一、檔案知識管理的流程

檔案登記和編碼就是對已篩選的檔案信息進行加工的過程。檔案信息的存在方式多種多樣，這給檔案的管理和利用帶來了不便。因而，這一環節中，將檔案信息轉成可檢索利用的檔案知識時，需要制定統一的檔案信息分類標準和著錄標準，而不是簡單地依據檔案的載體形態來進行登記和編碼。其中，編碼應該根據檔案內容的屬性，提取其相關的內容單元作為關鍵詞，以便不同檔案信息之間的鏈接，實現檔案知識信息的共享。檔案存儲就是檔案知識信息保存在檔案知識庫中，隨著檔案管理的電子化、網絡化，如今完成檔案存儲環節的工具主要是各種檔案管理系統。同時，為防止檔案知識信息的意外受損，在這環節還要做好檔案的備份工作。檔案利用就是對檔案知識信息的使用和服務用戶的過程。檔案工作“三個體系”的提出，扭轉了過分注重檔案保存而忽視檔案利用的傾向。檔案利用的實際效果是對檔案知識管理其他環節的績效評估，在一定程度上，檔案利用是檔案鑒別、檔案登記和編碼、檔案存貯的參照點。同時，檔案利用也是檔案知識管理的根本目的。

二、檔案知識管理進程中應解決的幾個問題

1.檔案知識表征問題。檔案知識管理的實現依賴于檔案信息的編碼和存儲，即檔案知識信息的表征，有的也稱之為檔案知識信息的知識表示。所謂的檔案知識表征就是檔案信息在系統或組織內的建構和再認的方式。檔案知識管理最終目的是為了檔案知識信息的有效利用，因而，檔案知識信息在檔案管理信息系統內的表征形式應符合用戶的認知習慣，應與用戶的記憶形式相對應。研究表明：知識大部分以分布的形式存儲在大腦的神經元之中，神經元之間相互聯結，當存在知識需要時，這些聯結就會相互激活，共同形成所需要的知識內容。因此，在對檔案信息進行編碼時，應將檔案信息分解為不同的知識單元，并將這些知識單元登記入檔案管理系統，形成共同的知識網絡。當前，云計算影響深遠，它可以實現數據的分布式表征，檔案的知識信息可以在不同的網絡節點存儲，在用戶利用檔案信息時，系統可以進行并行分布加工，提高檔案信息的輸出效率和精確性。同時，云計算也實現了檔案知識信息的云備份，即使某一節點的數據受損，也不影響檔案知識管理系統的正常運轉。

2.知識共享問題。通過對檔案知識信息進行分布式表征，依據一定的標準將離散的檔案數據集合在一起，為檔案知識共享奠定了基礎。然而，實現這一目標就要求檔案部門構建知識庫。知識庫的構建并非一朝一夕能夠完成，它是一個系統的工程。不同的檔案，構建知識庫的方式也就不同。如，誠信檔案就需要全國銀行系統共同建設；而人事檔案則是由各級人事部門和人才市場共同建設；檔案館的特色檔案知識庫建設卻由該檔案館獨自建設。值得一提的是，這些不同檔案的知識庫的兼容和鏈接至關重要。

3.資源集成問題。由于在檔案知識管理過程中遵循了分布式知識表征的方法和途徑，因而實現了不同檔案信息的可鏈接性，為檔案知識信息的共享奠定了基礎。隨著社會的不斷進步，廣大民眾對于檔案信息的需要也呈多樣性的趨勢。然而，傳統的檔案管理依據檔案的載體形態及檔案信息的屬性進行分別管理，造成了不同檔案之間存在著人為的鴻溝和壁壘，不僅不利于檔案的管理，更不利于用戶的使用。檔案的知識管理消除了這樣的障礙，對檔案知識信息內容進行分布式表征，可以將不同載體、不同內容、不同功能的檔案信息整合在一起，實現了檔案資源的集成管理。當然，檔案資源集成管理的實現離不開信息技術和網絡技術的支撐。當前，檔案資源管理系統也五花八門，不同類型的系統之間兼容性較差，容易造成“信息孤島”現象，也不利于檔案知識信息的一站式服務。因此，實施檔案知識管理，不僅要實現檔案信息內容的集成，而且要管理系統的軟硬件的表征的一致性，這樣知識管理才能落到實處。

三、檔案知識管理對檔案服務的啟示和影響

1知識管理在地質檔案管理的運行因素

地質檔案是在地質調查研究、礦產勘查等活動中形成的科技檔案，是地質工作活動的記錄和成果。地質檔案管理模式的發展經歷兩個階段：第一階段，基于實體保管的傳統檔案管理時代，偏重地質資料的收集與保管。地質檔案種類繁多，按類型可分為：為國家進行基礎建設提供相應決策服務的地質資料，如區域地質調查、化探、物探等;為工農業生產和國防、科技發展提供原料產品基地的地質資料，如礦產、石油、煤層和天然氣等;關系國計民生服務的地質資料，如水文、工程、災害、環境、地震等;為地勘經濟建設提供服務的資料，如合同、協議等;不同形式和不同載體實物資料，如巖礦芯、磁盤、標本等。傳統地質檔案管理以實物管理為主，對環境要求高，檔案損耗速度快，檔案查找沿用傳統人工方法，信息查找依靠手工及借閱者和館員的個人經驗，費時費力。地質檔案具有較強的專業性，并且有保密性要求，普通的檔案管理者往往不懂技術，經驗不豐富的年輕地質工作者對如何查找地質檔案的流程不了解，在查找過程中容易發生遺漏，難以有效提取所需信息。檔案信息資源的服務能力較弱，未得到充分有效開發利用。第二階段，基于信息管理的數字地質檔案管理時代。特點是在繼承傳統檔案管理的基本功能的情況下，以數字檔案資源為主要管理對象、以信息技術為手段、以互聯網為依托，實現檔案信息的有序整合和便于檢索利用。基于信息管理的數字檔案管理屬于我國電子政務建設的一部分。目前，我國的電子政務建設已經開始向基于知識管理的第三代電子政務過渡，作為電子政務的一部分，基于信息管理的數字地質檔案管理也應融入知識管理的理念，從用戶需求出發，把對知識的管理和對人的管理融為一體，對館藏地質檔案進行知識挖掘，對信息進行精簡、提取、發現在信息中有用的知識單元并對其進行集合組織，使之成為使用者容易檢索識別的知識信息內容。

2用知識管理思想指導地質檔案服務

用知識管理思想指導地質檔案服務，主要體現在服務內容上以用戶為中心，為用戶提供解決問題方案的服務；在服務方式上是基于檔案內容的服務。除了常規的借閱、檔案檢索等顯性知識服務，還可提供的服務有：

2.1為用戶提供個性化數據處理與分析服務平臺

標準化檔案管理信息服務通常是根據關鍵字進行查找所需資料，側重于顯性知識的挖掘，信息查找范圍往往局限于報告名稱和關鍵字，對地質工作覆蓋范圍、工作程度、工作方法等信息無法直觀的了解，導致信息查找效率低下、信息遺漏等問題。在知識管理的理念下，地質檔案館員可針對用戶需求，利用信息系統檢索庫中資料與信息，抽取相關的報告、圖件、表格等，按照標準格式生成電子報告供用戶利用。該服務所提供知識產品質量的優劣取決于地質檔案知識庫是否有效。檔案知識庫的建立要經過“知識積累—創造—應用—形成知識平臺—再積累—再創造—再應用—形成新的知識平臺”的循環過程后逐漸成長，逐漸成為信息查找更可靠的來源。

2.2逐步開展地質檔案數字化和數據挖掘工作為知識創新服務

第一篇：知識管理下城建檔案管理研究

一、城建檔案的地位

城市作為人類經濟發展應運而生的產物，與人類的生活息息相關，其檔案記錄的有關內容，就是城市與人類共同發展的產物。一個城市的城建檔案，包括著這個城市的基礎設施建設，包括這個城市的規劃建設，也涉及到了這個城市整個設施的各個方面，例如各種管線、各種樓房建筑等。城建檔案記錄了一座城市的全部，是人們生活和工作的重要保障。例如城建檔案涉及到了基礎設施，它能夠保障人們日常生活所需要的水電供應。同時，當遇到自然災害或是戰爭時，城建檔案對于快速恢復城市重建，有著無可替代的作用。

二、城建檔案需要知識管理

我國經濟的發展可謂突飛猛進，在經濟發展的潮流之下，大量的農村人口涌入城市，無形之中給城市的發展帶來了不小負擔。當然，這種人口遷移，對城市經濟的發展也有著不可估量的影響。無數城市都在轉變，由中小城市，轉變為大中城市，由大中城市，轉變為特大城市。這樣一來，城市的管理就需要有明確的目標，制定正確的戰略，而這一切，都要以城建檔案為依據。以上原因決定，城建檔案的管理，就需要大量知識為基礎。一方面，隨著社會的發展，想要更快、更好地建設城市，就必須注入新鮮的血液，這種新鮮的血液，就是新的知識。另外一方面，我國經濟發展迅猛，人們日益增長的物質文化需求也越來越高，已經成為我國社會的根本矛盾。如何解決人們日益增長的精神文化需求，滿足人們對知識的渴望，對于檔案工作者來說，就必須要加強新思維、新思路，以創新的思想去面對城建檔案發展問題。

三、知識管理對城建檔案的巨大推動作用

（一）遵守特定規矩的同時，推動城建檔案管理原則創新。

1、檔案管理與知識管理的相同點

1.1二者具有相似的管理流程

我國一直將傳統檔案管理業務分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統計及利用服務六個環節。對文件及檔案實現集成管理，檔案管理與知識管理具有比較相似的管理流程，都是針對文件、檔案或知識等管理分散的對象進行存儲并集中，之后對其加工整理實現有序化，再進行鑒定評價后實現其利用價值的優化，在利用中不斷產生新的文件、檔案或知識，并進行相應的收集存儲。

1.2二者具有相似的管理技術

文件、檔案在數字化環境下，在不同形式的信息系統中產生流轉，而文件、檔案在非數字化環境下為適應其要求，也要進行數字化處理。所以，現代檔案管理的所有環節都離不開現代信息技術。在快速發展的信息技術中產生了知識管理，它也需要應用計算機、通訊及網絡等技術予以實現。二者都需要采用數據庫、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有關技術，由此可見，它們都需要現代信息技術進行支撐。

2、檔案管理與知識管理的不同點

檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術方法，也是專業管理活動；知識管理不只如此，還屬于管理方式、價值及管理理念范疇，并涉及組織更系統的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統上主要管理文件、檔案實體；知識管理側重于管理文件、檔案內容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對象；知識管理除此之外，還要對圖書情報的外源顯性知識及頭腦的隱性進行知識管理。檔案管理在管理上更重視對文件、檔案的真實性、完整性及可靠性的保護，實現文件、檔案的長遠價值、憑證價值與保存價值；知識管理更重視文件、檔案及相關知識的可用性，實現知識的現實價值、情報性價值與利用價值。在管理特點上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規范化及程序化；知識管理在管理體系上側重于寬松、易于創新。

1.前言

當前經濟建設持續發展，然而企業看重的主體卻仍舊是管理。同時，其只有實施有效管控，方能推動自身的創新發展。檔案管理工作中應用模式、管理體制、工作理念的更新改革為其重要的內容。而經濟發展推動現代科學技術的持續更新，因此在激烈市場競爭之中為獲取勝利企業唯有主動進取，應用現代科技手段以及有效的知識管理對策做綜合研究，注重知識管理分析，明確檔案管理以及知識管理內在關系，方能達到事半功倍的工作效果，實現可持續的全面發展。

2.檔案管理以及知識管理關系

檔案管理以及知識管理其具體對象相同，且工作目標以及管理流程極為相似，擁有一樣的管理技術手段。企業內部文件資料、文獻等統稱做檔案，而其基礎則為知識，也就是說知識為組成文件資料內容的核心關鍵。因此，檔案管理工作中一部分從屬為知識范疇，其管理流程同樣是知識管理環節。企業從事檔案管理目標在于為令檔案管理工作面向經營活動服務，并可為員工提供所需的檔案資料。而檔案呈現出一定的知識形態，其工作目標在于為整體社會提供優質服務。知識管理則可確保自身價值的最終實現，促進組織核心競爭力的全面提升。因此，企業從事知識管理工作階段中，應在適合的層面應用有效工作模式，方能令人們獲取到真正所需的知識信息，便于他們在實踐工作中可獲取到更好的幫助并設定良好的工作措施。企業檔案管理由傳統層面來講劃分為六個環節，即接收以及征集信息、進行檔案資料整理、分析鑒定、安全保管、細致統計分析以及最終的應用服務。還有人增加了有關檔案檢索、信息編目、研究編輯等內容。知識則涵蓋七部分內容，即知識產生、匯總、存儲、加工處理、整理分析、評估研究以及應用。從中不難看出，由管理流程來講，兩者極為相似，管理對象體現了一定的分散性，均為了令管理對象更加集中，通過有效搜集存儲，使管理對象更加有序，并做好鑒定評價，令其更為優化，通過服務經營活動，凸顯功能價值。

3.檔案管理以及知識管理互相交融

知識管理工作對于檔案管理形成了良好的促進影響，同傳統檔案工作對比分析，不論內容或是形式均形成了明顯變化，具體成因可追溯到吸納借鑒知識管理相關元素，在工作領域以及服務價值上實現了廣泛挖掘以及深入發展。知識管理工作理念明確各類載體形態內容均可整合構成不一樣的知識，創建更完整的系統化知識資源庫，并倡導社會組織以及個人在從事檔案管理或是文件管理工作中開創、共享應用豐富知識，凸顯其功能價值。基于知識管理應用現代化信息技術手段，積極為用戶提供更豐富、深層次的知識以及信息服務，更新了以往檔案管理模式之中的滯后手段。在一定層面推動檔案管理工作職能形成變化。該類變化為從外至內、從淺到深、從物理管控向智能化管控發展的階段，并在于確保現代社會記憶功能的全面完整性，為檔案管理的不斷創新提供了更優質的方式，并推動其實現持續發展。檔案以及文件為各組織單位以及個人的核心知識資源，體現了極為重要的應用以及歷史價值。從組織層面來講，工作人員流動性會導致重要檔案信息的丟失，而員工個體之中包含的隱性知識內容則較難做好有效管控。為實現隱性知識轉化，需要利用文字、影像處理以及圖標方法進行并形成檔案。對于個人來講，從事各類社會活動以及研究學習階段中，重要成果以及情感訴求則會變化成為資料文件。組織單位以及個人在不斷的社會活動過程中形成經驗積累，這樣知識則會完成沉淀。而知識檔案資料之中包含的知識在應用階段中，還會形成新知識，產生更大價值。該類圖文信息利用檔案管理模式最終實現，為知識管理凝聚了更加豐富寶貴的知識資源。

4.檔案管理以及知識管理相輔相成

一、目前醫院檔案管理的現狀

目前，在醫院檔案管理中存在不少問題，現在很多醫院仍然引用傳統的管理模式，而這些傳統的管理模式存在的問題是獲取信息慢，員工之間交流不足，內部向心力不夠，醫院工作效率低下，而且每個人的信息不健全，如想要知道治療骨質增生病癥的患者查詢前臺醫護人員，詢問主治醫生有哪些，這時這些醫院往往會出現很多問題，或者無法快速知道主治醫生的當值與不當值人員名單，或者要讓患者等很久，而且由于內部交流不足，醫生之間無法互相進步，從而也導致醫院工作效率低下，無法實現進一步發展。

二、在醫院檔案管理中應用知識管理的必要性

1、知識管理是經濟、社會發展的需求

隨著時代、經濟的進步，我國經濟發展也進入一個新的階段，知識在經濟發展中發揮著更加重要的作用，而醫院檔案管理也在這種新形勢下發生著變化，由以前的人工管理到紙質的文件管理再到計算機電子信息管理，以后醫院檔案管理還會有新的管理模式出現，如果醫院一直保持傳統的管理模式，總有一天會被社會所淘汰的。其次，醫院也是一個帶有盈利性質的組織，并不是慈善機構，也需要賺取一定的利益的，在這方面醫院與企業有著相似的地方，那么醫院也就帶有市場經濟的特征，所以應用知識經濟管理是適應社會發展的需要。

2、知識管理是醫院進步發展的需要

現在部分醫院甚至還存在紙質檔案管理，不管是對患者來說還是對醫院來說這種模式有著很多的不便之處，不管是在工作人員的排班上還是在患者的就診上都存在很多的不足，而且醫院也是需要盈利的，并且醫院之間還是有一定的競爭的，醫院的消費者是廣大患者，醫院是救治患者、為患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的時間內，為患者安排就醫，如果引進知識管理，就可以快速為患者安排當值醫生，同時增進工作人員的經驗交流，提高醫護人員的知識和時間能力，更好地為患者服務，在得到患者的信賴后才能更好地促進醫院進步發展。

摘要：德國哲學家耶士培(KarlJaspers)在《大學的理念》(TheIdeaoftheUniversity)一書中提出：真正的大學必須要有三個組成，一是學術性的教學，二是科學與學術性的研究，三是創造性的文化生活。三者不可分，分則必歸于衰退。大學校院檔案管理工作也應該遵循這樣的理念，將教學、學術重要文物納入檔案管理范圍。檔案工作是伴隨著學校的誕生和發展逐步完善的，是完整地記錄校史的來源。檔案管理緊密的結合了學術性的教學、科學與學術性的研究，并形成了創造性的文化。相比于行政機關，大學校院檔案管理應用之必要性與可行性更為重要。

關鍵詞：知識管理；學校文化；檔案管理

一、知識管理與檔案管理

檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，不僅是社會共同擁有的資產，也是學術研究的主要資料來源。當今已經邁入知識管理時代，政府運作思維應當具有建檔、擴散與創新的理念，即由現代化檔案管理與運用，到發揮文件擴散的功能。這樣可使政府與民眾間互動更密切，增進彼此之間的互相信任和依賴，進而發展成為能夠了解民瘼、體恤民意之施政服務。[1]從知識管理核心和組織的核心競爭力來看，筆者認為，知識管理的核心是知識累積、知識擴散與知識創造。知識管理正是為了有效地挖掘和體現知識的價值而發展起來的一種新型管理模式。它是通過對組織知識資源進行開發和有效利用，以提高組織創新能力，進而提高組織的核心競爭能力的一種管理活動。高校大學檔案之知識管理是以知識管理為導向的檔案管理。它是通過檔案知識的積累、組織、評價、服務，滿足用戶對檔案知識的需求，從而發揮知識作為核心資源的作用，推動高校發展戰略的落實。因此，在實施檔案知識管理的過程中，高校檔案管理者需要以知識管理為導向，對檔案業務流程進行再創造，實現從檔案收集到知識累積，從檔案整理到知識組織，從檔案鑒定到知識評價，從檔案服務到知識服務的轉變。

二、學校文化與檔案管理

就教育觀點而論，大學博物館的角色，除了輔助教學和研究與服務之外，最積極的一項功能，就是在于它能成為創造性校園文化情調的一個重要的成份，是一個能提供“博雅教育”和“通識教育”的場所。它有助于培養通達而有修養的文化人。而檔案館所扮演的角色與博物館類似，大學檔案館的成立，亦有助于學校文化的形成。校園文化和高校檔案，彼此在教育目標和對象上，方向是一致的，都是以學校為依托，目的在于傳授學生文化知識、科學知識、社會知識、開發智慧，提高大學生全方位的素質。大學高校檔案管理不僅是校園文化建設的重要組成部分，也是強化校園文化建設的有利管道。高校檔案信息管理是校園文化建設的有利舉措，校園文化與高校檔案密不可分。高校檔案工作是為教學、科研、管理工作服務的，需要學校領導在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要強調檔案工作的重要作用，學校領導應當將檔案工作作為學校工作的重點納入到學校發展規劃當中，使之成為領導考核的一個內容；其次，高校要切實提高檔案工作的科學性，使檔案在學校各項工作中真正發揮重要作用，使高校各級領導及個別職能部門意識到檔案管理工作的特殊性。學校文化影響檔案管理，檔案管理亦影響學校文化。檔案管理，包括了檔案的搜集、檔案儲存、檔案應用等。檔案管理除了無形地塑造學校文化以外，還影響到有形校園文化的建設和營造。因而，學校文化與檔案管理間的關系，日顯重要。檔案部門擁有組織中最大部分的顯性知識，而個人知識與經驗的分享是組織中的內隱知識部分，其背后隱喻著強調組織文化的重要性，唯有開放與溝通的環境，顯性與內隱知識才能得以交流、轉化與分享。因此，組織文化是知識管理成功的關鍵因素，同樣地，檔案文化也是影響檔案知識管理成功的關鍵因素之一。

三、知識管理、學校文化與檔案管理

摘要：

醫院是知識密集型的場所之一，且醫院具有一定的特殊性，醫院需要對相關信息進行科學系統化的管理，在醫院檔案管理系統中引入知識管理能夠提高醫院檔案管理的合理性，為醫院構建一個更加清晰的檔案結構。基于此，就知識管理體系在我國醫院檔案管理中運用的作用，以及構建醫院檔案知識管理體系的有效措施進行論述，希望能夠為我國醫院檔案管理體系的發展帶來一定的幫助。

關鍵詞：

醫院檔案管理；知識管理；作用與措施

隨著社會經濟水平的不斷提高，我國迎來了知識經濟時代，這就要求我們在管理模式中進行合理的創新，目前，知識管理是應用較為廣泛的管理模式。知識管理在醫院檔案管理中的利用能夠提高醫院的檔案管理水平，促進醫院運作效率的提高，進一步明確醫患關系，提高醫生的診斷水平，提升我國醫院的整體質量。知識化管理是醫院檔案管理工作的新模式，標志著醫院檔案管理水平的提高，為醫院檔案管理體系的創新奠定了重要基礎。

1知識管理體系在醫院檔案管理中運用的作用

1.1知識管理進一步呈現了醫院檔案中的顯性知識