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為全面貫徹新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的精神，加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，2018年中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）。《條例》第六條明確，該條例適用于事業(yè)單位管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理。嚴(yán)格審核擬聘人員的人事檔案，做好新聘人員的檔案建立、整理，是完成干部人事檔案管理的重要基礎(chǔ)。《條例》總結(jié)吸收黨的十八大以來(lái)從嚴(yán)管理干部人事檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)新成果，也為事業(yè)單位新聘人員的人事檔案管理工作帶來(lái)了新要求。

一、新時(shí)代事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作現(xiàn)狀

2014年《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》公布，明確面向社會(huì)公開(kāi)招聘是事業(yè)單位新聘用工作人員的主要方式，事業(yè)單位公開(kāi)招聘工作人員按照七大程序進(jìn)行。其中，人事檔案審核是考察環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)。2018年印發(fā)的《條例》中第三十五條，“組織人事部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持‘凡提必審’、‘凡進(jìn)必審’，干部管理權(quán)限發(fā)生變化的‘凡轉(zhuǎn)必審’，在干部動(dòng)議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調(diào)、交流、人才引進(jìn)、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)做好干部人事檔案審核工作”。進(jìn)一步明確“凡進(jìn)必審”，明確干部錄用、聘用及人才引進(jìn)應(yīng)及時(shí)做好干部人事檔案審核工作，突出了全面從嚴(yán)要求。

二、新聘人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.聘用前存在簡(jiǎn)化程序的現(xiàn)象。近年來(lái)，事業(yè)單位公開(kāi)招聘全面展開(kāi)，新聘人員基本都通過(guò)公開(kāi)招聘的七大程序。也有部分單位、部分崗位存在簡(jiǎn)化程序的現(xiàn)象，把直接考察視作通過(guò)全部流程，為通過(guò)考察的人員直接辦理聘用手續(xù)。在走全公開(kāi)招聘七大程序的單位中，也存在簡(jiǎn)化考察程序，特別是人事檔案審核程序，甚至有直接省略掉人事檔案審核這一環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)遞方式不規(guī)范，也是近年來(lái)比較突出的一種現(xiàn)象，主要有四類原因：一是機(jī)要交通耗時(shí)長(zhǎng)；二是用人單位公開(kāi)招聘流程緊；三是用人單位檔案管理制度不嚴(yán)或檔案管理員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)；四是擬聘人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)管理混亂。這些原因都容易造成轉(zhuǎn)遞單位和接收單位不嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，通過(guò)非機(jī)要交通或非專人送取的方式轉(zhuǎn)遞人事檔案。簡(jiǎn)化程序這類問(wèn)題容易給后續(xù)的崗位管理特別是干部人事檔案管理帶來(lái)很大的隱患。

2.聘用后存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象。事業(yè)單位與新聘人員訂立聘用合同，辦理完聘用手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)辦好新聘人員檔案的建立、接收，檔案材料的整理和檔案入庫(kù)。如用人單位檔案管理制度不嚴(yán)，或是檔案管理員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，容易出現(xiàn)未及時(shí)聯(lián)系新聘人員或來(lái)檔單位補(bǔ)充缺失材料、檔案材料整理歸檔不規(guī)范等現(xiàn)象。檔案管理不規(guī)范這類問(wèn)題會(huì)給后續(xù)的崗位異動(dòng)、工資異動(dòng)、職稱晉升帶來(lái)一系列不利影響，使得新聘人員錯(cuò)過(guò)補(bǔ)充材料的最佳時(shí)間，給檔案管理員增加工作量。

三、新時(shí)代事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理的新任務(wù)

《條例》中第二十一條，“干部人事檔案日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等”。結(jié)合以上提到的事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題，從公開(kāi)招聘程序看，新聘人員人事檔案管理可以按照三個(gè)時(shí)間段分別把握任務(wù)重點(diǎn)。

1.聘用前。聘用前對(duì)于擬聘人員的人事檔案，任務(wù)重點(diǎn)在于檔案的審核。檔案審核通過(guò)查閱或者借閱的方式來(lái)完成，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要來(lái)確定。人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的，轉(zhuǎn)遞單位和接收單位均應(yīng)嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)。對(duì)于聘用單位，借閱手續(xù)涉及檔案的接收，應(yīng)向轉(zhuǎn)遞單位出具公函，列明擬聘人員身份信息、轉(zhuǎn)遞事由、轉(zhuǎn)遞時(shí)間要求和轉(zhuǎn)遞方式要求等，并蓋公章。對(duì)于轉(zhuǎn)遞單位，轉(zhuǎn)遞人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或者安排專人送取，并確定歸還時(shí)限，在收到歸還的人事檔案時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料。對(duì)于擬聘人員，應(yīng)明確個(gè)人人事檔案的轉(zhuǎn)遞流向。查閱或借閱審批手續(xù)完成后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成檔案的審核，完成借閱的人事檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸還。對(duì)于擬聘人員的人事檔案審核，主要是對(duì)已經(jīng)獲得的信息進(jìn)行確認(rèn)和證實(shí)，必要時(shí)對(duì)尚未完全弄清楚的重要問(wèn)題進(jìn)行深入追蹤。概括來(lái)說(shuō)應(yīng)圍繞政治審查、材料完備性與真實(shí)性核查、資格復(fù)審三方面進(jìn)行。政治審查，即政治取向、道德素質(zhì)審查，審查檔案是政治審查的重要方式之一。通過(guò)對(duì)檔案的審查，要了解擬聘人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)及歷史情況，社會(huì)關(guān)系是否清楚，排除擬聘人員存在相應(yīng)地區(qū)事業(yè)單位公開(kāi)招聘辦法規(guī)定不得報(bào)名的情形。材料完備性與真實(shí)性核查，即對(duì)照公開(kāi)招聘報(bào)名材料核查，重點(diǎn)核查擬聘人員的出生日期、學(xué)歷學(xué)位有關(guān)材料的完備性與真實(shí)性。根據(jù)招聘規(guī)定的其他條件，可能還需要核查參加工作時(shí)間、政治面貌（或入黨時(shí)間）、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料等。在做材料真實(shí)性核查時(shí)，應(yīng)注意材料形成部門是否符合規(guī)定、材料記載是否一致、邏輯是否存疑。資格復(fù)審，即根據(jù)檔案核查出來(lái)的數(shù)據(jù)和信息，按照有關(guān)政策規(guī)定和招聘公告確定的招聘條件對(duì)擬聘人員的資格做復(fù)審。人事檔案審核應(yīng)結(jié)合回溯倒查法、相互印證法、合理質(zhì)疑法、動(dòng)機(jī)分析法等方式，對(duì)于疑點(diǎn)問(wèn)題，深入查核、綜合研判。凡發(fā)現(xiàn)政治審核有問(wèn)題或檔案材料顯示不符合聘用條件，甚至材料或信息涉嫌造假的，應(yīng)立即核查。未核準(zhǔn)前，一律暫緩考察或者聘用程序。對(duì)于未通過(guò)檔案審核的人員，應(yīng)不予辦理聘用手續(xù)，并及時(shí)將已借閱檔案歸還至相應(yīng)的人事檔案工作機(jī)構(gòu)；對(duì)于通過(guò)檔案審核的人員，應(yīng)盡早辦理公開(kāi)招聘聘用手續(xù)并建立新聘人員的人事檔案。

2.聘用時(shí)。聘用時(shí)對(duì)于新聘人員的人事檔案，任務(wù)重點(diǎn)在于檔案的建立與檔案材料的整理和歸檔。根據(jù)《條例》中分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理的原則，凡是新聘人員應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的管理權(quán)限按照有關(guān)規(guī)定予以建檔。建檔后應(yīng)及時(shí)完成檔案材料的整理和歸檔。凡轉(zhuǎn)遞前已整理且符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的人事檔案，不再重新整理。未整理或不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的人事檔案應(yīng)按照新的規(guī)定整理。《條例》僅在第三章中對(duì)檔案的內(nèi)容和分類作了原則規(guī)定，但同時(shí)在總結(jié)全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，增加了干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)的總要求。對(duì)干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)提出總要求，突出政治性，體現(xiàn)時(shí)代性，既是人事檔案管理的工作要求，也是人事檔案管理的工作目標(biāo)，更是判斷檔案材料收集范圍的根本出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)。實(shí)際工作中，新聘人員的人事檔案容易出現(xiàn)以下幾類問(wèn)題：一是學(xué)歷學(xué)位材料不齊全；二是工作經(jīng)歷材料不齊全；三是黨、團(tuán)類材料不齊全。學(xué)歷學(xué)位材料方面，不同學(xué)歷學(xué)位材料要求不同：大學(xué)本（專）科學(xué)歷須有高考報(bào)名表、高校學(xué)生登記表、高校學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表、高校畢業(yè)生登記表，本科學(xué)歷一般還有授予學(xué)士學(xué)位的材料；碩士研究生學(xué)歷須有報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、碩士研究生學(xué)習(xí)成績(jī)表、碩士畢業(yè)研究生登記表、授予碩士學(xué)位決定；博士研究生學(xué)歷須有專家推薦書兩份、報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、博士研究生學(xué)習(xí)成績(jī)表、博士畢業(yè)研究生登記表、授予博士學(xué)位決定；在國(guó)（境）外取得學(xué)歷學(xué)位的，須有國(guó)家學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)認(rèn)證材料（2000年以后取得的，教育部已明確由教育部留學(xué)服務(wù)中心出具）。工作經(jīng)歷材料方面，問(wèn)題突出且容易對(duì)后續(xù)職稱晉升、崗位異動(dòng)、工資異動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)接和審核等工作有影響的，主要有年度考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、工資待遇審批、參加社會(huì)保險(xiǎn)、聘用、辭職、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證、派遣證、《轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表》等材料。黨、團(tuán)類材料方面，因黨員檔案一般由各支部保管，黨務(wù)工作者多為兼職人員，不熟悉黨員檔案管理業(yè)務(wù)，即使目前多數(shù)單位已配備專職黨務(wù)工作者，大多也都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案管理方面培訓(xùn)，容易出現(xiàn)黨員檔案記錄不規(guī)范、材料歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象。黨類材料主要有《中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請(qǐng)書、政治審查材料、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書和培養(yǎng)教育考察材料（2014年5月前主要看前兩項(xiàng)）。團(tuán)類材料主要有入團(tuán)志愿書，它是最先記載干部出生日期的重要材料之一。對(duì)于缺失材料,人事檔案管理員應(yīng)主動(dòng)通知新聘人員聯(lián)系來(lái)檔單位（原就讀學(xué)校、原工作單位、公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或者本人戶籍所在地的社會(huì)保障服務(wù)機(jī)構(gòu)），通過(guò)合規(guī)的方式及時(shí)追回缺失材料。

3.聘用后。聘用后對(duì)于聘用人員的人事檔案，任務(wù)重點(diǎn)在于：一是檔案保管、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密；二是檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等；三是檔案的利用。其中檔案信息化、檔案材料的收集應(yīng)予以重視，并可開(kāi)展一些有建設(shè)性的工作。檔案信息化方面，新聘人員群體是一個(gè)較好的切入點(diǎn)，目前，大多單位人事檔案基本還處于傳統(tǒng)的手工操作管理狀態(tài)，有條件的單位可主動(dòng)探索由新聘人員群體逐步擴(kuò)大至單位全體人員的檔案信息化和信息資源開(kāi)發(fā)。根據(jù)國(guó)家檔案局的消息，2019年，新修訂的《檔案法》將在年內(nèi)出臺(tái)，其中新增加的一個(gè)專章即信息化建設(shè)。在開(kāi)展地方層面的有關(guān)工作時(shí)要依據(jù)國(guó)家層面的要求進(jìn)行，新修訂的《檔案法》將明確新形式的電子文件如何歸檔，電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性如何保證。檔案材料的收集方面，要借助入職教育、崗前培訓(xùn)的機(jī)會(huì),向新聘人員強(qiáng)調(diào)檔案材料的嚴(yán)肅性,引導(dǎo)他們重視檔案材料的填寫、關(guān)注檔案材料的形成和歸檔。其中，履歷、自傳、年度考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨類、任職等材料是入職后形成的重要材料，新聘人員個(gè)人應(yīng)高度重視，人事檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時(shí)收集材料，鑒別材料內(nèi)容是否真實(shí)、一致，檢查材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備。另外，不容忽視的是，事業(yè)單位人事檔案管理員也應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的人事管理政策及法規(guī)精神，不斷提高工作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)擬聘人員的人事檔案審核是辦理聘用手續(xù)前確保人才質(zhì)量的最后環(huán)節(jié)；嚴(yán)格做好新聘人員的檔案管理工作，才能從源頭上把好“入口”關(guān)；新聘人員人事檔案將是事業(yè)單位考察人才、任用人才的重要依據(jù)。因此，做好新聘人員的人事檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全，才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)高素質(zhì)事業(yè)單位工作人員隊(duì)伍的目標(biāo)。

作者:袁玲 單位:湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院