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摘要：在推動兩級管理體制改革的過程中，如何提升二級學(xué)院辦公室工作效率已成為二級學(xué)院行政管理工作的重要研究課題。該文在闡述二級學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前二級學(xué)院行政管理模式現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出將標(biāo)準(zhǔn)化、流程化概念引入二級學(xué)院行政管理工作，最后從提升二級學(xué)院行政效率，為二級學(xué)院師生提供便捷的服務(wù)以及改善人事變動對行政管理工作的影響等層面揭示了促進(jìn)高校二級學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化和流程化建設(shè)的積極意義。

關(guān)鍵詞：高校；二級學(xué)院；行政管理；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

近年來，黨和國家高度重視推進(jìn)“放管服”改革。在“放管服”改革背景下，推進(jìn)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已然成為大勢所趨。《中國教育現(xiàn)代化2035》中明確提出，應(yīng)高度重視“提高學(xué)校自主管理能力，完善學(xué)校治理結(jié)構(gòu)”。因此，二級學(xué)院是普通高等學(xué)校的二級教學(xué)單位[1]，也是我國高等教育辦學(xué)體制出現(xiàn)的一種新的辦學(xué)形式。近年來，國內(nèi)不少高校二級學(xué)院發(fā)展取得了較大的成就，形成了具有高效率的教學(xué)質(zhì)量。在新形勢下，二級學(xué)院行政管理工作是二級學(xué)院改革與發(fā)展必須高度重視的一項重要工作。因此，高校二級學(xué)院應(yīng)當(dāng)順勢而為，立足當(dāng)前行政模式的實際情況，將標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的理念融入高校行政管理工作，切實有效地促進(jìn)高校二級學(xué)院行政辦公室效率提升。

1“十四五”規(guī)劃下推進(jìn)學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化和流程化建設(shè)的必要性

2021年3月11日，十三屆全國人大四次會議表決通過了《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》（簡稱“十四五”規(guī)劃）。同時，“十四五”規(guī)劃中也明確提出：“推進(jìn)高等教育分類管理和高等學(xué)校綜合改革，構(gòu)建更加多元的高等教育體系。”“十四五”規(guī)劃下，推進(jìn)高校行政管理標(biāo)準(zhǔn)化已成為高等教育分類管理和高等學(xué)校綜合改革的應(yīng)有之義。其必要性集中體現(xiàn)在：第一，加強學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提升二級學(xué)院行政效率的客觀要求。通過將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)理念融入學(xué)院行政管理，實現(xiàn)對二級學(xué)院辦公室工作各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理。同時，通過標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的學(xué)院行政部門運行，可以確保各個環(huán)節(jié)之間的有效協(xié)調(diào)，確保行政管理工作的正常開展，繼而提升學(xué)院辦公室整體的行政效率。例如，通過提升行政效率可以保障學(xué)院教育管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤保障等一系列工作，嚴(yán)格遵循流程開展，確保各項工作取得應(yīng)有的實效。第二，加強學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是促進(jìn)二級學(xué)院改革與發(fā)展的必然要求。新形勢下，推進(jìn)二級學(xué)院管理體系改革是提升其核心競爭力的重要途徑[2]。通過提升行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，可以實現(xiàn)對學(xué)院內(nèi)部資源的合理利用，確保學(xué)院行政管理、教育科研等各項目標(biāo)有序完成[3]。同時，依托標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的行政管理工作模式，可以實現(xiàn)各項工作的高效運轉(zhuǎn)，提升行政管理工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)一步提升學(xué)院的辦學(xué)水平和辦學(xué)效益。

2現(xiàn)階段高校二級學(xué)院行政模式現(xiàn)狀分析

隨著高校改革與發(fā)展進(jìn)程的不斷推進(jìn)，高校對二級學(xué)院管理工作給予高度重視。目前，從二級學(xué)院辦公室行政人員的實際工作情況來看，依然存在一些問題，影響到二級學(xué)院整體行政效率的提升。這些問題集中體現(xiàn)在：第一，行政人員工作思維固化，行政管理工作缺乏靈活性。在二級學(xué)院辦公室行政工作中，行政人員受傳統(tǒng)工作思維影響，認(rèn)為辦公室行政工作只需要負(fù)責(zé)好上傳下達(dá)、上報資料等工作即可。這是一種形式主義的作風(fēng)。受這種作風(fēng)的影響，行政人員將工作目標(biāo)定于完成上級交辦的任務(wù)，墨守成規(guī)，僅僅停留在做完而非做好的層面。久而久之會使行政人員形成固化的工作思維，造成工作中普遍存在缺乏積極性、探索性和創(chuàng)新性等問題，不僅降低了行政人員的工作能力、工作效率和工作質(zhì)量，更影響二級學(xué)院行政管理工作的有效開展，影響二級學(xué)院教育教學(xué)、人才培養(yǎng)等各項工作的開展。第二，二級學(xué)院行政工作繁雜，引發(fā)行政人員的職業(yè)倦怠。辦公室是各項管理工作的重要橋梁和樞紐[4]。辦公室工作內(nèi)容通常較為繁雜，涉及多個部門的溝通與協(xié)調(diào)。目前，學(xué)院辦公室部分行政人員由于長期面對繁雜瑣碎的行政事務(wù)，在心理上出現(xiàn)了對該職業(yè)的倦怠情緒，使得行政人員工作效率降低，工作不夠上進(jìn)，出現(xiàn)心理壓力過大甚至抑郁等情況。對二級學(xué)院而言，在行政工作中，如果不能夠采取有效的激勵措施或心理干預(yù)措施等，勢必會造成行政人員職業(yè)倦怠問題的日趨嚴(yán)重，最終影響學(xué)院整體行政效率的提升。總之，現(xiàn)行的行政模式在標(biāo)準(zhǔn)化、流程化等方面存在不足，造成二級學(xué)院行政管理工作通常由相關(guān)管理人員依照慣例或經(jīng)驗開展工作，造成學(xué)院辦公室行政人員工作思維固化，工作過程缺乏靈活性，影響到行政管理工作整體效率和質(zhì)量的提升。

3行政標(biāo)準(zhǔn)化視角下高校二級學(xué)院行政管理工作優(yōu)化建議

二級學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化是指通過在高校二級學(xué)院中實施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工程，使得二級學(xué)院行政管理工作實現(xiàn)目標(biāo)清晰、職責(zé)明確、賞罰分明，充分發(fā)揮行政部門的作用，服務(wù)二級學(xué)院廣大師生需求，為實現(xiàn)二級學(xué)院教育、科研、學(xué)生管理、教師管理等各項工作的穩(wěn)步有序開展提供清晰的流程劃分和服務(wù)指南。在行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)視角下，高校應(yīng)對二級學(xué)院行政管理工作予以優(yōu)化。例如，行政標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容應(yīng)涉及制度建設(shè)、監(jiān)督機制建設(shè)、績效考核與激勵機制建設(shè)等方面。具體如下：第一，建立完善的二級學(xué)院行政管理制度，明確行政目標(biāo)及行政人員職責(zé)。對任何組織而言，健全的制度是各項工作開展的重要依據(jù)，有利于促進(jìn)工作中形成良好的行為規(guī)范。在促進(jìn)二級學(xué)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，高校應(yīng)充分結(jié)合二級學(xué)院的特征及實際情況，科學(xué)地確定二級學(xué)院行政人員應(yīng)遵循的行為標(biāo)準(zhǔn)、管理工作流程和操作指南，形成完善的行政管理制度。剔除行政管理制度中不合時宜的環(huán)節(jié)，將標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、精細(xì)化等理念融入行政管理制度，結(jié)合不同工作環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容差異，制定出對應(yīng)的管理規(guī)范。同時，應(yīng)增設(shè)面對面交接制度、工作清單交接制度以及工作銜接期等。第二，注重提升行政人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識。其中，責(zé)任意識強調(diào)的是在落實行政管理制度過程中必須始終遵循科學(xué)合理、公平公正的原則[5]。而服務(wù)意識則強調(diào)了以人為本的服務(wù)理念，將行政管理制度優(yōu)化完善與二級學(xué)院服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)校發(fā)展的定位相結(jié)合，發(fā)揮學(xué)院辦公室的樞紐作用。第三，建立行之有效的監(jiān)督機制，確保行政管理各項工作高質(zhì)量地完成。同時，監(jiān)督機制作用的充分發(fā)揮，可以實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的有效協(xié)作、相互促進(jìn)和相互制約。此外，通過建立有效的考核激勵機制，也可以充分調(diào)動起行政人員的積極性，促進(jìn)二級學(xué)院行政效率的提升。例如，通過引入嚴(yán)格的評分標(biāo)準(zhǔn)對行政人員日常工作進(jìn)行準(zhǔn)確的考核，并通過采取對應(yīng)的獎懲機制，促進(jìn)行政人員依據(jù)相關(guān)制度履行其應(yīng)有的職責(zé)，促進(jìn)行政工作效率的提升。第四，建立基于信息技術(shù)的二級學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。二級學(xué)院應(yīng)充分利用校園信息網(wǎng)絡(luò)提供的優(yōu)質(zhì)信息平臺與行政管理工作緊密結(jié)合，一方面可以提升行政人員的工作效率和質(zhì)量，另一方面可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢實現(xiàn)對行政管理工作模式的重構(gòu)，促進(jìn)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的實現(xiàn)。例如，通過對行政管理工作進(jìn)行梳理，將信息技術(shù)滲透到各環(huán)節(jié)，可以使得行政工作更具標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性。同時，依托現(xiàn)代信息技術(shù)在信息傳播和溝通交流領(lǐng)域的優(yōu)勢，可以有效地呈現(xiàn)行政管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成果。

4高校二級學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的積極意義

高校二級學(xué)院通過推進(jìn)行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在實踐層面可取得的積極成效集中體現(xiàn)在：第一，通過實行行政標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)教育管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤保障等各項工作嚴(yán)格按照工作流程和操作指南開展。在服務(wù)理念和責(zé)任意識的指導(dǎo)下，以服務(wù)師生為工作目標(biāo)，為其提供便捷的服務(wù)，確保行政工作開展取得令人滿意的效果。第二，通過實行行政標(biāo)準(zhǔn)化，有效地解決行政管理工作中存在的低效率問題。行政效率的高低是衡量行政管理活動優(yōu)劣的綜合指標(biāo)。通過行政標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實現(xiàn)分工明晰與團結(jié)協(xié)作有效結(jié)合，并依靠簡潔高效、規(guī)范合理的標(biāo)準(zhǔn)化制度和運行模式，實現(xiàn)行政效率的有效提升。第三，通過實行行政標(biāo)準(zhǔn)化，使得行政管理工作更規(guī)范，即工作過程清晰明了、任務(wù)分配界限分明、機制運轉(zhuǎn)有序高效。規(guī)范性的實施體現(xiàn)了行政管理工作效率優(yōu)先、服務(wù)為本、靶向設(shè)置的特質(zhì)。第四，通過實行行政標(biāo)準(zhǔn)化，將面對面交接制度、工作清單交接制度以及工作銜接期等合理地引入學(xué)院辦公室人事管理工作，從而有效地解決因人事變動而導(dǎo)致的交接不全面問題。

5結(jié)語

總之，高校二級學(xué)院必須結(jié)合行政管理工作實際情況，積極推進(jìn)行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化建設(shè)，促進(jìn)二級學(xué)院行政效率的不斷提升，為二級學(xué)院廣大師生提供更加便捷的服務(wù)，為促進(jìn)新形勢下二級學(xué)院健康發(fā)展?fàn)I造出良好的行政環(huán)境，助力二級學(xué)院的高質(zhì)量發(fā)展。

作者：戴薇 單位：中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）