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摘要:檔案管理工作的運行質效，直接影響著實驗室檔案管理的整體水平，為進一步夯實實驗室檔案標準化管理工作，本文從當前實驗室檔案管理現狀中剖析存在的不足，探索實驗室檔案標準化管理的發展思路，為完善實驗檔案規范化管理提供有意借鑒。

關鍵詞:實驗室檔案管理;檔案標準化;標準化管理路徑

一、實驗室檔案標準化管理綜述

實驗室的檔案記錄有著溯源的特性，作為實驗室平時檔案管理的原始憑證，在法律證據、科研研究、增強領導決策、維護所屬實驗室的行業名聲等方面提供了大量的資源，檔案材料通過建檔、分類整理、編制成冊等一系列流程后，形成比較系統的文件，是撰寫文件報告的重要參考依據。實驗室檔案標準化管理的水準，也是實驗室認可評審的重要參考依據，對實驗室能否順利通過評審起著重要的作用。實驗室檔案標準化是以實驗室檔案工作范疇內的重復性的事務為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是實驗室檔案工作中有關單位或個人應遵守的基本準則和依據。實驗室檔案標準化管理的根本任務是創設結構合理、配套齊全，服務高效、科學管理的檔案室，進而在實驗室檔案管理工作中，能夠符合新時代要求及科學的需要，促進實驗室檔案管理的可持續發展。在實驗室檔案標準化建設中，要結合實驗室檔案管理的實際，按照一定的程序流程，科學制定有關實驗室檔案管理的管理標準，讓實驗室檔案管理工作朝著統一性、規范性的方向發展，以保證條理性與效率性。

二、實驗室檔案標準化管理意義

實驗室的檔案資料作為第一手原始憑證，是實現標準化管理的基礎，是實驗室日常工作的重要范疇。日常的檔案記錄工作，能夠有助于了解到總體的運行情況，給我們的監督、考核及改進工作提供抓手。通過規范化管理，將材料文件歸納歸總和分類，使實驗室的檔案具有可讀性和條理性，讓檔案信息可以被利用，真正起到為實驗室管理和調整工作提供參考。實驗室檔案管理的質量與實驗室檔案標準化密不可分。實驗室檔案標準化主要是進一步規范實驗室檔案管理各類信息的接口，統一各類動作規范，明確方面。實驗室的檔案工作有著實踐性，往往必須借助一定的理論標準指導進行，實驗室檔案管理中如果沒有標準化體系，工作中極易出現如檔案格式不統一、標識符號不明確、整理與檢索方法銜接不一致等情況的出現，這樣不僅給實驗室檔案的利用帶來很大的影響，而且可能會出現重復梳理實驗室檔案工作的問題。當前，伴隨著我國信息科技化的不斷發展，實驗室檔案的各類信息環境資源逐步實現共享，因此，建立一個系統的實驗室標準化體系來約束與規范檔案工作顯得尤為重要，這樣在實驗室檔案管理工作中，根據各項標準要求來進行操作，減少或避免了循環工作，提升管理質效。為了高效的為有需求的人提供資源共享、搭建通暢的紐帶橋梁，實驗室就需要建立檔案標準化，將實驗室的各類文件分類組合成檔案，進而將實驗室檔案部門與相關單位部門聯系起來，為信息共享機制提供有力保障。同時實驗室標準化的檔案管理工作規范可以保證檢測結果的可靠性、準確性和有效實施，也保障了實驗室檔案管理系統的高效運作。

三、實驗室檔案標準化管理的現狀

(一)實驗室檔案內容概述

實驗室檔案涉及到實驗室工作的各個方面，其具體內容可分為綜合類、質量控制類、檢驗過程類、人員檔案類、儀器設備類、耗材類、輔助記錄類等七大類。

1．綜合類檔案

綜合類檔案是由內部文件和外部文件組成。內部文件包括實驗室的各項規章制度、實驗室建設情況、實驗室年度計劃、實驗室年度總結、工作人員情況一覽表、儀器設備一覽表等;外部文件是指外部接收來的外來文件，包括法律法規、評審準則、技術標準、上級部門下發實驗室的文件等。

2．質量控制類檔案

質量控制是為了使檢驗報告或實驗室服務達到客戶所需的質量要求而采取的技術措施和管理措施方面的活動，其一系列活動所產生的文件是實驗室內部的法規性文件，是實驗室檢測鑒定工作必須遵循的準則，其包括:程序文件、受控文件、質量手冊、質量監督、作業指導書、方法證實、能力驗證結果、實驗室內部質控記錄(標準物質/參考物質驗收登記表、檢驗質量控制)、儀器檢定計劃、儀器檢定確認記錄、年度儀器設備校準計劃及證書、質控計劃、合格供應商等。實驗室應保存并及時歸檔影響檢驗鑒定結果的諸多質量控制類文件和記錄，并標識區分，同時文件修訂及版本情況應有記錄，作廢文件按相關程序文件進行銷毀。

3．檢驗過程類檔案

檢驗過程類檔案是整個檢驗過程的真實反映，涵蓋了檢材從取樣、送檢、受理、檢材前處理、進樣和報告出具等各個階段的內容，具有很強的專業性，其內容的完整準確對于溯源有很大的參考價值。其包括鑒定委托書、受理案件登記表、受理鑒定事項確認書、檢材出入庫登記表、檢驗鑒定分析記錄、檢驗鑒定原始譜圖、檢驗報告、報告發文登記表等過程資料。實驗室檢驗鑒定報告結論是否準確有效直接反映著本實驗室物證鑒定能力，并直接影響著檢驗報告能否作為有效物證，是否具有法律效力。檢測類檔案的記錄應內容全面，結構合理，以保證其能夠再現檢材從受理到報告發文全過程，并規定合理的期限進行安全保存。

4．人員類檔案

人員類檔案包括人員檔案、人員培訓及考核檔案。人員檔案指實驗室所有在職人員的學歷情況、鑒定人員鑒定資質、上崗證書、資格證書、科研成果、論文獎勵情況、年度考核情況等。人員培訓及考核檔案包括人員培訓計劃、培訓記錄、繼續教育及培訓情況及考核結果。人員檔案反映著實驗室人員的業務水平，是整個實驗室鑒定能力的重要參考依據，有助于根據人員自身能力和專業特長進行科學分工、明確責任分配。

5．儀器設備類檔案

實驗室的儀器設備，是進行日常檢驗鑒定工作的重要工具，其使用情況是否正常對于檢測結果的準確性有很大的影響。因此，對于儀器設備從購買、使用到報廢等各個階段的詳細情況都要及時記錄并歸檔。其歸檔內容包括儀器設備購置申請表，儀器設備基本信息(名稱，制造廠商，規格型號，出廠編號，出廠合格證)，儀器設備驗收記錄，使用部門及放置地點，使用管理人員，使用說明書，操作規程，檢定/校準證書，儀器期間核查記錄，維護維修記錄，申報降級、報廢記錄等。

(二)實驗室檔案進行標準化管理工作中存在的問題

1．檔案標準化意識薄弱

實驗室需要歸檔的內容較多且繁雜，涉及到人員、儀器設備、檢材、檢測過程、法律法規、各項規章制度、實驗室環境等多個方面，這就更需要按檔案標準化管理。然而實驗室工作人員往往更重視實驗檢驗過程及實驗結論，而忽略檔案資料標準化管理。檔案仍存在分類不清晰、歸檔不規范、無統一標準、缺失的情況，對實驗室建立檔案標準化管理制度產生了消極影響。在實驗室認可現場評審或調用案卷取證時就會出現資料殘缺丟失或不規范，檢索不便捷的狀況，從而導致認可成績不理想或案卷無法成為有效物證的結果。

2．檔案標準化管理監督不夠

目前本物證鑒定所針對各個實驗室建立實施統一的檔案標準化管理制度。質管辦負責對各個項目檔案標準化管理進行監督。但是由于各專業實驗室檔案內容多且繁雜，對各檔案檢查需要耗費大量的時間和人力，一般只進行年度檢查、檔案部分抽查、各個專業內審員相互檢查的方式，這樣就導致對檔案標準化管理執行情況監督不夠全面、不夠徹底。

3．檔案移交過程中的管理脫節、疏漏

檔案人員由于晉升、崗位變換造成檔案管理崗位人員變動，而進行檔案交接的檔案人員往往是新進人員，一般還未經系統的培訓，對各項業務還沒有熟悉和適應就開始接手檔案工作。這些檔案員本身對實驗室的各項檔案工作制度不甚了解，檔案意識薄弱、缺少檔案標準化的認知，交接后又沒有經過及時的培訓，造成了實驗室檔案管理的脫節和疏漏。同時這些新進人員一般身兼數職，在工作中往往分身乏術，對檔案管理無法足夠重視，從而造成一些檔案缺失，這些情況都不利于檔案標準化建設。

4．檔案管理的理念相對滯后

檔案管理人員存在對檔案管理工作認識不夠到位、不夠充分，認為日常檔案工作就是收集、整理、保管、編目、檔案檢索和檔案統計，保證其完整性和安全性就是檔案管理人員工作職責，因此在工作中墨守成規，管理方式上不思進取，直接導致許多檔案管理工作還保持著比較原始的管理方式，這些方式耗時耗力，不能適應實驗室發展的要求以及檔案標準化管理體系的建設。

四、檔案標準化管理的完善

(一)健全檔案標準化管理制度，確保檔案管理工作規范化

隨著科技的不斷發展，實驗室整體水平在科學技術支撐下也是不斷取得進步，實驗室整體水平的進步離不開檔案的管理，檔案是實驗室發展的記錄見證及重要參考，實驗室相關人員應充分認識到實驗室檔案管理工作的重要性，根據質量體系文件，結合各實驗室實際情況，積極制定相關檔案管理的規章制度，明確規定各實驗室檔案管理人員權利義務及職責，采用問責方式，將責任分配落實到位。制定統一的檔案管理標準規范，使得檔案工作的各個方面實現協調和統一，檔案工作的各項程序和質量要求做到有章可循，從而避免重復時間和勞力，提高工作效率，實現檔案管理工作的科學化和規范化。

(二)加強實驗室檔案管理標準化機制建設

實驗室相關人員要重視實驗室檔案管理工作，加強實驗室檔案管理標準化機制的建設，要優化實驗室工作中檔案的收集、匯總、整理、歸類、保管、統計、提供利用等工作流程，管理工作中所涉及的檔案室建設、經費、設備、檔案用品等問題應高度重視并相應解決，進一步改善實驗室檔案管理工作的條件和工作環境，建立科學、方便、快捷的檔案管理信息系統，讓實驗室檔案管理工作與其他相關各項管理工作同步發展，進而將此項工作落到實處。把實驗室檔案管理工作列為領導考核項目，以引起領導重視;將實驗室檔案工作列入實驗室工作計劃;詳細規定各個項目檔案管理制度等。由于物證鑒定所實驗室檔案內容多、繁雜，各個實驗室業務方向不同，要求各檔案管理人員對各專業業務水平熟悉程度高等實際情況，完全集中一部門管理有很多困難，存在工作量大、因各實驗室檔案業務不同導致檔案交接匯總困難、對整個鑒定所綜合業務熟悉人才缺乏、因業務不熟致監督不到位等許多弊端。故可采用檔案管理部門、質管辦、各專業實驗室共同管理的方式。檔案管理部門側重檔案業務的指導和物證鑒定所各部門匯總的檔案管理;質管辦側重實驗室機制建設與規劃，負責檔案用房、經費保障和管理、檔案管理質量監督與檢查計劃等檔案收集整理;實驗室負責實驗室的實驗鑒定、實驗室建設、人員及儀器設備等方面檔案的收集整理等。

(三)設立專人管理，落實檔案管理工作

實驗室檔案中的許多內容是進行實驗室認可評估的重要項目，同時實驗室鑒定過程中的一些檔案數據又是鑒定結論的重要參考，因此實驗室建立標準化檔案管理顯得尤為重要。實驗室檔案管理過程中從收集、整理、鑒定、保管、統一、編目、利用、編研等環節是一項各環節聯系緊密而且要求精準的工作，這就需要設立專人對實驗室的檔案進行收集、整理與管理，明確崗位職責，建立崗位責任追究機制，嚴明獎罰，強化單位責任意識，以確保實驗室檔案管理工作的規范性與完整性。

(四)增強檔案意識，夯實檔案標準化的基礎

檔案規范化的最終目的是為了發揮檔案標準的最大效益，有效實現檔案工作要求。這就要求檔案管理相關人員提高對對檔案標準化管理的重要認識，從檔案管理的現實地位及作用出發，有效把檔案規范化、標準化工作納入到檔案監督、指導、考核的范疇。質管辦要加強統領與指導;檔案管理相關部門要加大宣傳教育力度，讓大家確實認識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理工作作為全部門實現信息共享，提高工作效率的重要方面來抓，把檔案標準作為指導檔案工作的指引。同時要做好檔案規范化的培訓學習，進一步加強檔案監督指導人員的培訓與學習，培育檔案標準化人員，把檔案標準化、規劃化學習納入崗位培訓、納入檔案的基本課程，擴大檔案規范的實施范圍和力度，全面推進檔案標準化的進程。

(五)實現實驗室檔案管理信息化

隨著數字信息化時代的到來，傳統的紙質檔案管理模式已經不適應時代的發展。利用以計算機、網絡為工具的檔案信息化管理優勢日益明顯，其具有檔案利用檢索方式方便高效、服務范圍廣、實現共享的優勢，故應逐步創造條件在保證現有的手工紙質檔案管理的情況下，采用信息化管理，逐步實現紙質檔案和電子檔案相結合管理的模式，并在一定條件下，通過網絡技術實現檔案共享和高效利用。

五、綜述

建設檔案管理標準化體系是社會發展和科學技術發展的必然選擇，需要檔案管理相關部門進一步加強機制建設、加快人才培養、提高軟硬件配套設施等;需要檔案管理相關部門進一步轉變思想觀念、樹立適應新時展的新觀念，不斷創新，探索檔案管理工作的新思路，充分掌握科學信息技術，不斷提高檔案服務水平，才能更好地滿足實驗室發展對檔案管理質量的需求，促進檔案事業的發展。

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作者:蔡婕 單位:寧德市公安局刑偵支隊