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1.1鐵路工程項目現狀
鐵路工程項目施工周期緊、質量要求高、成本控制嚴、專業性強、責任重大，因此，采購的物資品種與其他類工程項目有較大差異，主要表現為物資種類需求較多。一般鐵路工程項目采購物資大概有700多種，涉及2000多個規格，如果遇到特殊的施工情況，還需要其他特殊物資品種。同時，因工程質量要求高，部分物資除了必須滿足現行的國家標準外，一些重要指標還須滿足鐵路行業標準。目前，鐵路工程項目單個標段標的額巨大，經常達到十幾億元、幾十億元，因此，對于占整個工程造價50%左右份額的物資采購管理工作尤為重要，鐵路施工企業要實現合理的經濟效益，物資采購成本的控制尤為關鍵。鐵路施工企業只有不斷完善和加強工程項目物資采購管理制度，提高物資采購效率，盡量減少中間環節，節約采購資金，降低施工成本，才能有效提高企業的綜合實力和競爭力。
1.2鐵路施工企業物資采購模式
鐵路工程項目物資采購管理模式仍執行原鐵道部印發的《鐵路建設項目物資設備管理辦法》（鐵建設『2012』216號文）的規定，建設單位采購的物資稱為甲供物資，承包方采購的物資稱為自購物資，管理辦法對甲供物資和自購物資類別進行了詳細劃分。自購物資的采購范圍較以往擴大了很多，對進入工程實體的物資幾乎都交由施工企業自行采購。采購物資范圍的重新劃分猶如一把雙刃劍，一方面是施工企業的采購權限增大了，很多物資可以自主進行招標采購，施工企業可以根據自身的特點和項目的實際情況選擇優質的產品和誠信的供應商；另一方面施工企業承擔的責任和面臨的風險也增大了，物資市場價格波動所帶來的風險也要由施工企業自己承擔。鐵路施工企業根據原鐵道部《鐵路建設項目物資設備管理辦法》，并結合企業的實際情況，制定詳細的物資管理辦法，要求所有鐵路項目的主要物資實行集中招標采購的方式，并對采購物資的范圍和權限進行細分。鋼材、水泥、鋼絞線、粉煤灰、外加劑、礦渣粉、土工材料等大宗物資以公司總部的名義進行公開招標采購，地材、二三項材料、輔料等物資由項目經理部進行招標采購。
1.3物資采購定標模式
目前，鐵路項目的定標模式均為低價中標，即通過資格審查的投標人價格最低的為中標人。當然，從控制施工成本的角度出發，采購低價物資無疑是降低成本最好的方式。但是，低價中標面臨以下問題：一是供應商采取不平衡報價方式，對單個包件物資進行拆分報價，部分高部分低，整體價格綜合后總價較低；或者是兩家單位聯合，采取不平衡報價方式分別中標。二是供應商以低價的方式中標，但在操作過程中不能正常履約，部分不良供應商甚至采取供應劣質物資以次充好，例如供應“瘦身”鋼筋、更換鋼筋吊牌、更換材質書等。低價中標的結果，一是供應商價格低導致無利或虧損，供貨積極性不高，或供應劣質材料。二是雖然簽訂了總價較低的合同，但因報價的不平衡性，實際操作下來反而是采購高價物資。因此，低價中標從表面上看是給施工企業降低了采購成本，但最終的結果卻是影響施工的正常進行，影響整體施工工期，帶來了施工成本的增加。
2影響鐵路施工企業物資采購成本的主要因素
2.1物資采購招標計劃不準確、不嚴謹
大宗物資是以鐵路施工企業總部的名義進行公開招標采購，但作為項目實施主體的項目經理部應該有更大的發言權，因為他們更了解項目的實際情況和項目所在地資源的分布、物資市場的供求關系、價格的走勢及潛在供應商資質等因素。實際情況是，很多項目部物資人員到達一個新項目后，在短時間內由于主觀或客觀原因不能及時和全面地掌握當地資源的分布、價格行情、市場供求關系、供應商的情況等。鐵路項目存在進場后建設單位要求抓緊開工和施工企業搶進度，以及施工圖紙不能完全到位等情況，為趕進度而抓緊進行物資招標，因此，項目物資人員只能憑僅有的部分施工圖紙和以往的施工經驗提報物資的采購計劃，差錯漏的情況在所難免。計劃的不準確、不嚴謹會造成以下問題：一是因招標物資的規格型號不全、技術參數不明確、數量不準確、交貨期及交貨地點不清楚，供應商就會在投標過程中鉆空子，采取非常規的手段獲取中標資格后，在供應過程中對描述不清、或未提及的物資采取拖延、耍賴等方式，漫天要價，項目部由于施工急需和政策原因不能自行采購，只能與供應商通過談判方式簽訂補充協議，導致物資價格大幅提高。二是因招標物資的規格型號、數量不準確，供應商在實際供應過程中不能嚴格兌現合同，若供應商有利潤還好說，若供應商出現虧損，很容易引起供應商提出索賠或法律訴訟的情況。三是因招標物資規格型號、數量不準確，在實際供應過程中容易造成不常用物資的積壓。
2.2規章制度健全，但在執行中走樣
有些施工企業關于項目物資管理的規章制度非常健全，對于物資的采購管理、供應管理、倉儲管理、限額發料管理等都做了詳細的規定。但在實際操作過程中，對大宗物資，比如鋼材、水泥、鋼絞線等能夠做到公開掛網招標，嚴格按照招標采購程序規范操作，對地材、二三項材料及輔料等物資，因物資金額較小，項目部出于考慮與地方關系的融洽等因素，很少采取公開招標方式采購，一般是采取邀請或詢價采購，邀請當地供應商或熟悉的供應商參與投標和報價，評審過程不透明，簽訂的合同也不報上級單位審批。項目現場供應和管理工作混亂，各項規章制度僅僅是停留在墻上而已，計劃提報隨意性大，經常采取電話形式通知發貨，沒有留下任何書面資料。沒有按照規定設置庫房或料場，沒有對進場物資進行抽檢，沒有按照規定對物資進行分類整齊堆放，沒有按照物資消耗定額進行發放等。
2.3采購與技術部門溝通不充分
物資部門作為物資管理部門，其職責是根據技術部門提供的物資需求計劃進行物資的組織、供應，掌握施工進度和各項物資的使用情況，根據施工組織的進度安排，做好各項物資收、發、存的合理安排，保證施工生產順利進行。在實際操作過程中，很多項目物資部門與技術部門之間缺乏有效的溝通，導致物資供應工作不流暢。主要表現為技術部門主要考慮工程技術問題，缺乏對物資管理整個工作流程的認識，很多技術人員的慣性思維是工程今天需要什么物資，供應商就應該今天或在最短時間內將物資送到工地，對物資的生產、組織、物流、資金等整體情況缺乏了解。物資部門沒能及時掌握施工進度安排和物資的使用計劃，采購工作安排不到位，導致急用物資供應不到位而臨時采購，不常用物資積壓庫房，造成施工成本的增加。
2.4降本意識薄弱，憑經驗辦事
目前，很多項目物資人員只是把采購當作例行工作來完成，沒有對項目所在地資源分布、價格行情、市場供求關系、供應商的情況進行深入細致的了解和分析，沒有意識到物資采購工作是施工企業降低成本的一個重要環節，沒有意識到物資采購工作對企業生產經營活動的直接貢獻。再加上內部管理制度、個人觀念、采購流程和設計上的一些因素，導致企業采購效率低下，影響了企業績效。物資采購人員不對施工圖紙進行認真核對，憑經驗提報采購計劃，造成物資的積壓和短缺，出現停工待料影響工期的情況。在物資到達現場后，憑經驗判斷物資的型號、數量和質量，疏于檢驗，導致不合格的物資進入工程實體中，造成返工，嚴重影響工程質量和企業信譽，增加了項目施工成本。
2.5工作流于形式，忽視限額發料
物資的消耗對工程成本影響非常大，限額發料工作是現場物資管理工作非常重要的環節，是控制成本的重要的手段。物資人員應該根據工程量清單、物資消耗定額、施工組織安排做好分階段的物資使用計劃，并嚴格執行。在實際工作中，很多項目部物資人員不能嚴格執行限額發料制度，對各分部或作業隊提報的計劃不做認真的分析和審核，僅僅停留在統計匯總層面。只要各分部或作業隊提報物資計劃，并不按照工程實際進度認真核實，計劃提報多少就通知供應商供應多少，不對物資的總量進行把關，造成物資的浪費，增加成本。很多項目的部分工程是以總價包干的方式分包出去的，但主材由合同單位提供，若疏于控制限額發料工作，一方面會導致分包單位超出預算總量使用物資，加大了項目自身的施工成本，另一方面將導致分包單位拿到多余的物資后在當地以低價的方式銷售，勢必擾亂當地市場價格，引起生產廠家的不滿，甚至出現對簿公堂的情況。
3控制鐵路施工企業物資采購成本的對策
物資采購成本管理作為鐵路施工企業全面管理的關鍵環節，對促進企業施工生產、節約物資消耗、降低施工成本、加速資金周轉和提高經濟效益起著重要的作用。根據以上提及的影響鐵路施工企業物資采購成本的主要因素，筆者認為應通過規范以下幾方面的工作，達到降低鐵路施工企業物資采購成本的作用。
3.1加強物資采購計劃的審核
項目物資部門與技術部門應加強聯動，確保物資采購計劃的準確性。技術部門應根據施工圖紙進行認真核對，包括物資的規格型號、數量、技術要求等重要資料，不能出現大的偏差。核對完成后提供詳細的《物資需求情況表》，物資部門根據《物資需求情況表》制定詳細的總體物資采購計劃，該計劃可以作為招標采購的依據。在總體物資采購計劃下，根據施工工期的進度安排、具體工程量、物資消耗定額、內部任務的劃分對總計劃進行分解，制定詳細的各分類工程量對應的物資需求計劃，以及各分部年度需求計劃、月度需求計劃。總體采購計劃、各分部年度和月度需求計劃須明確各類物資的規格型號、數量、技術要求、交貨地點、交貨時間、交貨方式等，交由技術部門復核，總工程師審核，審核無誤后交由項目經理審批。經過對各分類工程量的物資需求計劃進行分解，加上各部門的交叉審核、復核，計劃的準確性得以更大的保障。
3.2制定切實可行的價格調整機制
對于鋼材、水泥，由于需求量大且質量的好壞直接關系到整個工程項目的質量問題，而且市場價格的波動也較大，因此可采取結算價格浮動調整的方式。對于二三項材料和其他物資，由于需求量相對較小且市場價格波動不大，因此可采取在一定時間段內固定價格結算的方式。對價格波動較大的物資實行結算價格浮動調整的方式，可以形成供需雙方良好的合作關系，供應商有穩定合理的利潤，能夠保質保量及時供應物資，不會出現停工待料和供應劣質材料的情況。以水泥采購為例，可利用《數字水泥網》，該網站對每個大中城市每周公布1次市場價格，比較貼近實際的市場成交價格。可以選擇開標前一個月公布的項目所在城市水泥所有價格的算術平均價作為基準價，供應當月公布的項目所在城市水泥的所有價格的算術平均價作為比較價，結算單價=合同單價+（比較價-基準價）。根據水泥自身的價值和價格波動頻繁與幅度，可以考慮采取正負值10～20元/t價格不做調整，但也要根據項目所在地水泥的資源情況而定。
3.3規范招標工作，加強合同審批制度
大宗物資的采購必須實行公開掛網招標方式，不能采取化整為零或其他原因規避招標。招標文件條款必須明確，不能設置帶傾向性的條款，對交貨方式、交貨時間、交貨地點、價格調整模式、結算方式、產品的技術要求等影響報價的重要因素必須明確，不能產生歧義。為防止投標人圍標、串標、不平衡報價、低價中標后不履約等情況，在招標文件中明確規定經評委會認定屬實的將扣取投標保證金或列入供應商黑名單目錄，對簽約后不履行的招標人有權扣取履約保證金，并選擇其他供應商。招標文件應提交相關部門評審，對提出的意見建議溝通完善后開始實施。公開開標和評審工作應在監督部門的全程監督下完成，確保開標工作合法有效和評委能夠根據招標文件要求獨立開展工作。地材及二三項材料必須按照上級單位的要求采取公開或邀請招標的方式進行，項目物資人員應對招標物資做充分的市場調查，掌握資源分布情況、市場價格情況、供應商資質情況等。對于招標計劃、招標方案、招標文件等資料，必須報上級單位審查或備案，由上級單位派員參與評標工作。對于采取邀請招標的物資，一定要選擇有實力、有資質、信譽良好的投標人參與，要按照“公開、公平、公正、科學擇優”的原則進行，杜絕暗箱操作和個人決斷。大宗物資的合同簽訂工作由公司總部進行評審，地材及二三項材料應先由項目部組織合同評審，物資、技術、財務、合同、總工程師、分管領導和項目經理簽署意見，報上級單位審核同意后簽訂合同。
3.4強化物資管理制度的執行檢查
物資管理制度的執行檢查應從兩方面著手：一是項目部日常的自查，二是上級單位的不定期檢查。日常的自查主要是檢查物資采購招標行為是否規范，合同簽訂是否按照規定執行，合同的執行情況是否正常和可控，計劃的提報是否準確，現場管理是否規范，物資的堆碼是否整齊并建有明顯的標識牌，倉儲管理中賬卡物是否相符，限額發料工作是否可控，內業資料是否完備等。由于項目物資人員長期在基層工作，容易滋生惰性，對公司的各項規章制度疏于執行，一切按自己的慣性方式開展工作。因此，上級物資管理部門應定期或不定期地到項目進行檢查，檢查制度的落實情況，檢查各項工作是否規范運行。同時，上級物資管理部門應對公司物資管理工作新的管理辦法或規章制度進行宣貫，讓基層單位人員及時掌握公司物資管理工作的動態，跟上公司發展的步伐。檢查工作必須落到實處，形成常態化檢查，對項目部物資人員形成一種無形的威懾力，勢必在某些關鍵環節上不敢違規操作。常態化的檢查，可以將問題暴露出來及時加以改進，不至于積重難返，出現嚴重違規違紀的情況，對單位和個人都造成損失。
3.5有效加強限額發料工作
限額發料在現場物資管理中非常重要，可以有效地控制物資使用，不至于出現物資超額使用，能夠對施工總成本進行控制。指標下放到各分部后，各分部必須按照指標進行物資的領用，以有效地控制物資浪費現象，以及防止各分部超額領用物資后挪用和倒賣。若對限額發料工作不加強管理，任由各分部想用多少就領多少，按整個工程造價物資占50%左右的份額計算，即便是超額1‰都是非常大的數額，對項目整體的盈利影響非常大。物資部門根據各分部以及分工程量計算的物資年度需求計劃和月度需求計劃，建立各類物資的需求臺賬。若在執行過程中出現工程量變更或其他情況，導致物資需求發生變化的，應及時更新臺賬。各分部根據施工需要進行物資的領取，物資的領取須要求各分部物資、技術人員及分管領導簽字確認，對領取的物資當天必須登記入賬，做到日清月結。每月底對各分部實際使用情況與臺賬進行對比，對出現的偏差應要求各分部說明原因。若實際消耗數量與計劃數量不符合，且不能說明原因的，應及時采取措施進行查實。
3.6建立物資供應應急保障機制
在物資供應過程中，由于供應商資金、資源，以及生產廠家設備檢查、檢修，或者道路運輸中斷和限行，或者其他不可抗力等原因，造成物資不能及時送達施工現場。作為項目物資人員，應有未雨綢繆的意識，認真考慮各類不可控因素，防患于未然，建立一套完整有效的應急保障機制，并制定相應的應急預案。比如：鋼材、水泥等大宗物資，在招標時應考慮選擇兩家或以上的供應商和生產廠。物資人員在供應過程中要多觀察、勤思考，及時掌握天氣、道路或其他非人為因素，與供應商加強溝通，掌握工廠生產、檢修情況。根據掌握的信息，結合施工進度、物資需求和庫存情況，調整物資供應計劃，加大現場庫存，或要求供應商加大庫存量。
4結語
當然，在應急保障預案中，對資金的到位情況也應該做詳細的分析，結合項目資金情況和施工進度安排，合理安排項目物資供應工作。在項目資金緊張的情況下，應加強與供應商的溝通，不能采取只供貨不付款的方式，此舉會引發很多的后續問題和矛盾。供應商墊資肯定會存在資金成本，很多項目物資人員慣性的思維認為供應商墊資天經地義，沒有進行換位思考。在2009、2010年鐵路建設資金緊張期間，供應商因資金問題與施工方對簿公堂的事情層出不窮。作為供應商，采取法律途徑解決資金問題也是迫不得已，但問題的出現是因為項目物資人員在問題出現的初期沒有引起重視，并采取相應的應對措施，導致問題和矛盾不斷地積累放大，最終爆發。
作者：劉軍 單位：中鐵二局集團物資有限公司
