一、公證電子文件與電子公證的概念

（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤(pán)，光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募９C電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類(lèi)型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說(shuō)，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

（二）關(guān)于電子公證。

在世界各國(guó)對(duì)于電子文書(shū)大多數(shù)國(guó)家較推崇加密認(rèn)證技術(shù)，經(jīng)過(guò)加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書(shū)證。而在我國(guó)現(xiàn)階段運(yùn)用較多的是對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行公證。從電子公證文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過(guò)程劃分為會(huì)員登記、公證的申請(qǐng)、受理、公證的審查與審批、公證書(shū)打印、翻譯、復(fù)印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書(shū)的送達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸檔，這些程序都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且也為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理、掌握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、制定業(yè)務(wù)決策提供了依據(jù)。

二、公證電子文件的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化信息技術(shù)領(lǐng)域的公證電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)也改變了我們長(zhǎng)久以來(lái)的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點(diǎn)：

1電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)

以燕山大學(xué)為例，電子文獻(xiàn)資源的語(yǔ)種包括中文和外文兩種；所屬學(xué)科包含經(jīng)濟(jì)/管理、法律/政治、材料科學(xué)、機(jī)械工程、生物科學(xué)/生物工程、體育、光學(xué)/儀器、化學(xué)/化工、環(huán)境科學(xué)、交通運(yùn)輸、電氣/控制/自動(dòng)化、藝術(shù)/傳媒、語(yǔ)言/文學(xué)、哲學(xué)/宗教、數(shù)學(xué)/物理、信息科學(xué)/計(jì)算機(jī)/電子技術(shù)、土木工程/建筑、動(dòng)力/能源/礦業(yè)、圖書(shū)館/情報(bào)/檔案，共19個(gè)學(xué)科；應(yīng)用學(xué)院包括機(jī)械工程學(xué)院、材料科學(xué)與工程學(xué)院、電氣工程學(xué)院、信息科學(xué)與工程學(xué)院、軟件學(xué)院、建筑工程與力學(xué)學(xué)院、車(chē)輛與能源學(xué)院、環(huán)境與化學(xué)工程學(xué)院、經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院、理學(xué)院、外國(guó)語(yǔ)學(xué)院、文法學(xué)院、公共管理學(xué)院、馬克思主義學(xué)院、藝術(shù)與設(shè)計(jì)學(xué)院、體育學(xué)院，共16個(gè)學(xué)院；資源類(lèi)型包括期刊、學(xué)位論文、報(bào)紙、視頻、年鑒、參考工具、電子圖書(shū)、工具書(shū)、專利、會(huì)議論文、標(biāo)準(zhǔn)、音頻、案例、科技成果、法律法規(guī)、事實(shí)型數(shù)據(jù)，共16種；揭示深度包括全文、文摘、題錄、目錄、事實(shí)5種；文獻(xiàn)來(lái)源分為購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)、免費(fèi)數(shù)據(jù)庫(kù)、NSTL提供、國(guó)家圖書(shū)館提供、自建數(shù)據(jù)庫(kù)、試用數(shù)據(jù)庫(kù)6類(lèi)。另一方面，電子文獻(xiàn)資源的采購(gòu)方式和采購(gòu)年限也并不統(tǒng)一。中文電子文獻(xiàn)資源多采用自主談判的方式進(jìn)行，外文電子資源分為DRAA組團(tuán)和自主談判兩種采購(gòu)方式。采購(gòu)年份根據(jù)學(xué)校經(jīng)費(fèi)情況以及DRAA聯(lián)盟采購(gòu)方案要求分為1年合同、2年合同以及多年合同。電子文獻(xiàn)資源類(lèi)型的多樣化、采購(gòu)方式及采購(gòu)年限的差異化加大了高校圖書(shū)館電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)管理工作的難度，對(duì)電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理成為圖書(shū)館建設(shè)的重中之重。高校圖書(shū)館迫切需要一套基于網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的、可內(nèi)部共享的、便于使用與維護(hù)的電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文獻(xiàn)資源生命周期全過(guò)程的高效管理。

2電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)

電子文獻(xiàn)資源在圖書(shū)館的生命周期包括選擇評(píng)估、提供試用、試用情況評(píng)估、溝通談判、組織購(gòu)買(mǎi)、使用評(píng)估幾個(gè)階段。其中，對(duì)于參加DRAA聯(lián)盟組團(tuán)的外文電子文獻(xiàn)資源的采購(gòu)可以省去溝通談判環(huán)節(jié)。在電子文獻(xiàn)資源的采購(gòu)工作中，資源評(píng)估是前提工作，談判購(gòu)買(mǎi)是核心工作。高校圖書(shū)館要對(duì)每一個(gè)新增電子文獻(xiàn)資源進(jìn)行試用前評(píng)估，分析新增資源是否與已有資源重復(fù)、是否能對(duì)教學(xué)科研起到輔助作用以決定是否提供試用；要對(duì)每一個(gè)試用電子文獻(xiàn)資源在試用期內(nèi)的使用情況進(jìn)行評(píng)估，以決定是否組織購(gòu)買(mǎi)；要對(duì)每一個(gè)購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)在合同期內(nèi)的使用情況進(jìn)行評(píng)估，以決定是否續(xù)訂。對(duì)通過(guò)評(píng)估的電子文獻(xiàn)資源，圖書(shū)館可以通過(guò)參加DRAA聯(lián)盟組團(tuán)和自行談判兩種方式開(kāi)展采購(gòu)工作。

3系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)

圖書(shū)館電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)管理系統(tǒng)讀入圖書(shū)館采購(gòu)電子文獻(xiàn)資源的基本信息、年度采購(gòu)信息、聯(lián)系人信息以及集團(tuán)采購(gòu)方案信息，可按照年度查詢本年度電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)?fù)瓿汕闆r以及下一步工作任務(wù)，可按照指定數(shù)據(jù)庫(kù)查詢?cè)摂?shù)據(jù)庫(kù)歷年采購(gòu)情況，以明確數(shù)據(jù)庫(kù)價(jià)格漲幅情況，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行預(yù)測(cè)。該系統(tǒng)還具有電子文獻(xiàn)資源合同信息掃描件上傳的功能，實(shí)現(xiàn)電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)信息的數(shù)據(jù)化。另外，系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存時(shí)指定文件上傳的物理路徑并對(duì)上傳電子文獻(xiàn)資源信息的命名格式化。該系統(tǒng)操作簡(jiǎn)便、實(shí)用性強(qiáng)、功能齊全，實(shí)現(xiàn)電子文獻(xiàn)資源購(gòu)買(mǎi)和相關(guān)服務(wù)的流程化、規(guī)范化、平臺(tái)化管理，提高電子文獻(xiàn)資源采購(gòu)、信息維護(hù)、服務(wù)、保存等業(yè)務(wù)和管理工作的效率。

3.1系統(tǒng)安全登錄

隨著時(shí)代的變化，理論總是處于不斷發(fā)展與完善的過(guò)程中。我國(guó)電子文件管理研究從九十年代中期開(kāi)展以來(lái)，經(jīng)過(guò)了十多年的不斷努力和發(fā)展，取得了一定的成績(jī)和進(jìn)步的。而隨著理論研究的日益成熟，目前電子文件管理正逐漸步入“實(shí)戰(zhàn)”階段。但從實(shí)際工作狀況看，從正面引導(dǎo)和指導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行電子文件管理是一個(gè)方面，而更為重要的是要告知這些機(jī)構(gòu)如果不這樣做，會(huì)有什么樣的后果。反面的告誡和提醒在機(jī)構(gòu)電子文件管理意識(shí)普遍缺乏的狀況下還是比較有效的。“如果說(shuō)一般的電子文件管理方法著眼于‘應(yīng)該如何管理電子文件’，風(fēng)險(xiǎn)管理則重在指出‘如果你不這樣做可能遭受哪些損失？應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)？’”這種“未雨綢繆”式的風(fēng)險(xiǎn)管理似乎更適合于電子文件這樣一個(gè)常常被忽視的領(lǐng)域。也就是說(shuō)，常規(guī)的電子文件管理主要著眼于‘應(yīng)該怎么樣’的正面措施，而風(fēng)險(xiǎn)管理則選擇相反的角度，從查找電子文件風(fēng)險(xiǎn)的視角著手管理，是對(duì)一般電子文件管理的有益補(bǔ)充。”因此，電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究應(yīng)需而生。它不是生搬硬套，而是基于對(duì)電子文件自身管理特點(diǎn)及其與機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間關(guān)系的理解和把握。

檔案風(fēng)險(xiǎn)管理理論研究在原有檔案理論基礎(chǔ)上，吸收檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)成果和借鑒風(fēng)險(xiǎn)管理理論，并加以融會(huì)貫通，讓檔案學(xué)理論呈現(xiàn)出清新的風(fēng)貌，是檔案管理理論研究過(guò)程中根據(jù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，不斷進(jìn)行新的探索、修正、完善自身、使其隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步的表現(xiàn)。

風(fēng)險(xiǎn)是安全的對(duì)立面，風(fēng)險(xiǎn)的存在就意味著安全事故發(fā)生的可能性。風(fēng)險(xiǎn)管理就是安全管理一部分,而且是核心組成部分,它既是一種安全指導(dǎo)思想,同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。檔案管理中的眾多風(fēng)險(xiǎn)，正是影響檔案安全管理的負(fù)面因素。“檔案信息安全保障體系建設(shè)”提出后，學(xué)者積極運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)管理理論探討檔案安全保障體系建設(shè)問(wèn)題，促進(jìn)了檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究的發(fā)展。

目前我國(guó)對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的研究既有理論層面的闡述，也有基于實(shí)踐層面的探索，研究?jī)?nèi)容主要集中于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理、檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)及防范、專門(mén)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。

電子文件（數(shù)字信息）管理最先引進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理理論進(jìn)行研究，其后一直是研究的熱點(diǎn)。在這方面，最初的研究文章主要著眼于電子文件存在的風(fēng)險(xiǎn)和防范措施，主要基于電子文件管理實(shí)踐過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)因素造成損失的狀況和如何防范進(jìn)行總結(jié)，研究偏重技術(shù)方面。正式提出“電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理”后，國(guó)內(nèi)對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究主要集中在對(duì)該理論的概括論述方面，其次是電子文件風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)對(duì)方面。對(duì)“電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理”，已經(jīng)形成完善的概念基礎(chǔ)并提出系統(tǒng)的研究框架。伴隨著電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的不斷深入，研究重點(diǎn)又將逐漸轉(zhuǎn)向更廣闊的實(shí)踐層面，在理論指導(dǎo)下探討如何解決電子文件管理實(shí)踐中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和防范是檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究中的另一熱點(diǎn)。這一方面的研究多是從檔案信息化實(shí)踐狀況出發(fā)，對(duì)檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)并提出對(duì)策。目前學(xué)者提出的檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)因素主要包括觀念和認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、人才風(fēng)險(xiǎn)，從而提出的檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)和防范措施有實(shí)行分等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)管理措施，加強(qiáng)培訓(xùn)、提高檔案工作人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)保證金、制訂建設(shè)規(guī)劃、防范資金風(fēng)險(xiǎn)，采用逐步更新、持續(xù)改進(jìn)的技術(shù)措施，引入信息監(jiān)理方等。檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和防范研究，尚未像電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理那樣提出系統(tǒng)的管理框架和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)模型，還未形成嚴(yán)密、系統(tǒng)的理論體系。

專門(mén)檔案、科技檔案風(fēng)險(xiǎn)管理方面，涉及的內(nèi)容包括城建檔案、人事檔案、企業(yè)檔案、商業(yè)銀行電子文件、保險(xiǎn)業(yè)電子文件等方面的檔案風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題，所涉行業(yè)范圍較廣，包括銀行業(yè)、保險(xiǎn)業(yè)、建筑業(yè)等，所涉單位類(lèi)型包括銀行、保險(xiǎn)公司、建筑設(shè)計(jì)單位、高校等，這類(lèi)論文研究的專門(mén)檔案載體類(lèi)型多是電子文件。但這方面的研究多停留在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的零散總結(jié)層面，或只是對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理理論的簡(jiǎn)單套用，對(duì)專業(yè)檔案、科技檔案風(fēng)險(xiǎn)的特殊性沒(méi)有深入挖掘，尚未形成嚴(yán)密、系統(tǒng)的理論體系。

一、分門(mén)別類(lèi)的個(gè)人檔案管理

(一)個(gè)人檔案管理的內(nèi)容

哈佛大學(xué)人事檔案可分為四大類(lèi):教師檔案、高級(jí)管理人員檔案、學(xué)生和校友的檔案以及家庭檔案。從上述分類(lèi)可看出，個(gè)人無(wú)論是教師還是管理層亦或是學(xué)生，其所產(chǎn)生的個(gè)人檔案成為了哈佛大學(xué)人事檔案管理中最主要的部分。個(gè)人檔案包括:自傳材料(包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)歷、新聞稿、日記、口述史和訪問(wèn)、家族情況、傳記出版物)、咨詢材料(包括建議書(shū)、合同、報(bào)告、通信和筆記)、專業(yè)/職業(yè)聯(lián)系文件(包括信件、電子郵件的打印稿、審查和推廣記錄、論文和文章、簡(jiǎn)歷和媒體報(bào)導(dǎo))、專業(yè)組織和會(huì)議文件(包括議程、會(huì)議記錄、報(bào)告、筆記)、證明材料(包括與主題直接關(guān)聯(lián)的文件、目錄、指南、個(gè)人參考書(shū)目和期刊)、項(xiàng)目工程研究文件(包括建議書(shū)和計(jì)劃、研究簡(jiǎn)報(bào)、研究數(shù)據(jù)、證明文件、調(diào)查結(jié)果的分析報(bào)告、會(huì)議記錄)、特殊介質(zhì)(包括照片、底片、幻燈片、音頻、錄像帶、樣品和手工藝品、激光唱片、動(dòng)畫(huà)電影、地圖、規(guī)劃、圖紙、三維物體模型和大事記)、演講和業(yè)務(wù)陳述文件(包括演講注釋、摘要和幻燈片)、學(xué)術(shù)評(píng)估和推薦材料、教學(xué)材料(包括授課記錄、課程教學(xué)大綱、作業(yè)、考試、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)、筆記本、成績(jī)單、到課記錄、作業(yè)或考試、論文)、工作檔案(包括手稿、未發(fā)表的論文、草稿或筆記、出版商的合同以及相關(guān)的回復(fù)、評(píng)論、報(bào)告和長(zhǎng)條校樣)等。哈佛大學(xué)檔案館十分樂(lè)于收集教職員工的個(gè)人檔案以及通過(guò)管理教職員工產(chǎn)生或負(fù)責(zé)的檔案來(lái)對(duì)他們提供幫助。

(二)個(gè)人檔案管理的方法

哈佛大學(xué)個(gè)人檔案的管理方法分為以下幾種:按檔案名稱管理;按檔案形成日期管理;按檔案名稱的首字母順序進(jìn)行管理;綜合管理。1．名稱排序法即根據(jù)檔案內(nèi)文件的名稱進(jìn)行排序的方法。這種檔案管理方法簡(jiǎn)單方便，對(duì)于內(nèi)容較少、時(shí)間跨度小的檔案管理更為實(shí)用。2．首字母順序法即根據(jù)檔案內(nèi)項(xiàng)目或組織名稱的首字母順序?qū)n案進(jìn)行排序的的方法。這種檔案管理方法適合于小型項(xiàng)目檔案的管理。3．時(shí)間排序法在個(gè)人檔案的類(lèi)型確定并已區(qū)分開(kāi)來(lái)的條件下，可根據(jù)檔案形成的時(shí)間順序進(jìn)行管理。這是一種公認(rèn)的適應(yīng)性較強(qiáng)的檔案管理方法。適用范圍包括:自傳材料，演講演示材料等。4．綜合排序法當(dāng)個(gè)人檔案包含的內(nèi)容多而雜時(shí)，采用綜合性的檔案管理方法很有必要。這種綜合性的檔案管理方法分兩種，一種即將檔案進(jìn)行分類(lèi)整理之后，按照每一類(lèi)檔案的名稱、主題、年份等要素進(jìn)行管理;當(dāng)個(gè)人檔案涉及的年度跨度過(guò)大，可采用第二種綜合管理方法，即將個(gè)人檔案先按照年份進(jìn)行整理后，再在各個(gè)年份的檔案中按照檔案名稱的首字母順序進(jìn)行整理。適用范圍包括:教學(xué)檔案，工作檔案等。

(三)個(gè)人檔案管理的特別注意事項(xiàng)

個(gè)人檔案的內(nèi)容多，類(lèi)型豐富，管理起來(lái)有一定難度，應(yīng)當(dāng)特別注意以下幾點(diǎn)。1．特殊介質(zhì)檔案的雙套制管理在對(duì)個(gè)人檔案中的特殊介質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)特別注意將電子檔案及其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案如論文等一起存放，以保證檔案的完整性。除了給特殊介質(zhì)檔案按照名稱、日期、主題等做好標(biāo)識(shí)之外，還應(yīng)當(dāng)做好注釋，以方便日后的查找利用工作。2．個(gè)人檔案管理應(yīng)依法規(guī)行事非本校工作產(chǎn)生的檔案按照聯(lián)邦法規(guī)或合同規(guī)定進(jìn)行管理。為確保可獲得性，合同材料應(yīng)當(dāng)與對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目文件一起放在有明顯標(biāo)記的文件夾內(nèi)。如在對(duì)出版商的合同以及回復(fù)進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)清楚地在單獨(dú)的文件夾上做出標(biāo)識(shí)。3．確保個(gè)人檔案的機(jī)密性保證檔案的機(jī)密性是檔案管理的原則性要求之一，人事檔案管理同樣也需遵守這一硬性要求。在對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案管理人員不僅需要牢記各種規(guī)章制度，而且需要用專業(yè)的檔案管理手段包裝檔案的機(jī)密性。如關(guān)于同事或其他專業(yè)人員的評(píng)估和建議文件可以用單獨(dú)的文件夾保存以確保機(jī)密性。

摘要：闡述了對(duì)高校科研文檔進(jìn)行電子管理的必要性，完成利高校科研文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)了對(duì)科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)論文等文檔進(jìn)行基本信息的錄入、上傳、分類(lèi)搜索、批量下載、在線預(yù)覽等基本功能；提供了MySQL、Tomcat、JDK8等一鍵啟動(dòng)腳本，系統(tǒng)維護(hù)人員無(wú)需做額外配置即可運(yùn)行該系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：科研文檔管理；SSM框架；MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)

近年來(lái)，信息化管理發(fā)展迅速，科研管理信息化建設(shè)逐漸增強(qiáng)，導(dǎo)致學(xué)校科研項(xiàng)目涉及到的電子文檔快速累積和增長(zhǎng)。目前我校的科研文檔管理處于隔離狀態(tài)，各學(xué)院科研文檔分散在層級(jí)之間，難以整合，文檔內(nèi)容難以相互借鑒，價(jià)值難以發(fā)掘。存儲(chǔ)方式以紙質(zhì)文檔格式存放在資料室，電子版存檔到光盤(pán)中，或者存放在某臺(tái)電腦的磁盤(pán)中，數(shù)據(jù)共享成為難題。針對(duì)上述電子文檔存儲(chǔ)、利用存在的問(wèn)題，開(kāi)發(fā)一個(gè)統(tǒng)一存儲(chǔ)管理、可快速檢索、信息共享的文檔管理系統(tǒng)。

1相關(guān)平臺(tái)與技術(shù)

科研文檔管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，文件存儲(chǔ)采用FTP系統(tǒng)，選擇Java作為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，應(yīng)用ring、SpringMVC和Mybatis框架。前端界面基于BootStrap框架，從而設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔易用、高性能、高可靠性的文檔管理系統(tǒng)，一滿足學(xué)校管理人員對(duì)科研文檔管理系統(tǒng)的使用需求。

2項(xiàng)目分析及設(shè)計(jì)

2.1高校文檔管理系統(tǒng)面向群體。系統(tǒng)主要是為校內(nèi)專業(yè)技術(shù)人員科研工作量積分標(biāo)準(zhǔn)提供評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)。需要將各位老師的科研文檔進(jìn)行建檔管理。其中科研項(xiàng)目的分類(lèi)主要有成果獲獎(jiǎng)、學(xué)術(shù)論文、專利、公開(kāi)出版學(xué)術(shù)書(shū)籍、成果轉(zhuǎn)化、論證報(bào)告等幾大類(lèi)。每種類(lèi)別的錄入指標(biāo)包括文檔名稱、頒獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)級(jí)別、本人排名、本校排名、申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)等。一般根據(jù)獲獎(jiǎng)?lì)悇e與教師排名進(jìn)行打分，作為考核依據(jù)。

【摘要】電子檔案就是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的資料以電子文件的形式呈現(xiàn)出來(lái)。由于電子檔案會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而增多，并且由于電子檔案管理是需要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)開(kāi)展的，對(duì)管理人員的要求也相對(duì)較高。因此，企業(yè)要充分了解電子檔案的特點(diǎn)，分析電子檔案管理目前存在的問(wèn)題以及難點(diǎn)，然后采取有效的管理措施，提高電子檔案管理水平，論文就此展開(kāi)了討論。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；電子檔案；優(yōu)越性；完善措施

1引言

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，我國(guó)各企業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)行方式開(kāi)始向自動(dòng)化、智能化方向轉(zhuǎn)變。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案的重要存在形式。對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，可以提高企業(yè)內(nèi)部檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。然而，目前我國(guó)許多企業(yè)在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時(shí)代的逐步推進(jìn)，更是增加了電子檔案管理的難度。如何提高電子檔案管理水平已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展所要重點(diǎn)研究的內(nèi)容。

2電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

2.1電子檔案的特點(diǎn)

第一，文件記錄方式多樣。作為一種新型的信息承載介質(zhì)，電子檔案具有多種表現(xiàn)形式，包括電子文件、聲音、影像等，具有多種表現(xiàn)形式，而且其存儲(chǔ)保存方式也多種多樣，例如光盤(pán)（VCD、DVD）、磁帶（錄音帶、錄像帶）、磁盤(pán)（U盤(pán)、硬盤(pán)）、網(wǎng)盤(pán)（或云盤(pán)）等；第二，電子檔案具有非直讀性的特點(diǎn)，例如電子檔案在光盤(pán)上保存時(shí)是由激光進(jìn)行刻寫(xiě)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，無(wú)法直觀看到檔案內(nèi)容，而且，電子檔案也可以進(jìn)行加密處理，提高了電子檔案的安全性；第三，電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性比較強(qiáng)，必須要以元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)才能恢復(fù)電子文件的原貌。

1科研檔案特點(diǎn)分析

醫(yī)院科研檔案特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①形成周期長(zhǎng)且強(qiáng)連續(xù)性。科研活動(dòng)經(jīng)歷的時(shí)間均比較長(zhǎng)，涉及到的范圍較廣且內(nèi)容也比較多，資料較為復(fù)雜，從立項(xiàng)一直到完成科研課題均需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間，為多次失敗和成功所獲結(jié)果；②學(xué)科突出且專業(yè)性強(qiáng)。醫(yī)院所開(kāi)展的科研課題均是根據(jù)專業(yè)來(lái)實(shí)施，比如基礎(chǔ)研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內(nèi)科、婦科以及外科等。醫(yī)學(xué)研究中針對(duì)不同的專業(yè)所開(kāi)展的科研活動(dòng)均有著各自的特點(diǎn)，對(duì)此在科研檔案的分類(lèi)上也應(yīng)凸顯出其專業(yè)性特點(diǎn)；③項(xiàng)目協(xié)作較多且學(xué)科綜合性也比較強(qiáng)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，各種邊緣學(xué)科以及交叉學(xué)科的出現(xiàn)，在醫(yī)學(xué)研究中大量創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛地應(yīng)用，而這些也使得很多醫(yī)學(xué)科研課題并非某個(gè)獨(dú)立的專業(yè)或者學(xué)科就可完成，而是多個(gè)學(xué)科和專業(yè)共同聯(lián)合以及研究才可完成。對(duì)此，在這種形式下所進(jìn)行課題研究，不管是數(shù)量還是載體均比較大且多樣，同時(shí)綜合性也相對(duì)較強(qiáng)，而這也就要求在分類(lèi)的過(guò)程中除了要確保各學(xué)科自身的獨(dú)立性，同時(shí)還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2基于電子化實(shí)施醫(yī)院科研檔案管理的重要性

在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學(xué)研究期間所形成的，具備一定的保存價(jià)值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實(shí)且準(zhǔn)確地記錄著科研活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個(gè)方面的內(nèi)容：①科研項(xiàng)目的申報(bào)資料與審批資料；②科研過(guò)程的影像學(xué)資料、記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及實(shí)驗(yàn)圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗(yàn)收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個(gè)科研項(xiàng)目自申報(bào)、課題立項(xiàng)、執(zhí)行、成果鑒定、評(píng)獎(jiǎng)以及到應(yīng)用推廣均離不開(kāi)管理。不管是在醫(yī)院社會(huì)服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱晉升、科學(xué)研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，為其在選擇科學(xué)建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院學(xué)科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來(lái)，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項(xiàng)目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學(xué)地對(duì)科研檔案實(shí)施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎(chǔ)上所實(shí)施的醫(yī)院科研檔案管理

3．1信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用

隨著科研項(xiàng)目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來(lái)越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢科研項(xiàng)目有關(guān)信息的功能，不僅能進(jìn)行科研項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入，同時(shí)還便于全院某學(xué)科或者某一位科研工作人員在研究中對(duì)科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目類(lèi)別、研究時(shí)間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當(dāng)科研項(xiàng)目立項(xiàng)以后，由科研部門(mén)管理工作人員把科研項(xiàng)目立項(xiàng)的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項(xiàng)目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類(lèi)別以及具體研究時(shí)間等，同時(shí)也可把電子文檔中關(guān)于科研項(xiàng)目的信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時(shí)增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡(jiǎn)單且靈活，能夠隨時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個(gè)方面的內(nèi)容：①全院科研項(xiàng)目。針對(duì)科研項(xiàng)目研究時(shí)間長(zhǎng)這一特點(diǎn)，為便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員及時(shí)了解到科研活動(dòng)的實(shí)施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢功能。只要輸入相應(yīng)的時(shí)間就可進(jìn)行有關(guān)信息的查詢，生成為該時(shí)間段科研項(xiàng)目信息的報(bào)表，以電子表格的形式將報(bào)表導(dǎo)出來(lái)，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，或者直接將其打印成報(bào)表；②學(xué)科科研項(xiàng)目。醫(yī)院學(xué)科評(píng)估、建設(shè)以及重要學(xué)科的申報(bào)，一般需提供某學(xué)科科研項(xiàng)目實(shí)施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時(shí)間段某學(xué)科科研項(xiàng)目有關(guān)信息資料的查詢功能。基于要查詢的學(xué)科，輸入項(xiàng)目名稱以及起止時(shí)間，接著點(diǎn)擊學(xué)科項(xiàng)目查詢就可得到該學(xué)科有關(guān)報(bào)表。此外，其還具備電子報(bào)表導(dǎo)出以及打印的功能；③科研工作人員科研項(xiàng)目。若需將醫(yī)院職務(wù)評(píng)聘或者職稱評(píng)審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時(shí)，利用該系統(tǒng)能及時(shí)查詢到某科研工作人員于某一段時(shí)間所開(kāi)展的科研活動(dòng)具體情況。

摘要：電力勘測(cè)設(shè)計(jì)單位屬于技術(shù)型和知識(shí)人才密集型企業(yè)，其檔案為整個(gè)單位的核心信息資源，具有非常重要的作用和地位。隨著近年來(lái)我國(guó)信息化技術(shù)和水平的不斷提升，勘測(cè)設(shè)計(jì)大數(shù)據(jù)檔案管理的發(fā)展也有了質(zhì)的改變，從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊绞健１驹O(shè)計(jì)院于2005年開(kāi)始應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，但隨著時(shí)間發(fā)展，原有的檔案管理系統(tǒng)逐漸暴露許多漏洞和問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)本院檔案管理的需要。基于此，需要對(duì)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，從而建立起符合當(dāng)前本院需求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：勘測(cè)設(shè)計(jì)；大數(shù)據(jù)；智能化

勘測(cè)設(shè)計(jì)大數(shù)據(jù)智能化管理是管理模式的進(jìn)步和升級(jí)，使數(shù)據(jù)信息管理從紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為信息技術(shù)管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程信息化在線管理，包括：數(shù)據(jù)收集、管理、保存、利用等一系列智能化應(yīng)用，以下對(duì)數(shù)字檔案管理的具體措施和應(yīng)用效果進(jìn)行具體的分析：

1建立管理系統(tǒng)的具體措施

1.1建立科學(xué)合理的架構(gòu)體系

建立良好的架構(gòu)體系，使之形成以管理層、執(zhí)行層、服務(wù)層為框架的三層管理模式，同時(shí)對(duì)院以及相關(guān)部門(mén)的管理職責(zé)進(jìn)行不斷地優(yōu)化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人員組織體系的建設(shè)和信息化建設(shè)項(xiàng)目的完整架構(gòu)，從而有效地保證信息化建設(shè)項(xiàng)目的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，包括部門(mén)設(shè)置、職責(zé)落實(shí)、人員配備。另外，還需要從基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)等軟件建設(shè)的硬件體系上進(jìn)行綜合統(tǒng)籌，以實(shí)現(xiàn)勘測(cè)設(shè)計(jì)的全面化管理。

1.2創(chuàng)建全過(guò)程智能化管理