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校舍安全工程是惠及全社會的民生工程，關系到廣大師生生命安全，關系到社會的和諧與穩定。準確和完整的校舍安全工程檔案是做好校舍安全工程規劃編制、資金預算和工程施工的重要依據。校舍安全工程參與單位較多，形成的相關文件材料類型繁雜、質量不一，使得校舍安全工程檔案管理成為校舍安全管理中的薄弱環節。為準確掌握實際情況、強化管理責任、保障校舍絕對安全，將信息技術引入校舍安全工程檔案管理中，是解決校舍安全工程檔案管理混亂狀況的最佳路徑。

一、校舍安全工程檔案管理現狀

（一）文件形成過程不連貫

由于缺乏對檔案工作重要性的認識，許多校舍施工方在施工前未按規定要求履行必要的工程審批手續，在工程質量驗收時也未能完整填寫整套的工程質量驗收記錄表，這直接導致了施工準備材料和施工驗收材料缺失、歸檔文件材料收集不齊全等問題的出現。這種不連貫的檔案形成過程，給文件的收集工作帶來較大的挑戰，也給后續的檔案管理工作帶來諸多難題。

（二）歸檔文件整理不系統

在校舍安全建設工程中，存在一個單項工程的多項單位工程交付同一施工單位負責的情況，這時施工技術文件材料為多個施工隊共有。在整理檔案資料時，應按單位工程進行組卷，但檔案人員為減少工作量多按最后負責的施工單位整理，從而導致歸檔文件材料整理不系統的問題。

（三）管理手段相對落后

雖然學校檔案管理的整體狀況正在逐年改善，但幾乎沒有一所學校單獨為校舍安全工程檔案設立專門的檔案室，也沒有為其配備專門的軟硬件設備。目前在崗的大多數檔案管理人員，對信息技術不敏感，管理手段落后，嚴重影響了檔案的查閱利用。很多檔案材料因無法有效的防霉、防潮等，遭到了一定程度的損害。

二、信息技術在校舍安全工程檔案管理中的作用

（一）追蹤文件形成過程

信息獲取技術能夠在信息產生和變更時對各種信息進行感知和采集，比如氣象、水文等部門。要實現對天氣和水文情況的全方位把握與及時預報，就可以利用信息獲取技術準確測量氣壓、溫度、風速、濕度等的實時變化。目前這一技術已實現對文字、圖像、聲音等的識別，不僅能替代人的感官獲取各種人類可以感知的信息，還能通過技術處理捕獲人的感官不能感知的信息。利用這一技術及時做好文件傳遞和變更記錄，可以更好地實現對工程文件形成全過程的追蹤。

（二）規范文件整理過程

校舍安全工程的具體展開程序復雜，產生的文件類型多樣，有效的質量控制是必不可少的環節。信息控制程序可以實現對信息傳輸與存儲過程的規范化管理，確保信息資源的質量，強化對信息資源的統一管理與挖掘提煉。這一控制程序從文件材料的著錄開始，檔案管理人員依照信息控制程序的要求對提交的校舍安全工程文件進行審核，審核通過后入庫，審核沒通過的返回著錄處修正和完善。對于在文檔生命周期中某些屬性信息的變化，如文檔名稱、文檔存放位置、文檔密級、文檔保管期限、文檔檔案編號等，檔案管理員可以在相應控制程序中對這些屬性信息進行調整。

（三）提供文件管理平臺

當前，使用檔案信息管理系統管理校舍安全工程檔案的學校并不多，很多學校還處于信息資源向信息化資源管理過渡的階段。信息管理系統主要是通過建立一套統一的標準來規范文件管理過程，規范各業務系統的文件管理，建立檔案資源信息共享服務平臺，實現校舍安全工程檔案流水化的采集與歸檔功能。綜合運用各種信息技術開發校舍安全工程檔案管理系統，可以實現對校舍安全工程檔案的動態管理與監督，將信息獲取技術與信息控制程序融為一體，全面提高校舍安全工程檔案管理的工作效率和管理水平。

三、運用信息技術管理校舍安全工程檔案的路徑

（一）重視檔案工作，配備專業設施

長期以來，校舍安全工程檔案未能得到學校領導的重視，相關資金投入少之又少。究其原因，主要是學校行政管理人員的檔案管理工作意識淡薄。因此，學校必須重視校舍安全工程及其檔案管理工作。學校應該指定專人負責相關檔案資料的收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作，并投入足夠的資金支持校舍安全工程檔案的管理。根據校舍安全工程檔案室建設的要求添置數碼相機、掃描儀等硬件設施，為校舍安全工程檔案室建設提供辦公硬件設施保障。

（二）健全管理制度，明確技術地位

科學合理的管理制度可以明確各部門在校舍安全工程檔案管理中的職責，從制度上明確技術應用在各環節中的作用，從而使校舍安全工程檔案管理步入正軌。在校舍安全工程項目啟動時，學校應該健全檔案管理相關制度，成立校舍安全工程領導小組辦公室，專門負責學校新、改、擴建工程文件材料的收集與整理歸檔。同時，學校還要結合校舍安全工程建設項目的實際情況，理清建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等可以采用信息技術手段進行收集、整理和分類的文件材料范圍，明確在檔案形成的過程中各自應該承擔的責任。利用信息技術規范檔案材料歸檔的各項業務流程，保證校舍安全工程項目歸檔文件材料的質量，確保校舍安全工程檔案工作有章可循，促使校舍安全工程檔案管理制度化、檔案裝訂規范化、檔案流動程序化、遠程查閱信息化。

（三）開展業務培訓，提高管理人員素質

信息技術的發展對檔案工作提出了新的要求，只有盡可能地掌握當代管理手段，提高檔案工作的效率和水平，才能盡快實現校舍安全工程檔案的信息化管理。校舍安全工程項目立項之后，在檔案管理相關的項目培訓中，學校不單單要從法律法規的宣傳教育入手，還要開展檔案管理與工程管理相關的業務培訓，使檔案管理人員熟練掌握校舍安全工程檔案管理的業務流程與規范。在業務培訓中，學校要著重強調電子信息材料的收集與整理歸檔問題，檔案管理人員應按照相關信息技術的要求對圖片、文字、聲像等文件材料進行分類、整理、著錄，從信息技術角度把好工程項目竣工驗收關。

參考文獻：

[1]宋華囡.校舍安全工程檔案的收集工作[J].浙江檔案,2011(5):38-39.

[2]鄧迎珍.校舍安全工程檔案質量控制[J].檔案與建設,2011(12):23-24.

作者:倪運先 單位:福建經濟學校