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1采購部人員冗余

1.1新城賓館采購部的組織結構及崗位說明

新城賓館的日常采購業務由采購部經理負責，在經理下設置了經理助理和經理級物流師，協助部門經理完成相關工作;還設置了采購領班和庫管保管，分別負責采購組和庫房組的相關工作。新城賓館采購部目前共有員工10人，其中采購部經理1人，經理助理1人，經理級物流師1人，采購組4人，庫管組3人。

1.2存在問題

從目前情況來看，新城賓館采購經理助理和經理級物流師的工作內容幾乎相同，都是協助采購經理來完成采購工作的，同時，對采購員和庫管員進行考核與管理，這里卻分別設置了兩個不同的崗位。還有，采購員里單獨設置了一個采購領班人員，專門負責采購員的考勤工作，這些現象都使得人力資源閑置冗余，還增加了成本。

1.3改進方案

將采購經理助理和經理級物流師的崗位合而為一，單獨設置一個采購經理助理的崗位;采購領班的職責由采購員兼職。也就是說，整個采購部包括部門經理1人、經理助理1人、采購組3人、庫管組3人。這樣既有效利用了資源，又可方便人員管理。

2采購計劃的制訂缺乏廣泛適用性

2.1物資的采購方式

新城賓館的物資共大致分為二十幾大類。新城賓館的食品采購通常采用供貨商運送方式，包括一般的緊急采購也是供貨商送貨，但是也有特殊的緊急采購現象。當然，該酒店也存在自行采購的現象，如:來自于錫林郭勒大草原的羊肉。其余除食品類以外的物品采購基本都是供應商送貨，緊急采購的現象極少。

2.2存在問題

新城賓館在餐飲這部分除有酒水的庫存外，別的種類的食品都是每天采購的。再加上餐飲及廚房采購的品種繁雜，原材料保質期短，產、銷的短暫以及價格變化大，點菜的隨機性強，無法預計。因此餐飲部管理人員要根據酒店餐飲的營運特點，制訂周期性的以及臨時性的原料采購計劃。

2.3改進措施

根據不同類別的物資制訂不同的采購計劃，縮短采購計劃的審批時間。將物資分為物品與食品兩大類別:物品類:

(1)制訂月采購計劃:辦公用品、賓館的清潔用品等。這些用品要每天使用，而且保存時間較長，用量較穩定，但是需要有一定庫存以便備用。像廚餐具用品要檢查一下是否有損壞需要更新。因此，制訂月度采購計劃來補充庫存就可以滿足要求。

(2)制訂年采購計劃:園林用品、能源燃耗品等。這些用品雖然是每天使用的，但都是可以重復使用的，而且保存時間較長基本不需要經常更新，因此制訂年采購計劃。另外，還有一部分物資屬于政府公開招標采購。如新城賓館所有辦公室的辦公桌椅、計算機及打印機等。食品類:

(1)制訂每日采購計劃:果蔬類、熟食類、牛奶類。由于沒有庫存，更為了保證新鮮程度，所以要每天采購。廚師長需每天下午6點前根據訂餐情況列出第二天的計劃表，然后交由采購部審批等一系列程序的進行。

(2)制訂每月采購計劃:煙茶類、海鮮類(主要是海鮮干品)、副食類、干果類、肉類(主要是冰鮮類)，這些類別存儲時間較長，且都有庫房，供應量也較大。另外，酒水類屬于隨季節波動較大的食品，在冬季白酒紅酒的用量較大，而夏季一般是啤酒飲料用量較大。因此，也要制訂月采購計劃。

3庫存管理比較混亂

3.1新城賓館的庫存管理

新城賓館對于物品的庫存有很多，但是對于食品的庫存甚少，幾乎為零。食品類中只有酒水、海鮮干貨(魚翅，燕窩等)、高干類(銀耳，腐竹等)有一定庫存，其余如蔬菜類、水果類、熟食類等都幾乎是零庫存的。新城賓館采購部對庫房實行定期盤點:即庫管員必須做到日清———貨卡、實物、賬目的統一;采購部及財務部要每月各進行一次庫存盤點;每一季度還要進行一次大盤點，即對所有庫房進行徹底清點并做記錄。

3.2存在問題

首先，新城賓館庫房的占地面積小、數量少，以至于很多不同類型的物品都歸放在了一起保管。這樣，可能會由于各類物資性質不同導致相互影響保存時間。其次，新城賓館現有餐廳共20余個，庫房的分散使得物資的取用有了難度，而且物資隨意流出。再次，目前采用的庫存控制方式為定量訂貨法，雖然這種方法只需對庫存物品進行一般的管理，簡單的記錄，不需要經常檢查和盤點。但它僅適用于品種數量少的物品，它并不適用于所有物品的庫存管理。

3.3改進措施

(1)建立庫房:建立一個地下庫房，一個室外庫房。

(2)采用經濟訂貨批量法補庫:經濟訂貨批量模型(EOQ):又稱整批間隔進貨模型EOQ模型，是目前大多數企業最常采用的貨物定購方式。該模型適用于整批間隔進貨、不允許缺貨的存儲問題。

4采購成本偏高

采購成本控制的好壞直接關系到一個酒店的經營業績。由于材料成本占營業成本的比例很高，在新城賓館中食品原材料成本占其銷售額的30%～35%，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個酒店不斷降低產品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。

4.1存在問題

其一為人員的冗余導致成本的增加，其二為供應商單一供貨，沒有競爭意識。

4.2改進措施

(1)人員裁減。

(2)改進供應商激勵制度，降低采購成本。

(3)可以向廠商直接訂購商品。

(4)有部分存儲期長的，賓館有條件存放的，如海鮮干貨類、酒水類可以根據需求采用經濟批量采購，從而降低采購成本。

(5)把握價格變動的時機。價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動，因此，采購人員應注意價格變動的規律，把握好采購時機，為酒店節約資金，創造經濟價值。

(6)通過付款方式的選擇，降低采購成本。如果酒店資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。

5結論

通過對新城賓館采購管理過程中人員分配、采購計劃、庫存管理等方面的現狀進行分析與研究，發現目前新城賓館的采購管理存在很多問題:采購部人員閑置且沒有針對性的考核制度，導致員工工作懶散;各崗位職責不分明，員工推卸責任;采購人員之間權限混亂，容易出現亂用權利的現象;采購計劃不分情況而定，更沒有明顯的年度、月度、每日計劃，不僅增加了采購成本，而且影響了效率;庫存方法不當導致成本增加。針對這些問題，綜合運用所學理論知識從新城賓館的實際情況出發，提出了改進建議，為提高企業的經濟效益提供更好的方法。

作者：高蓉 喬永峰 單位：內蒙古工業大學管理學院 內蒙古財經大學財稅學院