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政府采購檔案是珍貴的信息資源，不僅包含紙質的文本，還有大量的數字、影像、數據等資源，這些資源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采購檔案管理非常重要。檔案管理是政府采購活動中的一項基礎性工作，是詳細記錄政府采購全過程的重要依據，也是財政部門嚴格履行采購項目監督的一種重要手段。管理并運用好政府采購檔案，不僅可以對政府采購審批和采購結果進行檢查，還有利于開展審計工作，促進黨風廉政建設。本文結合實際，芻議政府采購檔案管理過程中存在的“意識不強，人員不足，標準化建設不夠，信息化水平不高”等問題，并提出相應改進措施。   一、檔案管理意識差   眾所周知，與國外相比，我國政府采購活動和采購檔案管理稍顯滯后，存在一些薄弱環節。在人們習慣性的認識中，檔案管理就是整理上級和本單位下發的文件，然后按照順序裝到檔案盒里保存起來，從領導干部到一般同志都認同這個做法。由此引發的現象是，從事檔案管理通常都由比較清閑的人負責。正因為如此，一些采購單位或機構對采購檔案的管理認識非常模糊，既不設檔案室，也不安排專人管理，沒有真正認識到采購檔案管理的重要意義，制度不健全，整理不及時，散失損壞現象非常嚴重。即便設有檔案管理員的單位，管理者也不夠細致，比如開評標過程的音像資料未與采購文件一并存檔，質疑投訴資料未一并收集，無據可查的情況時常出現，這些都與檔案管理的精細化差距較大。   二、非專業人員管理   目前，部分地方的采購檔案管理比較混亂，單位主要領導對此不是非常重視，從主觀意識上存在片面性，認為檔案管理可有可無，安排的檔案管理員基本上都是后勤人員，文化程度和專業水平較低，缺乏相應的工作經歷，甚者還使用借調人員，這些人員運用現代信息技術的能力都非常弱，檔案管理僅僅局限于整理簡單的資料和傳遞一些文本，質量根本無從談起。   三、設施及設備簡陋   當前，一些采購單位或機構由于對采購檔案管理的認識程度比較低，因此，在采購檔案設施設備的投入上少之又少，配置稍好一些的單位，有一間檔案室，配一臺電腦用來存放電子資料，條件差者根本不設立檔案室，檔案資料多數都存放在日常辦公的柜子里，長期以往，檔案遺失現象非常嚴重，調閱某個項目的檔案資料如大海撈針，珍貴的檔案資源塵封到了角落里，根本無法體現應有的價值。   四、檔案收集周期長   實際工作中，多數地方都沒有制訂采購檔案管理規章制度，實施采購時的資料信息和最終收集齊的檔案信息，相互差異比較大，采購的第一手資料出現“失真”。一些機構不能適時出具項目驗收時所需的證明材料，本身已影響了采購檔案的歸檔和存儲。如果項目出現質疑、投訴，時間跨就又相應地拉長，再遇上越級投訴的話，基本上就擱置下來了，這些都將導致檔案的收集整理周期被越拉越長，其完整性和真實性得不到有效保障。   五、入庫檔案亂象多   據了解，多數采購機構即使設有檔案庫，存放進去的采購檔案也缺乏科學化管理，亂象叢生，垢病眾多。一是檔案庫自身條件比較差，通常都在角落或者在地下室，不僅通風條件差，而且大多數都未安裝除濕設備，長此一往，檔案損毀現象非常嚴重；二是檔案入庫不經過嚴格的核對，混裝或材料缺失現象時有發生；三是入庫檔案隨意上架，不進行科學分類，相互混放，查找困難；四是對入庫檔案不進行有序分區和合理編號，混亂不堪，查找困難；五是檔案室并非專人管理，制度缺失，借閱無序，登記制度根本得不到落實，檔案丟失現象嚴重。   六、信息化水平滯后   財政部關于《政府采購機構管理暫行辦法》等相關文件明確指出，開評標音像資料要清晰可辨且要與采購文件一并保存。采購文件可以采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求，而現實中，許多地方政府采購檔案的信息化建設水平明顯滯后。一些采購機構的檔案管理除了計算機、打復印機、掃描儀、裝訂機等常規設備以外，大多都未安裝使用檔案數字化管理軟件和自動刻錄機等現代化設備。實操過程中，一些機構僅僅把信息化應用于電子檔案的錄入上，采購檔案管理的現代化水平仍然比較低，根本無法適應采購檔案信息資源共享的基本要求。政府采購檔案管理作為政府采購工作中不容忽視的一個環節，唯有認清存在的問題，了解其目前現狀才能有針對性進行優化，提高檔案管理水平，發揮政府采購檔案應有的價值和作用。具體對策如下：1.高度重視定制度。一是采購機構應當廣泛深入地宣傳采購檔案管理的重要性，認真學習《檔案法》、《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，切實提高政府采購部門檔案管理意識和法制觀念；二是嚴格按照“學用結合、重在實效”的原則，增強采購檔案管理的觀念，并成為采購當事人的行動自覺；三是建立并完善采購檔案管理規章制度，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷毀等方面作出明確的規定和要求；四是結合具體采購方式，制作相應采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，從每一個環節上都能保證采購檔案管理的規范化。2.強建隊伍提素質。努力解決采購檔案管理人員素質低，不專業的問題，確保從業人員透徹了解政府采購有關法律法規和程序，按要求完成采購檔案的收集、立卷、整理、入庫等工作。采取“請進來走出去”的方法，加強檔案管理人員的專項培訓，不斷提高檔案管理者的業務水平和職業技能，增強責任心，運用新方法，切實提高政府采購檔案管理的工作效率。3.加大投入規范化。各采購機構和采購人要增加投入，加強檔案軟硬件設施建設，建立專門的檔案室，且須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求，購置計算機、打印復機、打碼機、裝訂機、光盤自動刻錄機、檔案數字化管理軟件等設備，通過與現代化檔案管理模式的有機結合，最大限度地發揮信息技術的作用，實現檔案信息資源的共享，做到檔案檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理的現代化水平。4.完善第一手資料。各采購機構負責人要對項目負責人提出明確要求，確保每一項采購活動結束后，能及時把政府采購項目審批表、采購評審報告、采購合同、質疑答復、投訴處理等相關的第一手資料一并移交給專職檔案管理人員，使之能及時整理匯總和分類管理，并簽訂文件移交手續，避免政府采購文件被偽造、修改，保證其完整性。5.采用標準化流程。標準化代表著質量和效率。實現檔案管理的現代化，必須要采用標準化的流程來管理。一是為檔案的歸檔和提檔服務，方便使用者的借閱。二是規范檔案的管理，各類資料分門別類存放，規范有序。三是當檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場合，也適合檔案之間的交流。6.定期監督與檢查。各機構要將檔案管理納入目標考核內容，每月對照采購項目和工作標準，對經辦人項目檔案裝訂歸檔情況進行清點驗收，做到“月考核，季通報。各級財政部門嚴格按照《政府采購機構管理暫行辦法》和《政府采購機構信用評價辦法》等要求，定期對采購機構的檔案管理情況進行監督檢查和信用評價，加大“違規成本”，促使采購檔案管理上臺階。政府采購項目檔案管理，是對政府采購活動過程進行反映的原始文件，是保障政府采購“公平、公正、公開”的重要手段，也是政府規范采購行為、強化內控管理與監督評價的一項重要的基礎性工作。本文旨在探討政府采購檔案管理的優化路徑，促進政府采購檔案管理的科學化、規范化、制度化。   作者:王健民 單位:洛陽市公共資源交易中心