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摘要：隨著經濟社會的發展，綜合辦公室職員的分工越來越細，相應地綜合辦公室的檔案管理工作也隨之增加，面對日益增加的辦公室檔案，需要建立完善的檔案管理規范來對其進行管理。本文首先分析了綜合辦公室檔案的管理特點，然后指出綜合辦公室檔案管理存在的實際問題并提出了相應的對策，為綜合辦公室檔案管理的工作提供參考意義。

關鍵詞：綜合辦公室；檔案管理；問題；對策

1前言

辦公室檔案管理是一項繁瑣的工作，它包含眾多的內容，既包含對辦公室所有工作檔案的記錄、收集和更新，又包含對檔案的使用價值進行歸類和利用。現代辦公室工作的分工協作越來越明顯，辦公室的檔案管理也進一步細分，對辦公室檔案的管理工作提出了新的要求，但在實際檔案管理工作中，常常因為人員和制度等管理問題，致使因檔案管理不規范而影響辦公室工作的順利進行。因此必須建立完善的檔案管理制度，加強綜合辦公室的檔案管理，提高辦公室人員的工作效率，從而使檔案發揮其應有的價值，為辦公室工作的順利開展作出應有的貢獻。

2綜合辦公室檔案管理的特點

（1）檔案種類繁多。辦公室的檔案種類非常多，通常包括行政管理、收發文管理、會議紀要、人員信息、設備檔案、工會資料等文件檔案。由于檔案信息的多樣性，辦公室檔案的存儲載體也多樣化了，如圖片、錄音、錄像、協議等各類文件和電子資料的責任書等等，不同的存儲方式給辦公室檔案的管理增加工作量。總的來說綜合辦公室中檔案的管理是一項龐大繁瑣的工作。（2）檔案管理的專業性、特殊性。綜合辦公室的檔案管理中，有很大一部分是專業性較強的檔案信息，如項目施工過程中的會議紀要及技術資料，對此類檔案的管理，必須具備相關領域的專業知識；收發文看似簡單，但必須要有寫作能力的人才能進行更好的管理，而且管理過程是需要專業的方法和流程，因而與其他檔案管理相比，綜合辦公室檔案管理對于管理者具有更高的專業性要求。（3）檔案更新頻繁。綜合辦公室的檔案需要經常更新，例如隨著綜合辦公室人員的流動，人員的行政信息需要不斷更新，又如作為設備管理單位的綜合辦，特種作業設備資料及人員操作證也需要根據施工需要，不停的進行更新和換證取證。因此需要頻繁更新是綜合辦公室檔案管理的的特征之一。

3綜合辦公室檔案管理存在的問題

（1）沒有檔案管理意識，對辦公室檔案管理不夠重視。部分綜合辦公室的負責人對檔案管理工作的重要性認識不到位，忽略了日常工作中對辦公室檔案的管理工作的重要性，辦公室檔案的管理是否恰當，對整個辦公室的工作質量、工作效率起著重要的作用。事實上，辦公室各員工的工作和的檔案管理工作是相輔相成密不可分的，辦公室檔案得到規范的管理是高效工作的前提條件和工作基礎，大部分辦公室領導沒有認識到這一點，沒有制定嚴格的管理方法，這必定會降低辦公室人員的工作效率。（2）辦公室檔案的管理制度不完善。由于辦公室負責人對檔案管理工作的不重視，所以在實際工作中并沒有建立完善的檔案管理制度。即使有了相關制度，也存在落實不到位，執行不夠嚴格的問題。檔案管理工作只是浮于表面，少了制度的約束，辦公室檔案的管理工作就難以執行到位，因而難以發揮其應有的價值。（3）檔案管理人員人數、經驗不足。在實際的工作中，綜合辦公室通常會配備1名檔案管理人員，在辦公室人員和項目較少的初期，1名檔案管理人員能夠包攬所有的檔案管理工作，但隨著檔案數量的增加，檔案管理工作的內容越來越多，導致檔案管理工作的難度加大。如果沒有相應地增加檔案管理人員，或者檔案管理人員經驗不足，就難以展開公室檔案的管理工作。（4）檔案管理人員缺乏專業的知識。辦公室檔案的管理需要具備一定的專業技術知識才能把管理工作做好。在某些單位，檔案管理人員管理水平參差不齊，缺少檔案管理的專業人員。在辦公室檔案管理工作上，只是調用其他工作崗位的人員兼職檔案管理工作，這些人員的工作重心并不在辦公室檔案管理的工作上，有時候管理工作并不是固定一個人，而是誰有空誰負責管理，頻繁的換人導致管理信息脫節。（5）檔案管理方法落后，沒有與時俱進。我國檔案管理專業起步較晚，發展水平較低，很多辦公室檔案的管理方式還停留在傳統的管理模式上，檔案資料信息通過手工記錄完成，綜合辦公室的檔案包含大量的信息，傳統的紙質記錄方式效率低，工作量大，查詢起來費時費力，在傳統的記錄方式下，信息的準確性和安全性得不到保證，導致檔案的管理信息丟失。傳統的檔案信息記錄方式已不能適應信息化、現代化的要求。

4綜合辦公室檔案管理工作改善策略

針對綜合辦公室檔案管理存在的問題，從實際出發，提出以下幾個改善方法：（1）加強辦公室檔案管理的意識。辦公室的負責人要高度重視檔案管理的這項工作，設立專門的檔案管理人員負責辦公室檔案管理的事務。負責人要定期對單位的檔案管理工作進行檢查，對執行不到位的地方要及時指正。在辦公室內部引導所有員工重視檔案管理工作，要求全部員工配合管理人員的檔案管理工作，同時為檔案管理工作的開展創造良好的環境。要定期的給相關管理人員提供專業的培訓，并對他們的管理能力進行考核，提高他們的專業性，增加他們的對辦公室檔案的責任心。（2）建立完善的檔案管理制度。綜合辦公室檔案的管理應該建立在完善的管理制度之上，加強制度建設，建立良性運行機制，是開展辦公室檔案管理工作的關鍵和保證。首先，要建立登記、統計、考核、評價、獎勵等管理制度。其次，要建立懲罰和激勵機制。懲罰和激勵機制能促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，積極提高檔案管理能力和水平。辦公室檔案的管理制度需要根據檔案管理工作的特點進行制定，要注意制度的實用性和可操作性，才能充分發揮制度的指導監督作用。辦公室檔案管理制度是指導檔案管理人員采用正確方式進行管理的標準，檔案的管理不僅要建立具有約束力的管理條例，同時要制定獎懲制度來引導員工，有序推進綜合辦公室各種檔案的管理工作。（3）提高辦公室檔案管理人員的專業水平。辦公室檔案管理人員的專業水平直接影響檔案工作的質量。要使檔案管理人員適應檔案工作者工作的需要，首先要充分發揮檔案工作者的主動性和創造性，努力提高檔案工作者的知識水平和管理能力。隨著設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化、管理方法的不斷改革，對檔案工作人員的專業知識、科學知識和管理操作能力提出了新的更高的要求。辦公室檔案管理工作要求管理人員必須具備專業知識，因此要根據實際情況，為檔案管理人員提供與檔案管理相關的專業知識培訓，提高他們的檔案管理水平，另外要加強員工工作責任心的培養，建立有效的監督機制來規范檔案管理人員的日常工作，同時鼓勵員工借鑒其他優秀的工作經驗，以彌補管理人員管理經驗不足的問題。（4）加強檔案管理人員的管理能力考核。為了進一步提高檔案管理人員對辦公室檔案管理的認識，要通過多種形式開展有關辦公室檔案管理規定的宣傳教育，使辦公室檔案管理人員充分認識到做好檔案管理工作是自己的法律責任和義務，增強檔案管理意識，為提高工作效率創造條件。將檔案資料的積累納入檔案管理人員責任制，加強檔案資料的控制和積累，并進行檢查考核，做到獎懲分明。要建立檔案管理機構領導制度，加強對辦公室檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高辦公室檔案管理水平。綜合辦公室要加強對檔案管理人員工作的考核，考核管理人員的工作質量以及工作效率。（5）采用信息化的管理平臺對檔案進行管理。鑒于傳統管理方式的各種弊端，綜合辦公室檔案管理應采用信息管理模式，即結合相對先進的信息技術，以網絡為管理平臺，對辦公室的檔案信息資源進行更加科學的管理和開發。確辦公室檔案管理能夠有效地為企業的生產經營提供更好的服務。辦公室檔案管理信息化可以有效保證辦公室各部門工作人員通過計算機或網絡技術提供準確的數字信息，對企業的生存和發展產生積極的影響，并能為企業經濟效益的最大化提供更好的保障。通過對傳統的辦公室檔案管理的方式進行升級，使辦公室的檔案管理變得更加高效，減輕管理人員的工作負擔。

5結束語

綜合辦公室檔案的有序管理可以極大地提高工作效率，可以有效地保證辦公室檔案信息的安全保密，能夠最大限度地保證檔案信息的開發利用，有效降低工作人員的工作強度，對企業的發展有著積極的意義。本文介紹了綜合辦公室檔案管理的特點，分析了辦公室檔案在管理過程中存在的問題，并提出了一些解決思路，可為綜合辦公室的檔案管理工作提供理論借鑒意義。

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作者:景倩 單位:中鐵二十局集團第六工程有限公司