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【摘要】人性化管理理念下，醫(yī)院行政檔案管理需要總結(jié)傳統(tǒng)人工管理的不足，并順應(yīng)時展潮流，這樣才能達到“解放人力，提升人的管理工作”的最終目標。所以，利用科技的力量重整檔案管理過程，是人性化管理理念下優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理工作的最好方式。

【關(guān)鍵詞】人性化管理理念；醫(yī)院行政檔案管理；優(yōu)化

行政檔案的管理對于整個醫(yī)院發(fā)展具有重大的意義，如何進行更好的管理，為醫(yī)院今后更好發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)非常重要。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，其已逐漸取代傳統(tǒng)人力，在各行各業(yè)中發(fā)揮著非常重要的作用。在科技大興的時代背景下，醫(yī)院行政檔案管理已經(jīng)不能再按照原來的“老路子”走下去，需要不斷開拓創(chuàng)新，才能始終與時俱進，提升醫(yī)院行政檔案管理水平。

一、人性化管理理念下醫(yī)院行政檔案管理的優(yōu)化方向

新時代背景下，傳統(tǒng)的行政檔案管理過程需要借助科學技術(shù)的優(yōu)勢進一步優(yōu)化行政檔案管理流程，以創(chuàng)新思維和手段開創(chuàng)新的行政檔案管理局面。如今，在人性化管理理念下，醫(yī)院行政檔案管理方向勢必要繼續(xù)堅持以人為本的發(fā)展思路，借助科技手段解放人力，使行政檔案管理由“人工管理”過渡到“信息化管理”階段，這是人性化管理理念下醫(yī)院行政檔案管理優(yōu)化的主要方向。

二、人性化管理理念下醫(yī)院行政檔案管理的優(yōu)化內(nèi)容

因為各大醫(yī)院的行政檔案資料分類有所不同，所以優(yōu)化內(nèi)容也不盡相同。為更好地進行分析，筆者將以自己所在的醫(yī)院為例進行分析，具體如下：綜合檔案室?guī)旆抗灿腥箢悪n案：1.人事檔案（本院職工個人檔案）。這類檔案由綜合檔案室指導人事科兼職檔案員負責規(guī)整。2.行政檔案。這類檔案分類較多，主要分為黨群類、行政管理類、科學研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備管理類、醫(yī)務(wù)管理類等等，因為這些檔案非常重要，所以由專門的綜合檔案室負責規(guī)整，而且由專人負責管理。3.會計檔案（會計憑證、賬本）：這類檔案綜合檔案室指導由財務(wù)人員兼職檔案員負責規(guī)整。上述三種檔案類型，行政檔案最為重要，內(nèi)容也最為繁雜，人性化管理理念下，需依靠科技力量對其管理工作進行深度優(yōu)化，從而進一步解放人力，并提升人的管理工作價值。

三、科學技術(shù)對醫(yī)院行政檔案管理的影響

（一）醫(yī)院行政檔案管理工作的重要性。第一，從個人角度看，醫(yī)院行政檔案管理工作保存醫(yī)院人員的相關(guān)信息和醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)的重要信息，因此非常重要，一旦發(fā)生行政糾紛，這些重要的檔案資料就成了重要的法律依憑。第二，從醫(yī)院角度看，行政檔案管理工作屬于醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，其工作水平的提升也在很大程度上推動醫(yī)院整體管理水平的提升。

（二）從重要性分析科學技術(shù)對醫(yī)院行政檔案管理工作的積極影響。第一，檔案歸檔過程愈發(fā)細致，資料種類齊全、分類明晰，這為后續(xù)的資料查找、檢查、借閱等工作奠定了優(yōu)良基礎(chǔ)。第二，紙質(zhì)檔案保存管理情況有所改善，主要表現(xiàn)在許多重要的紙質(zhì)檔案都有相對應(yīng)的電子檔案做備份，從而為了許多重要資料加了“第二道鎖”，尤其對重要的印章、簽名來說，這樣的防護措施往往是非常有效的。第三，對于非常重要的檔案（例如重要領(lǐng)導人員信息資料、重要的醫(yī)院部門資料等等），保密和利用機制往往是非常重要的，運用科學技術(shù)，醫(yī)院行政檔案的保密、利用機制愈發(fā)完善，重要資料的安全性提升，檔案的利用率提升。

四、人性化管理理念下如何利用科技優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理工作

（一）優(yōu)化檔案歸檔過程。優(yōu)化檔案歸檔過程共分為以下幾點：第一，歸檔工作交由專門的信息化團隊負責，尤其是對大型醫(yī)院來說，要選擇“檔案團隊+信息化團隊”的團隊式歸檔管理方式。第二，歸檔過程中做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份檔案的歸檔過程都有最原始的證據(jù)留存，而至于這些掃描的圖片資料，則由專門的信息掃描人員專管。

（二）優(yōu)化行政檔案管理過程。優(yōu)化行政檔案管理過程共分為以下幾點：第一，檔案要做好分類管理，這里所說的分類并不單純指將資料按類別放好，而是要通過專業(yè)的信息分類軟件，按照不同的分類標準對不同資料進行二次整理。第二，利用流程監(jiān)管軟件監(jiān)管行政檔案管理流程，使每一環(huán)節(jié)都實現(xiàn)“高效保質(zhì)、專人專責、分流有序”。

（三）優(yōu)化檔案的保密、利用機制。優(yōu)化檔案的保密、利用機制共分為以下幾點：第一，對于不同檔案資料設(shè)定不同的保密級別，與之對應(yīng)的設(shè)置不同的管理密鑰，尤其對高級別的檔案資料來說，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專人負責。第二，檔案利用機制旨在提升檔案的利用率，因此最好的方法是結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)打造“數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)更新”的新型檔案利用機制。

（四）優(yōu)化行政檔案管理工具。優(yōu)化行政檔案管理工具共分為以下幾點：第一，管理工具的選擇必須要用心，選擇質(zhì)量好、使用方便的管理工具，這樣可以有效提升行政檔案管理效率和管理質(zhì)量，例如行政檔案管理軟件是自治區(qū)檔案局統(tǒng)一指導使用的最先進的GD2016 V1.0檔案綜合管理系統(tǒng)。

（五）優(yōu)化人才培養(yǎng)策略和制度化建設(shè)工作。1.加強行政檔案管理信息化人才建設(shè)，為信息化建設(shè)提供新思路。21世紀最重要的是人才，而高水平的信息化人才隊伍是推動醫(yī)院行政檔案管理信息化建設(shè)的重要力量，因此，各大醫(yī)院都要建立和完善信息化人才隊伍建設(shè)制度，發(fā)揮人才優(yōu)勢，為行政檔案管理信息化建設(shè)提供新思路、新想法。2.加強行政檔案管理制度建設(shè)，為信息化建設(shè)保駕護航。完善的行政檔案管理制度是保障醫(yī)院行政檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提，因此，各大醫(yī)院要積極研究現(xiàn)有的行政檔案管理制度中的不足，認真聽取各方建議和意見，落實行政檔案管理制度改革辦法，從而推動檔案信息化建設(shè)進程。

五、結(jié)語

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院行政檔案管理工作也迎來了前所未有的發(fā)展。基于人性化管理理念，醫(yī)院行政檔案管理工作必須依靠科學技術(shù)才能在各個檔案管理環(huán)節(jié)中解放人力，從而更大程度地發(fā)揮人的檔案管理作用。因此在人性化管理理念下，醫(yī)院行政檔案管理流程需通過科學技術(shù)不斷優(yōu)化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個方面入手不斷創(chuàng)新工作方式，同時加強信息化人才建設(shè)和管理制度建設(shè)，開創(chuàng)行政檔案管理工作新局面，打造“制度管人—人管機器—機器管檔案”的現(xiàn)代化醫(yī)院行政檔案管理新模式。

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作者:吳國芬 單位:玉林市紅十字會醫(yī)院