前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校存貨管理內部控制探析，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
近年來，高校在實驗試劑、耗材的采購和使用上管理粗放，控制不嚴，利用虛假存貨采購套取資金以及在存貨管理中貪污、受賄等違法事件時有發生。長期以來，高校成本核算和成本控制意識淡薄，對存貨資產管理重視程度不夠，存貨管理控制措施缺乏，存貨管理中存在浪費、流失、毀損、被盜、挪用等現象，尤其是對危險化學品（有毒害、腐蝕、爆炸、燃燒、助燃品等，下同）等管理不嚴，容易引發重大安全事故。在存貨管理上存在管理意識不強、管理措施不到位、存貨賬實不符等問題，存貨安全和完整得不到有效保證，影響存貨使用效益。按照高校存貨業務流程，存貨管理業務存在以下風險：
（一）采購風險
存貨采購計劃編制和預算安排不合理，導致存貨積壓或短缺。對于危險化學品的請購事項未按國家有關規定辦理報批手續并實施有效管理。存貨采購過程中，由于審批手續不全，采購方式、方法不當，對達到政府采購限額標準未實行政府采購等，都可能產生舞弊行為，給學校造成損失。
（二）驗收風險
存貨驗收走形式，未按照采購單對實物逐項核對，造成虛假采購和套用資金風險。對采購的存貨驗收程序不規范，導致質量達不到要求，以次充好或數量不足；對經驗收合格的存貨不及時登記入庫，造成存貨庫存信息不準確；不按類別區分，未實行分類管理，導致存貨賬目混亂，造成存貨流失。
（三）保管風險
倉儲人員崗位職責不明確，分工不合理，可能出現存貨被盜、挪用；保管方法不適當，監督不嚴密，倉庫的防火、防盜、防潮、防鼠、防病蟲害和防變質等倉儲條件不達標，不同性質物品混雜存儲等，由于隨意堆放導致存貨腐爛、變質。對于危險化學品未實施隔離存儲，未實施重點監控，可能出現盜竊、錯發等現象，易引起重大安全事故。
（四）領用風險
存貨領用手續不完善，審核不嚴格，發出存貨登記不完善，可能導致存貨流失。對大批量、貴重或危險化學品的領用與發出未實行特別授權制度，可能導致損失或引發安全事故。
（五）盤點風險
存貨清查制度不健全，盤點方式、方法不得當，存貨盤盈、盤虧、變質、毀損等情況未及時發現，導致資產賬實不符，責任無法追究，管理漏洞未能及時堵住，造成資產流失嚴重。
（六）處置風險
存貨處置責任不明確，審批不嚴，未能采取有效方式公平、公正處置，隨意報廢、報損，造成處置收入流失，易出現違法、違規處置行為，產生舞弊。隨意處置危險化學品及廢棄品，亂放亂扔，可能引發火災、投毒、環境污染等危害。
二、高校存貨內部控制目標
高校存貨管理應符合高校財務管理和資產管理活動需要，適應辦學業務特點和事業發展需求，優化辦學資源配置，提高存貨使用效能，避免閑置、毀損和浪費，保證存貨資產的安全完整。高校存貨資產內部控制目標主要包括安全性、合法性、真實性和效益性。
（一）安全性
高校通過實施內部控制，確保學校存貨安全和完整，防范存貨被盜竊、私吞及危險化學品保管和使用過程中可能出現的安全責任事故。高校應針對存貨特點建立存貨保管制度，加強防火、防盜、防潮、防病蟲害和防變質等倉儲條件建設，降低存貨倉儲保管過程中損壞、變質、流失和被盜等現象的發生。同時，強化監管，適時跟蹤危險化學品的領用和使用情況，預防和減少危險化學品事故，保障師生生命財產安全，防止出現存貨管理安全風險。
（二）合法性
存貨是高校資產的重要組成部分，存貨管理應符合國家法律、政策、法規和制度的規定。涉及大宗存貨應實行政府采購，以杜絕存貨采購過程中可能產生的舞弊、違法行為。高校應加強存貨處置管理，規范處置，處置收入及時入賬。對危險化學品要按國家相關管理制度要求，嚴格管理，從采購、驗收、倉儲、保管、領用、回收處置等環節進行重點監控，避免由于管理漏洞造成安全事故。
（三）真實性
高校通過加強存貨預算、采購、驗收、審批、領用等環節的管理和監督，以保證存貨采購、收發等具體業務的真實性，確保存貨賬實相符。高校應規范存貨驗收程序，對存貨的來源、數量、規格、品種、質量等方面進行檢查，分門別類驗收入庫。加強存貨核算，建立數量金額式存貨分類明細賬，定期組織開展存貨清查盤點，發現差錯，查明原因，及時處理，有效彌補管理漏洞，做到存貨賬目清晰、賬實一致。
（四）效益性
高校根據辦學業務需要采取有效內部控制措施，講求經濟性，確保存貨使用的合理性，提高存貨的使用效益。高校應按照教學、科研計劃或教學大綱進度要求，與部門預算相一致，于上年度合理編制次年存貨采購計劃，保證教學科研需求。高校應強化存貨審批管理，不斷完善存貨采購預算，科學規劃庫存，避免存貨積壓或短缺，造成不必要的浪費。
三、高校存貨內部控制措施
高校應針對存貨管理各環節存在的風險，根據存貨業務流程，圍繞存貨內部控制目標，按照不相容崗位相互分離、互相牽制的內部控制原則，建立健全存貨內部控制管理制度，確保存貨合理配置及有效利用。高校存貨內部控制措施包括基本控制和關鍵環節控制兩方面。
（一）基本控制措施
1．崗位分工控制
按不相容崗位和職務相互分離原則，高校存貨業務涉及的不同崗位應由不同部門和人員負責，嚴禁一個部門或同一人員包辦存貨業務的各個流程。存貨業務不相容崗位包括：存貨的請購與審批、預算審批與執行、采購驗收與款項支付、出入庫記錄與倉庫保管、發出申請與審批、清查盤點與保管、處置申請與審批等。
2．歸口管理控制
高校應指定專門部門歸口管理存貨，負責辦理存貨的出入庫登記和倉儲保管，規定存貨的嚴格限制接觸條件和審批程序，匯總使用部門的存貨購置申請，參與存貨的驗收，協助存貨資產的清查盤點，及時與財務部門存貨會計核算賬目進行核對，確保賬賬相符、賬實相符。
3．授權審批控制
高校應當建立嚴格的存貨業務授權審批控制制度，明確授權審批的方式、程序、權限、責任，規定具體經辦人員的職責范圍和工作要求。審批人應在規定的授權范圍內履行審批職責，不得越權審批。經辦人應根據授權審批人的批準意見辦理存貨業務。對于審批人越權審批的存貨業務，經辦人有權拒絕辦理，并及時向上級授權部門或單位報告。嚴禁未經授權，越權審批或擅自辦理存貨業務。
4．單據記錄控制
存貨的請購申請、預算批復、詢價函、合同、發票、出入庫單、記賬憑證、清查盤點表、處置單據等是存貨管理的重要單證，應妥善保管。出入庫單、處置單等重要單據應參照會計記賬憑證模式，編號管理，嚴防篡改記錄和丟失。高校應加強存貨業務的會計核算管理，充分運用會計電算化和信息化手段，保證存貨預算編制、采購計劃、款項支付、會計核算等真實、準確。
（二）關鍵環節控制措施
1．采購環節控制
存貨使用部門根據年度需求編制存貨采購申請計劃，報資產管理部門匯總。資產管理部門根據使用部門申請計劃，審核、論證后向財務部門申請預算。預算批復后，使用部門和資產管理部門根據教學、科研需求合理編制存貨采購計劃。涉及危險化學品的請購應按國家相關政策辦理報批手續。
2．驗收入庫控制
存貨到貨后，應組織驗收和辦理入庫登記。對待驗存貨的品名、規格、數量等進行查驗，與訂貨單及合同核對是否一致。對貴重、稀缺、危險化學品或專業性強的存貨可以聘請外部專業人士協助驗收。驗收合格的存貨，立即辦理入庫手續，填寫入庫單，登記庫存賬目；對驗收不合格的存貨，及時辦理退貨等手續。
3．倉儲保管控制
高校一般需保持一定量的存貨庫存。存貨驗收入庫后，應按品種分類分規格擺放。存貨倉庫應達到防火、防盜、防潮、防鼠、防病蟲害和防變質等基本倉儲條件。對于貴重、稀缺和危險化學品應實施隔離存儲，采用雙人雙鑰匙保管，以確保安全。非倉儲保管人員不得保管倉庫鑰匙，辦理存貨收發業務。
4．領用環節控制
高校應建立存貨領用審批管理制度，嚴格領用、發出存貨的審批手續，保管人員應仔細審核領用事由，掌握存貨的領用去向和用途。設置存貨收發存明細賬，做好存貨管理和會計核算，保證實物流和資金流一致，做到賬實相符。同時，應建立特別授權制度，對于大批量、貴重、危險化學品的領用發出實施特別授權，經審批后發放。
5．盤點處置控制
高校應建立存貨清查盤點制度，確立盤點程序和盤點周期，明確盤點的范圍、方式、人員、頻率、時間等具體內容，合理安排人員，有序開展盤點工作。盤點時要翻閱存貨出入庫、倉儲保管登記等賬目，做好盤點記錄，編制存貨盤點表。根據盤點情況與會計賬目進行核對，賬賬核對，賬實核對，分析盤盈、盤虧原因，查明責任，及時處理。對因變質、毀損需辦理存貨報廢處置的，按相關審批程序辦理報批手續。
6．監督檢查控制
加強存貨收發業務的監督檢查是管好存貨的重要措施，高校資產管理部門應經常檢查庫存存貨及倉儲條件等情況，做好相關查驗記錄；財務、審計部門應定期開展存貨盤點檢查，對存貨入庫、發出記錄、庫存和存貨賬目進行抽查核對工作，確保存貨賬賬相符，賬實相符。同時要檢查非崗位人員是否有違反規定辦理倉儲存貨業務等現象。通過監督檢查，強化和促進內部控制，及時發現問題，防范差錯和舞弊發生。
作者：徐傳和 高躍峰 單位：安徽醫科大學財務處 安徽醫科大學國有資產管理處
