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【摘要】信息時代背景下，高校圖書檔案信息的應(yīng)用價值越來越高，能夠為學(xué)校教學(xué)研究、教學(xué)改革、人事任命等方面提供參考依據(jù)。所以，應(yīng)當(dāng)高度重視圖書檔案管理，尤其是圖書檔案管理信息化，以便將其管理作用充分發(fā)揮出來，更好的開發(fā)和利用圖書檔案管理信息。基于此，本文將參考相關(guān)資料著重分析和研究圖書檔案管理及信息化。

【關(guān)鍵詞】高校；圖書檔案管理；信息化

時代不斷進步，教育事業(yè)不斷改革，高校教育教學(xué)水平也應(yīng)與時俱進。而要想實現(xiàn)這一目的，需要有較高應(yīng)用價值的圖書檔案信息的支持。基于此，高校應(yīng)當(dāng)高度重視圖書檔案管理，立足于當(dāng)下，積極推進圖書檔案管理信息化建設(shè)，使該項管理工作與時俱進，能夠充分發(fā)揮作用，以便更好的收集、保護、開發(fā)及利用圖書檔案信息。

一、高校圖書檔案管理及其存在的問題

1.高校圖書檔案管理。檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音以及其他形式的記錄。對于高校來說，圖書檔案具有較高的應(yīng)用價值，能夠為教育科研及教育教學(xué)提供參考依據(jù)，還能夠為學(xué)校人事任命提供幫助。所以，為了保證圖書檔案的應(yīng)用價值，將圖書檔案管理作為高校管理的一部分，以便其能夠圍繞檔案實體及檔案內(nèi)容進行有效的管理，保證檔案內(nèi)容真實、完整，避免出現(xiàn)隨意翻動，隨意泄露的現(xiàn)象。2.高校圖書檔案管理存在的問題。無論是從理論還是從實踐的角度來講，高校圖書檔案管理的有效實施都是非常重要的。但立足于現(xiàn)實層面，對現(xiàn)階段圖書檔案管理工作加以分析，不難發(fā)現(xiàn)該項管理工作存在一些問題，具體表現(xiàn)為：（1）管理基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化進展緩慢。信息時代到來的今天，高校所面臨的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境發(fā)生巨大變化，這需要促進高校管理改革，使之與時俱進。又因為圖書檔案管理是學(xué)校管理的一部分，所以應(yīng)當(dāng)推動圖書檔案管理改革，使之具有數(shù)字化特點，但對現(xiàn)階段高校圖書檔案管理加以分析，不難發(fā)現(xiàn)諸多高校圖書檔案管理基礎(chǔ)比較薄弱，還未實現(xiàn)數(shù)字化。也就是圖書檔案管理，依舊依靠人力為主來進行檔案信息收集、分類、篩選、歸檔等，工作量及工作強度較大，這使得管理人員不能全方位的、詳細的、有效的管控，相應(yīng)的檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性、有效性容易受到影響。另外，存放于檔案室中的紙質(zhì)檔案信息容易受到環(huán)境因素的影響，比如溫度、濕度、蟲害等等，導(dǎo)致信息失真，降低檔案信息的應(yīng)用價值。（2）檔案管理人員認(rèn)識不足。規(guī)范化、合理化的落實圖書檔案管理工作需要檔案管理人員的高度支持。但立足于現(xiàn)實層面，對現(xiàn)階段該項工作實施情況加以分析，不難發(fā)現(xiàn)大多數(shù)高校圖書檔案管理人員都不是專業(yè)的管理人才，他們不僅缺乏專業(yè)的管理知識及管理技巧，同時他們也未能正確認(rèn)識到圖書檔案管理及其實施的重要性，這就使得管理人員在具體落實圖書檔案管理的過程當(dāng)中未能投入全部的熱情及精力，加之檔案管理經(jīng)驗都是從其他同事等非正規(guī)渠道獲取，致使其未能專業(yè)化、合理化、有效化的落實各項管理工作，最終導(dǎo)致圖書檔案管理效果不佳。

二、高校圖書檔案管理信息化建設(shè)的必要性

參考相關(guān)資料，對高校圖書檔案管理信息化建設(shè)加以分析和研究，確定推動該項工作的落實是非常必要的，具體表現(xiàn)在以下幾方面：其一，有利于創(chuàng)造巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。對以往高校圖書檔案管理工作加以分析，我們能夠知道圖書檔案信息需要存儲檔案室內(nèi)，并且需要大面積的借書室、閱覽室及采編室等相關(guān)辦公科室的支持。為了實現(xiàn)這一目的，需要建設(shè)正規(guī)化和規(guī)模化的圖書館，這勢必會給高校帶來一定的資金壓力，并且占用較大的土地面積。而推動圖書檔案管理信息化建設(shè)能夠改變這一局面，這是因為圖書檔案管理信息化的實施，能夠?qū)D書檔案信息存儲在信息平臺上，而所用到的實物只是一臺電腦，這能夠大大節(jié)約資金，同時減少土地資源的浪費。另外，從工作的角度出發(fā)，圖書檔案管理信息化的實施還能夠有效的節(jié)約人力、物力，更加高效化、合理化、有效化的處理檔案信息，提高工作質(zhì)量和工作效率。其二，有利于豐富圖書資源。在信息時代到來的今天，高度重視并且積極推進高校圖書檔案管理信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)及相關(guān)先進技術(shù)來打造圖書檔案管理信息系統(tǒng)，那么該系統(tǒng)的良好運作，不僅能夠為圖書檔案管理提供相關(guān)的信息，以便管理人員能夠以此為依據(jù)來科學(xué)、合理的規(guī)劃各項管理工作，有效的落實圖書檔案管理工作，還能夠充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)信息的一個突出特點，即資源信息量的最大化，也就是圖書檔案管理信息化實施的過程當(dāng)中，還能夠使高校圖書得以共享，以便學(xué)校教職人員及學(xué)生能夠有效利用圖書資源來更好的教學(xué)或者學(xué)習(xí)，這對于促進高校教育教學(xué)發(fā)展有極大幫助。其三,有利于強化圖書檔案管理的實效性、共享性及便利性。圖書檔案管理信息化是順應(yīng)市場要求應(yīng)運而生的，它改變了“重藏輕用”的觀念，促使圖書檔案由半封閉型、館藏型向開放型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，大大提高了圖書檔案的開發(fā)與利用程度。具體來說，就是圖書檔案管理信息化的實施過程當(dāng)中以電腦為主要辦公工具，不僅能夠有效的落實圖書檔案信息收集、篩選、分類、歸檔等工作，還能夠?qū)D書檔案信息加以分析研究，挖掘更具價值的信息，滿足教務(wù)人員及學(xué)生的需求，并且方便他們隨時隨地的查詢和利用圖書檔案信息。

三、促進高校圖書檔案管理信息化建設(shè)的對策

基于以上內(nèi)容的分析，高校圖書檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展是非常必要的，能夠促進圖書檔案管理，與時俱進，使之管理作用能夠在高效內(nèi)充分發(fā)揮，提高圖書檔案信息的使用價值。那么，如何促進高校圖書檔案管理信息化建設(shè)？筆者參考相關(guān)資料并總結(jié)自身工作經(jīng)驗，提出的建議是：1.強化檔案信息資源的開發(fā)利用。高校圖書檔案信息的開發(fā)和利用程度對圖書檔案管理信息化能否實現(xiàn)有一定的影響。基于此，為了能夠推動高校圖書檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展，首先就應(yīng)當(dāng)強化檔案信息資源的開發(fā)利用。一方面是正確認(rèn)識圖書檔案管理信息化及其建設(shè)的重要性。也就組織學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員共同學(xué)習(xí)圖書檔案管理信息化的相關(guān)理論及實踐案例，以便以上人員能夠真切的感受到圖書檔案管理信息所能夠發(fā)揮的價值，進而正確認(rèn)識圖書檔案管理信息化及其建設(shè)的重要性，以便其在日常工作的過程當(dāng)中高度重視并積極推進圖書檔案管理信息化建設(shè)。另外，還應(yīng)注重對檔案信息資源的開發(fā)利用，也就是在各種形式的高校圖書管理活動之中，制定可行性的圖書檔案信息資源開發(fā)決策，鼓勵相關(guān)人員投入其中，比如嘗試?yán)镁W(wǎng)站或者相關(guān)軟件來搜集相關(guān)資料等。2.構(gòu)建高校圖書檔案管理信息化系統(tǒng)。高校圖書檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建是圖書檔案管理信息化建設(shè)的具體體現(xiàn)。那么如何構(gòu)建可行性較高的高校圖書檔案管理信息化系統(tǒng)呢？相關(guān)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)對高校際情況予以了解，尤其是圖書檔案管理工作，明確該項工作存在的問題，進一步分析圖書檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用的目的，從此角度出發(fā)有效的運用信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進技術(shù)來構(gòu)建該系統(tǒng)，那么該系統(tǒng)運行的過程當(dāng)中計算機能夠?qū)D書檔案進行歸類、識別及整理，以便學(xué)校教務(wù)人員及學(xué)生能夠通過網(wǎng)絡(luò)在計算機上查詢或下載圖書檔案信息。3.注重提高檔案管理人員的素質(zhì)。其實促進高校圖書檔案管理信息化建設(shè)，就意味著提高圖書檔案管理的設(shè)備水平和技術(shù)水平。為了保障圖書檔案管理人員能夠與圖書檔案管理信息化水平相匹配，應(yīng)注重提高圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。也就是對圖書檔案管理人員日常工作實際情況加以分析，其中包括工作狀態(tài)、工作能力、工作表現(xiàn)、工作成績等方面，進而明確圖書檔案管理人員存在的不足，并制定針對性的可行性的培訓(xùn)方案，對檔案管理人員進行有效的培訓(xùn)，提高圖書檔案管理人員專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)等，以便其滿足管理工作需求，能夠規(guī)范化、合理化、有效化的落實各項圖書檔案管理工作。經(jīng)本文分析，確定現(xiàn)階段高校圖書檔案管理存在一些問題，比如管理基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化進展緩慢、檔案管理人員認(rèn)識不足等，導(dǎo)致該項管理工作的作用未能淋漓盡致的發(fā)揮出來，提高圖書檔案的應(yīng)用價值。對此，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識到圖書檔案管理信息化建設(shè)的必要性，進而積極推進圖書檔案管理信息化建設(shè)，即：強化檔案信息資源的開發(fā)利用、構(gòu)建高校圖書檔案管理信息化系統(tǒng)、注重提高檔案管理人員的素質(zhì)。

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作者:史文輝 單位:湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)動物科學(xué)技術(shù)學(xué)院