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【摘要】如今，人們開始進入大數據時代。大數據對辦公室檔案管理工作提出了新的要求，希望檔案管理者利用大數據技術處理信息。但目前，依舊有很多檔案管理者使用人工方式處理檔案，這無法提升檔案管理工作的效率。本文圍繞大數據時代背景下辦公室檔案管理的改進對策展開研究，意在起到一定的參考作用。

【關鍵詞】大數據；辦公室；檔案管理

1前言

進入新世紀之后，世界一體化的進程不斷推進，以人工智能、物聯網為代表的信息技術和社交平臺不斷出現在人們的視野中，給人們的生活、學習方式帶來了巨大的變化，人與人之間的交流越來越頻繁，獲取數據的成本大幅度降低，數據呈現快速增長的態勢，這對社會的發展產生了重要影響。大型存儲服務器和全新的分析技術使得很多單位開始運用海量數據來處理相關事務。由此一來，人們開始進入大數據時代。大數據對辦公室檔案管理工作提出了新的要求，希望檔案管理者利用大數據技術處理信息。但目前，依舊有很多檔案管理者使用人工方式處理檔案，這無法提升檔案管理工作的效率。本文圍繞大數據時代背景下辦公室檔案管理的改進對策展開研究，意在起到一定的參考作用。

2大數據時代加強辦公室檔案管理工作的對策與建議

不管在什么時候，辦公室都要加強檔案管理工作，在大數據時代背景下，辦公室檔案管理工作面臨著全新的形勢，必須與時俱進，探索新型管理工具，順應大時展的步伐，才能使提升檔案管理工作的效率。在大數據背景下加強檔案管理工作，辦公室可以從以下幾點入手：

2.1全面收集各種檔案信息

在大數據背景下，分析數據可以采用云計算方式，而且基于數據的數量非常多，所以得到的結果也具有真實性，客觀性和推廣性。與此同時，大數據可以和其他數據庫的信息進行相應對比，從中找到潛在的規律。傳統的數據庫分析無法達到這樣的境界，因為傳統數據庫只能對自有局限信息進行分析，無法與外界數據進行綜合分析，再加上數據基數比較少，所以在分析數據時容易出現數據不足，導致得出的結果與實際情況存在出入。毫無疑問，辦公室有著各種各樣的文獻、信息、數據，這些都是檔案信息的有機組成部分，辦公室需要對文獻、信息、數據進行篩選，將具有保存價值的資料轉變為電子文件，對其進行信息化建設，這樣可以方便利用者進行檢索，同時，大數據時代背景下出現了各種各樣的新媒體，如果一直沿用傳統的紙質檔案管理方式，可能被時代所淘汰，再加上辦公室的信息數據持續增加，如果一直來管理紙質檔案，可能會降低工作效率，所以要進行信息化建設，建立電子文件，保存重要數據。另外，傳統背景下的檔案管理系統已經不能跟上時展的步伐。辦公室檔案管理部門要多利用物聯網技術、云計算技術將檔案信息實施分布式存儲，方便人們進行快速化檢索，這樣可以發揮檔案資料的利用率。總而言之，辦公室的當務之急是要全面搜集各種有價值的信息資料，對其進行信息化處理。

2.2大數據背景下共享檔案資源

根據當前的情況來看，辦公室檔案管理工作還存在一些問題，比如條塊分割比較明顯，一些辦公室檔案管理部門擔心檔案資料泄密，所以不愿意與其他單位的檔案管理部門進行共享，其實檔案具有歷史價值，只有得到具體共享，才能實現其本質價值，如果進行分散管理，條塊分割，不僅不利于共享資源，也會在一定程度上增加管理成本，這不利于更大程度地發揮檔案資源的社會價值。所以辦公室的檔案管理部門要建立良好的合作關系，統一建立檔案資料共享平臺，制定開放標準，將檔案館的相關數據和資料上傳到網絡公共平臺中，發揮信息技術的力量，使更多的人可以檢閱、利用檔案資源。與此同時，辦公室檔案管理部門還要立足于優化配置公共資源的角度，在保證知識產權和國家機密的前提下，適當開放各種數字信息資源，要承擔起國家數據中心的職責，為地方政府和其他公共部門搜集、利用檔案信息提供服務，體現為社會建設做貢獻的決心。

2.3嘗試數據預測工作

在相關關系法基礎上進行預測是大數據技術的重要功能之一，在日常生活中，我們以為只要知道了“是什么”就行，但是沒有去探尋“為什么”的原因。其實這是不全面的，可能會導致我們逐漸變得一葉障目，不懂得舉一反三。相關關系分析可以讓我們更好地了解周圍的世界，讓我們以全新的視角認識環境。所以辦公室的檔案管理工作不僅要發揮記錄歷史、傳承文明的功能，還要盡可能對未來進行預測。在之前，辦公室檔案管理工作主要為人們的查閱、檢索所服務，這只是發揮了檔案管理的淺層功能。在大數據時代背景下，辦公室檔案管理系統中記載了大量的信息資源，在這種情況下，辦公室檔案管理部門要發揮大數據技術的力量。建立科學的數據模型，分析海量數據，對其進行相關性分析，將非結構性數據轉變為結構性數據，了解檔案信息之間的關聯性，挖掘信息檔案的潛在價值，對未來發展進行一些預測，并通過微博、微信等傳播途徑為社會大眾推送有價值的信息，以此發揮辦公室檔案管理工作的社會功能。

3結束語

一直以來，辦公室檔案管理工作都有著至關重要的作用。辦公室的檔案記載了辦公室發展過程中的重要信息，有著重要的歷史價值，同時，檔案也能為辦公室預測未來的發展提供一些參考，所以辦公室加強檔案管理工作有其自身之義，關鍵是辦公室檔案管理工作要與時俱進，應用新型技術，加強信息化建設。總而言之，大數據時代的發展不可阻擋，辦公室檔案管理部門要與時俱進，認識大數據時代對檔案管理工作提出的各種要求，探索全新的管理模式，以此提升檔案管理工作質量和效率。

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作者:黎琪丹 單位:廣西欽州市浦北縣勞動人事爭議仲裁院