎上，增加思想素質培養和職業道德教育兩個方面。第一，檔案管理是一項基礎性工作，就城鄉建設管理工作來說，檔案的翔實、完整是一個地區建設發展歷程的有效記載。而檔案歸集整理又是一項枯燥乏味的、重復性操作較多的工作，如何提高對檔案管理工作的認識，能夠認真完成檔案歸集和有效管理，對于檔案工作人員來說，對自身思想素質也是一項挑戰。因此，增強工作人員思想素質培養，也是當前檔案管理工作的重要內容。首先，在思想認識上要把檔案管理等同于城鄉建設實踐，它是城鄉建設工作的延續，更是城市發展的歷史依據，工作的重要性不言而喻；其次，在工作技能和水平上要積極主動學習新方法新經驗，不斷提升管理質量和效率。第二，檔案的有效管理關乎城鄉建設發展的各個方面，工作人員的職業操守直接影響到檔案的真實、完整和安全，因此，加強職業道德教育也是提高檔案管理工作的重要途徑。首先，要教育工作人員增強愛崗敬業、無私奉獻精神，敬重檔案管理事業，把自身從事的工作同其他工作緊密聯系起來，努力把工作成果服務于全局各部室單位；第二，增強檔案安全意識，把檔案管理視同生命一樣重要，既要加強存儲環境的安全，更要注意檔案的保密性需求。增強自身的職業道德意識，積極配合領導和同事，注重細節把控，不斷提高自身的工作能力和水平。各類檔案的收集歸檔和完整安全是檔案管理工作的保證，及時總結和綜合分析檔案管理工作中存在的主要問題和成因，并采取有效措施加以改進是提升檔案管理工作水平的必要途徑。不斷增強思想素質、職業道德教育，提高工作技能和效率，才能保證和促進城鄉建設檔案管理工作的順利開展，才能有效發揮檔案管理在城鄉建設發展過程中的基礎性作用。

參考文獻

[1]單軍.淺談如何提升企業辦公室文書檔案管理的效率[J].中外企業家，2017（28）：82，89.

[2]王亞平.企業辦公室文書檔案管理工作淺析[J].企業改革與管理，2017（14）：17.

作者:牟儉 單位:阜新市清河門區城鄉建設服務中心