前言：尋找寫(xiě)作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的火電廠項(xiàng)目采購(gòu)管理信息化研究，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來(lái)靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要:
針對(duì)海外大型火力發(fā)電廠項(xiàng)目物資管理的問(wèn)題，以管理需求為導(dǎo)向進(jìn)行流程信息化分析。首先，從外部接口管理的分析到物資管理系統(tǒng)的接口需求，進(jìn)而從采購(gòu)內(nèi)部管理流程中各環(huán)節(jié)信息化應(yīng)包含的功能，最后闡述了物資編碼在信息化建設(shè)的要點(diǎn)。
關(guān)鍵詞:
在海外火力發(fā)電總承包項(xiàng)目中，隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇、項(xiàng)目利潤(rùn)的減少，項(xiàng)目需要走向精細(xì)化管理的方向。物資管理的水平和信息化程度在項(xiàng)目執(zhí)行階段直接關(guān)系到項(xiàng)目能否順利實(shí)施、剩余物資是否造成浪費(fèi)等問(wèn)題。因此總包方在采購(gòu)管理過(guò)程中，需要監(jiān)控好物資動(dòng)態(tài)變化，保證設(shè)備材料的及時(shí)性、可用性、齊套性和冗余量。國(guó)外大型總包項(xiàng)目較成熟的使用SAP、IBM、Oracle等基于ERP的管理系統(tǒng)。在國(guó)內(nèi)，石化行業(yè)總包業(yè)務(wù)較早采用了SPM(SmartPlantmanagement)系統(tǒng)。為了拓展總包業(yè)務(wù)的管理深度，我國(guó)的火電總包單位也在積極革新企業(yè)的管理流程，努力發(fā)展適合自己的信息化管理系統(tǒng)。目前行業(yè)內(nèi)也較多應(yīng)用SAP、Poweron等信息系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目管理［1］。項(xiàng)目管理軟件的實(shí)施狀態(tài)依賴(lài)于總包單位進(jìn)行有效的流程梳理和標(biāo)準(zhǔn)化，明確的各責(zé)任部門(mén)的工作界面，規(guī)范數(shù)據(jù)接口和物資材料編碼系統(tǒng)。首先，采購(gòu)物資管理應(yīng)明確對(duì)外接口需要的業(yè)主需求，明確信息化輸入和輸出要點(diǎn)。
1物資管理系統(tǒng)接口管理
要做好物資流程梳理和信息化接口管理，首先需明確與接口單位或個(gè)人的輸入輸出數(shù)據(jù)。為此物資系統(tǒng)對(duì)于外部不同接口需進(jìn)行模塊化管理。
1．1設(shè)計(jì)接口管理
海外火力發(fā)電建設(shè)項(xiàng)目總包方面對(duì)設(shè)計(jì)單位的接口，有大量的技術(shù)資料、廠家資料等文件需要交互性的文件傳送和審批管理。對(duì)于正式提交審批的文件主要有:技術(shù)規(guī)范書(shū)和設(shè)計(jì)圖紙以及隨之產(chǎn)生的設(shè)備材料清冊(cè)［2］。設(shè)計(jì)接口的管理需要實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙?zhí)柎a、設(shè)備名稱(chēng)、設(shè)備的物資編碼查洵以及分類(lèi)統(tǒng)計(jì)功能。
1．2費(fèi)控接口管理
費(fèi)控接口管理主要關(guān)注兩方面:一方面是設(shè)備材料的采購(gòu)費(fèi)控目標(biāo)需分解到采購(gòu)包，另一方面是向業(yè)主收入合同的收款項(xiàng)目與采購(gòu)合同價(jià)格項(xiàng)的匹配和收款進(jìn)度跟蹤。設(shè)備材料費(fèi)控目標(biāo)的下達(dá)通常到采購(gòu)包級(jí)別的設(shè)備編碼，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體費(fèi)用控制可監(jiān)控可衡量，另外采購(gòu)合同與收入合同在收款項(xiàng)目上需要一一匹配。尤其在海外項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需涉及到設(shè)備報(bào)關(guān)、退稅的一系列監(jiān)管。因此，在收入合同價(jià)格項(xiàng)目或出口免稅表格價(jià)格項(xiàng)目不詳細(xì)的情況下，需要對(duì)采購(gòu)包級(jí)別甚至是設(shè)備部件級(jí)別的編碼與收入合同收款項(xiàng)進(jìn)行匹配。物資信息系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同與收入合同在設(shè)備材料編碼下的動(dòng)態(tài)查詢(xún)，還可全面監(jiān)控收入合同向分包合同的向下分解狀態(tài)。避免發(fā)貨無(wú)收款項(xiàng)目、有收款項(xiàng)目無(wú)貨可發(fā)、發(fā)貨收款不匹配的情況發(fā)生。
1．3計(jì)劃接口管理
采購(gòu)物資管理系統(tǒng)需要項(xiàng)目依據(jù)整體的進(jìn)度計(jì)劃，分解到設(shè)備材料的采購(gòu)和供貨進(jìn)度計(jì)劃。進(jìn)一步分解為采買(mǎi)進(jìn)度計(jì)劃、催交進(jìn)度計(jì)劃、運(yùn)輸進(jìn)度計(jì)劃、支付進(jìn)度計(jì)劃等。項(xiàng)目計(jì)劃管理與各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行實(shí)際時(shí)間需要做到動(dòng)態(tài)更新，能根據(jù)實(shí)際的執(zhí)行情況在進(jìn)度監(jiān)控過(guò)程中根據(jù)狀態(tài)采取相應(yīng)的管理措施。因此，采購(gòu)進(jìn)度監(jiān)控需要添加預(yù)警信息。
1．4財(cái)務(wù)接口管理
財(cái)務(wù)接口管理主要針對(duì)各個(gè)采購(gòu)合同的支付計(jì)劃、增值稅票的管理、出口退稅的管理、合同下保函的管理等方面。信息化系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同在系統(tǒng)內(nèi)部的支付流轉(zhuǎn)和分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)交貨設(shè)備與增值稅票或其他發(fā)票的比對(duì)檢查;實(shí)現(xiàn)各個(gè)合同下保函及有效期的監(jiān)控和管理;實(shí)現(xiàn)對(duì)出口退稅需要的單據(jù)和數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)索引和歸檔統(tǒng)計(jì)。
1．5施工接口管理
施工接口管理主要是針對(duì)設(shè)備材料清冊(cè)的完整性和進(jìn)度確認(rèn)。設(shè)備材料清冊(cè)得復(fù)核需要現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)行二次施工圖設(shè)計(jì)和現(xiàn)場(chǎng)工勘情況調(diào)整的材料，應(yīng)作為采買(mǎi)模塊的輸入;項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度或者施工工序的調(diào)整可能帶來(lái)設(shè)備材料進(jìn)度需求計(jì)劃的調(diào)整，采購(gòu)管理應(yīng)針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整以滿(mǎn)足項(xiàng)目整體進(jìn)度要求。物資管理系統(tǒng)需要支持物資需求計(jì)劃的更新及對(duì)設(shè)備物資清冊(cè)的校審，能通過(guò)批準(zhǔn)的物資需求計(jì)劃調(diào)整設(shè)備材料要求到現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間，精細(xì)化采購(gòu)的設(shè)備材料管理深度和進(jìn)度
1．6質(zhì)量接口管理
質(zhì)量管理在物資管理系統(tǒng)中強(qiáng)調(diào)設(shè)備監(jiān)造管理和質(zhì)量文件管理。在采購(gòu)過(guò)程中，通常收入合同明確部分重要設(shè)備詳細(xì)的ITP文件要求，而采購(gòu)合同也會(huì)相應(yīng)依據(jù)收入合同、國(guó)家或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)設(shè)備提出監(jiān)造要求等質(zhì)量監(jiān)管。在監(jiān)造執(zhí)行過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)輸出整套的質(zhì)量文件，如設(shè)備的材料證明、生產(chǎn)檢驗(yàn)證明、試驗(yàn)合格證明、合格證明等制造文件、設(shè)備發(fā)運(yùn)中隨貨帶的圖紙、說(shuō)明書(shū)、安裝運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等供項(xiàng)目查詢(xún)使用。在采購(gòu)管理過(guò)程中，隨著監(jiān)造計(jì)劃細(xì)分到具體設(shè)備，調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)造項(xiàng)目衡量設(shè)備或者材料的質(zhì)量情況，并對(duì)質(zhì)量整改項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤，對(duì)質(zhì)量文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔管理成為總包方質(zhì)量體系建設(shè)的重要一環(huán)。
1．7安全接口管理
安全管理在采購(gòu)過(guò)程中主要針對(duì)運(yùn)輸?shù)陌踩芾怼}(cāng)儲(chǔ)的安全管理兩個(gè)部分。在運(yùn)輸?shù)陌踩芾磉^(guò)程中，特別關(guān)注重大件運(yùn)輸和危險(xiǎn)品運(yùn)輸?shù)陌踩芾?在倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程中，特別強(qiáng)調(diào)危險(xiǎn)品貨物的倉(cāng)儲(chǔ)管理。系統(tǒng)需要在前段信息維護(hù)加入對(duì)危險(xiǎn)源的識(shí)別工作，在設(shè)備材料清冊(cè)的重量尺寸和貨物危險(xiǎn)品屬性的維護(hù)中，需要清晰標(biāo)注潛在危險(xiǎn)屬性，在執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理。
1．8外單位接口管理
在物資管理中，主要的外單位接口管理是針對(duì)信息交互的需求。如資料提交和確認(rèn)過(guò)程，與分包商或者業(yè)主的信息交互主要通過(guò)文檔系統(tǒng)的控制進(jìn)行文檔信息的傳遞和審核確認(rèn)過(guò)程，并在文件流轉(zhuǎn)中控制版本的自動(dòng)更新。總包方能與授權(quán)供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)線上的圖紙資料提交審核和確認(rèn)過(guò)程;能讓其線上提交裝箱清單、質(zhì)量文件等需要向總包方提交的電子文件并有效進(jìn)行審核和版本控制。
2采購(gòu)管理內(nèi)部流程梳理
在理清與外部的接口后，采購(gòu)管理內(nèi)部也需要分模塊進(jìn)行操作，做好物資管理信息化，需要采購(gòu)內(nèi)部各崗位之間能進(jìn)行有效流程銜接和界面劃分。
2．1采買(mǎi)及合同管理
在采買(mǎi)管理模塊中，信息系統(tǒng)需要解決基本的招投標(biāo)流程文件的流轉(zhuǎn)和審批，進(jìn)而解決設(shè)計(jì)圖紙關(guān)聯(lián)的設(shè)備材料清冊(cè)，并在清冊(cè)中實(shí)現(xiàn)物資編碼系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一［3］。在合同管理中，系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)合同的線上管理和支付的在線管理，更需要合同下的設(shè)備材料清單對(duì)應(yīng)編碼，對(duì)應(yīng)合同價(jià)格、技術(shù)要求和供應(yīng)商等多屬性信息。
2．2催交管理
合同催交管理分為資料催交和設(shè)備材料催交兩個(gè)方面。資料催交需要支撐版本控制流程審批等功能;設(shè)備材料催交更注重設(shè)備和材料的生產(chǎn)進(jìn)度與整體的設(shè)備物資計(jì)劃之間的匹配程度，并相應(yīng)產(chǎn)生延遲預(yù)警信息。
2．3監(jiān)造管理
監(jiān)造單位需要依據(jù)分包合同、收入合同和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)編制監(jiān)造大綱和監(jiān)造計(jì)劃、檢查核實(shí)設(shè)備的質(zhì)量情況。各企業(yè)可根據(jù)設(shè)備逐漸積累設(shè)備的工廠試驗(yàn)計(jì)劃并形成相應(yīng)的衡量標(biāo)準(zhǔn)量表。通過(guò)廠家的監(jiān)造管理，有利于總包方形成自身的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)或公司標(biāo)準(zhǔn)，增加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
2．4物流管理
在與物流單位簽訂物流合同后，物流管理需要從原始的設(shè)備材料清冊(cè)開(kāi)始匹配到設(shè)備裝箱清單，再依據(jù)合同價(jià)格信息、貨物信息等形成報(bào)關(guān)單、發(fā)票、裝箱單等信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)物流環(huán)節(jié)的信息流轉(zhuǎn)自動(dòng)化，也方便依據(jù)單個(gè)設(shè)備信息編碼對(duì)物流流轉(zhuǎn)狀態(tài)的查詢(xún)。
2．5倉(cāng)儲(chǔ)管理
在采購(gòu)管理過(guò)程中，倉(cāng)儲(chǔ)管理直接面對(duì)設(shè)備材料需求方，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙信息把設(shè)備材料分發(fā)到各個(gè)施工方手上。因此，倉(cāng)儲(chǔ)信息系統(tǒng)應(yīng)支持設(shè)備編碼對(duì)于設(shè)計(jì)圖號(hào)的匹配和查詢(xún)。根據(jù)設(shè)計(jì)要求進(jìn)行材料配發(fā)，在多系統(tǒng)、多項(xiàng)目情況下，實(shí)現(xiàn)材料之間互相流轉(zhuǎn)，并根據(jù)需求預(yù)測(cè)信息盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存和需求差距，形成庫(kù)存預(yù)警信息。采購(gòu)管理分模塊進(jìn)行流程梳理和優(yōu)化，匹配與流程相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，能有效減少信息溝通的難度，實(shí)現(xiàn)異地辦公的有效銜接，加強(qiáng)項(xiàng)目采購(gòu)部分的文檔建設(shè)和信息查詢(xún)水平。
3物資管理系統(tǒng)的編碼
良好的編碼形式是業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)使用效率和效果的保障［4］。信息化和編碼體系需總包方與其分包方形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)備材料清冊(cè)和信息匯總和分類(lèi)中，編碼是每個(gè)系統(tǒng)中不可或缺的因素。控制成套分包商的編碼與總包方一致，將大大減少后續(xù)的轉(zhuǎn)換工作量。在信息系統(tǒng)組建設(shè)備材料清冊(cè)并建立編碼系統(tǒng)時(shí)需注意以下幾點(diǎn):1)項(xiàng)目級(jí)編碼、企業(yè)級(jí)編碼、行業(yè)級(jí)編碼需有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)行業(yè)、企業(yè)和項(xiàng)目之間信息接口的標(biāo)準(zhǔn)化。2)編碼需規(guī)范、有效，能對(duì)專(zhuān)業(yè)、材料種類(lèi)等信息進(jìn)行有效區(qū)分并保證單個(gè)材料物資編碼唯一性。3)編碼需具有擴(kuò)展性和兼容性，能與其他分包商、業(yè)主單位的編碼結(jié)合使用。編碼后續(xù)的更新發(fā)展需要有可持續(xù)發(fā)展的保障。
4結(jié)論
海外大型火力發(fā)電廠建設(shè)項(xiàng)目總包方物資管理水平的提高需要其管理流程與信息系統(tǒng)相適應(yīng)。物資系統(tǒng)建設(shè)需要根據(jù)總包方流程對(duì)已有軟件系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，同時(shí)也需要總包方根據(jù)信息化流程要求改革自身的流程和制度以滿(mǎn)足信息化發(fā)展的要求。因此在系統(tǒng)選用和二次開(kāi)發(fā)時(shí)需要充分考慮對(duì)外接口崗位或單位的系統(tǒng)需求、采購(gòu)內(nèi)部管理流程、人員分工設(shè)置、集團(tuán)或行業(yè)物資編碼體系等以打造適應(yīng)企業(yè)的信息系統(tǒng)。總包方引入合適的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，利用細(xì)化設(shè)計(jì)圖紙和材料清冊(cè)相對(duì)應(yīng)的設(shè)備編碼，對(duì)項(xiàng)目的物資分層次、分類(lèi)別進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)，將參建各方協(xié)調(diào)在同一平臺(tái)上共享信息，分工協(xié)作，能在大型復(fù)雜的項(xiàng)目管理中，有效減少管理成本和信息缺失給項(xiàng)目的執(zhí)行帶來(lái)的執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。
作者：于海波 單位：中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)廣東省電力設(shè)計(jì)研究院有限公司
參考文獻(xiàn):
［1］熊偉．電力工程EPC總承包項(xiàng)目信息化管理研究［D］．北京:北京郵電大學(xué)，2014．
［2］于海波．淺析海外發(fā)電廠物資材料清冊(cè)管理［J］．東方企業(yè)文化，2015(21):336．
［3］孔慶偉．面向電力行業(yè)物資詢(xún)價(jià)采購(gòu)信息平臺(tái)的建模與設(shè)計(jì)［D］．濟(jì)南:山東大學(xué)，2006．
［4］申亮．華北電網(wǎng)公司一體化物資管理信息系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)［D］．北京:華北電力大學(xué)，2009．