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以燕山大學為例，電子文獻資源的語種包括中文和外文兩種；所屬學科包含經濟/管理、法律/政治、材料科學、機械工程、生物科學/生物工程、體育、光學/儀器、化學/化工、環境科學、交通運輸、電氣/控制/自動化、藝術/傳媒、語言/文學、哲學/宗教、數學/物理、信息科學/計算機/電子技術、土木工程/建筑、動力/能源/礦業、圖書館/情報/檔案，共19個學科；應用學院包括機械工程學院、材料科學與工程學院、電氣工程學院、信息科學與工程學院、軟件學院、建筑工程與力學學院、車輛與能源學院、環境與化學工程學院、經濟管理學院、理學院、外國語學院、文法學院、公共管理學院、馬克思主義學院、藝術與設計學院、體育學院，共16個學院；資源類型包括期刊、學位論文、報紙、視頻、年鑒、參考工具、電子圖書、工具書、專利、會議論文、標準、音頻、案例、科技成果、法律法規、事實型數據，共16種；揭示深度包括全文、文摘、題錄、目錄、事實5種；文獻來源分為購買數據庫、免費數據庫、NSTL提供、國家圖書館提供、自建數據庫、試用數據庫6類。另一方面，電子文獻資源的采購方式和采購年限也并不統一。中文電子文獻資源多采用自主談判的方式進行，外文電子資源分為DRAA組團和自主談判兩種采購方式。采購年份根據學校經費情況以及DRAA聯盟采購方案要求分為1年合同、2年合同以及多年合同。電子文獻資源類型的多樣化、采購方式及采購年限的差異化加大了高校圖書館電子文獻資源采購管理工作的難度，對電子文獻資源采購工作的規范化、系統化管理成為圖書館建設的重中之重。高校圖書館迫切需要一套基于網絡化應用的、可內部共享的、便于使用與維護的電子文獻資源采購管理系統，以實現對電子文獻資源生命周期全過程的高效管理。
2電子文獻資源采購流程的設計
電子文獻資源在圖書館的生命周期包括選擇評估、提供試用、試用情況評估、溝通談判、組織購買、使用評估幾個階段。其中，對于參加DRAA聯盟組團的外文電子文獻資源的采購可以省去溝通談判環節。在電子文獻資源的采購工作中，資源評估是前提工作，談判購買是核心工作。高校圖書館要對每一個新增電子文獻資源進行試用前評估，分析新增資源是否與已有資源重復、是否能對教學科研起到輔助作用以決定是否提供試用；要對每一個試用電子文獻資源在試用期內的使用情況進行評估，以決定是否組織購買；要對每一個購買數據庫在合同期內的使用情況進行評估，以決定是否續訂。對通過評估的電子文獻資源，圖書館可以通過參加DRAA聯盟組團和自行談判兩種方式開展采購工作。
3系統功能實現
圖書館電子文獻資源采購管理系統讀入圖書館采購電子文獻資源的基本信息、年度采購信息、聯系人信息以及集團采購方案信息，可按照年度查詢本年度電子文獻資源采購完成情況以及下一步工作任務，可按照指定數據庫查詢該數據庫歷年采購情況，以明確數據庫價格漲幅情況，并對數據庫的采購價格進行預測。該系統還具有電子文獻資源合同信息掃描件上傳的功能，實現電子文獻資源采購信息的數據化。另外，系統后臺數據儲存時指定文件上傳的物理路徑并對上傳電子文獻資源信息的命名格式化。該系統操作簡便、實用性強、功能齊全，實現電子文獻資源購買和相關服務的流程化、規范化、平臺化管理，提高電子文獻資源采購、信息維護、服務、保存等業務和管理工作的效率。
3.1系統安全登錄
系統嚴格審核執行電子文獻資源采購任務的工作人員的角色和權限，根據工作人員角色、權限的可定制功能實現用戶分級管理，超級管理員可實現對整個系統的讀寫操作，一般采購人員只可實現讀操作，不可進行寫操作。由于圖書館電子文獻資源采購管理系統中涉及電子文獻資源合同期限以及價格等敏感信息，為了保證系統內容的隱私性，系統對管理員的活躍時間進行限制。如果管理員超過15min未對系統進行任何操作，系統默認管理員已經離開，再次操作時會出現超時提示。
3.2按年度查詢采購情況
系統可提供指定年度電子文獻資源采購統計信息，包括采購電子文獻資源總數、續訂電子文獻資源總數和新增電子文獻資源總數，方便管理人員明確采購的方向。同時在電子文獻資源列表中將電子文獻資源采購重點信息展示，方便資源查看和對比。系統采用JS控制實現將新增電子文獻資源高亮顯示，方便管理員查看。
3.3按資源查詢采購情況
系統可以實現按照電子文獻資源名稱查詢特定電子文獻資源的歷年采購情況。在電子文獻資源詳情頁面可顯示電子文獻資源采購的年度信息、基本信息、聯系人信息，并提供電子文獻資源的掃描文獻下載專區和集團采購方案下載專區。其中，年度信息提供電子文獻資源歷年合同起止時間、合同價格信息、數據庫商以及付款商合同簽署時間、發票時間以及沖賬時間；基本信息提供電子文獻資源的內容、類型、回溯年限、涉及科目、網址等基本信息；聯系人信息提供電子文獻資源采購聯系人的基本信息以及聯系方式；掃描文件下載專區提供歷年采購合同、回執、發票等紙質文件掃描版下載；集團采購方案下載專區提供歷年采購方案掃描版的下載。
3.4采購信息編輯提交
超級管理員登錄系統后可實現對電子文獻資源采購信息的上傳提交，分為基本信息提交、年度信息提交、聯系方式提交、掃描文件上傳、采購方案上傳5個子模塊。其中，基本信息提交、年度信息提交、聯系方式提交是電子文獻資源基本信息，對年度采購信息以及聯系人信息進行人工錄入系統。掃描文件上傳、采購方案上傳是將電子文獻資源的采購紙質文件以及采購方案電子化并上傳到指定的物理路徑。
3.5后臺數據存儲
系統通過掃描文件上傳頁面以及采購方案上傳頁面上傳的電子化文件，按照程序指定的物理路徑進行存儲。同時，系統的一大特色是對上傳電子文獻資源信息的格式化命名功能，上傳的電子文件在上傳至指定文件夾的同時，會自動將文件命名格式化。例如，電子文獻資源的采購信息在上傳后，文件名稱自動格式化命名為“年份【數據庫名稱】（開始時間—結束時間）文件類別”。通過指定文件上傳的物理路徑以及對上傳電子文獻資源信息的格式化命名，后臺數據存儲更加規范化，電子文獻資源采購人員可以清晰地根據文件夾名稱以及文件名稱快速找到所需要的信息。
4結語
圖書館電子文獻資源采購管理系統旨在實現圖書館電子文獻資源采購的流程化、規范化、平臺化管理，提高電子文獻資源采購、信息維護、服務、保存等業務和管理工作的效率，提高高校圖書館資源建設的水平，從系統的角度來保證供應管理的實現、保證工作有效的溝通。圖書館電子文獻資源采購管理系統是針對高校圖書館而設計的電子文獻資源采購管理系統，本系統用于高校圖書館的資源采購管理。
作者：李碩 盧海濤 孔濤 單位：燕山大學圖書館 燕山大學信息科學與工程學院 河北港口集團通信信息工程分公司
