1高校檔案管理中存在問題

1.1對檔案管理的重要性認識不足

首先，部分高校領導對檔案管理的重要性認識不足，將檔案管理工作當做學校日常行政工作的附屬物，可有可無。將主要的精力用于學校的基建、科研等大事上，很少過問學校的檔案管理工作，導致高校檔案部門成為高校中最不起眼的部門之一，甚至有部分師生不知道高校檔案工作的辦公地點。正是由于領導的不重視，高校檔案管理工作人員缺乏積極性和主動性，養成了安于現狀、不思進取的工作態度，缺乏積極的創新改革意識，不能主動進行學習來提高自身的素質和能力，于是出現高校檔案資料工作松散，出現一些重要檔案材料殘缺或者丟失，統計數據失準等問題。很多高校甚至依然延續傳統的手工檔案處理方式，導致高校檔案工作流于形式，不能為高校科研、教學提供必要的支持，也缺乏服務經濟社會的能力，高校檔案管理工作滯后于知識經濟時代的要求。

1.2檔案工作基礎設施、技術手段落后

近年來，隨著國家對高等教育投入資金的增加，高校教學設施配備、實訓基地建設等取得了長足的進步，但由于檔案管理部門的工作不受重視，導致檔案管理工作需要的一些現代化設備難以及時兌現，檔案管理部門也往往被設置在高校不起眼的位置，檔案庫房面積和各項指標達不到要求，高校檔案工作的開展受到很大的阻礙，這自然也會打擊檔案工作人員工作的積極性和主動性。與此同時，部分高校依然采用傳統的手工檔案管理方法。計算機是高?，F代化檔案管理工作必備的設施，盡管計算機辦公已經成為高校日常管理的常態，高校的財務部門、教學部門等早就配備了各種高性能的計算機設備，甚至一個辦公室配備多臺。但檔案室的計算機通常使用其他部門淘汰下來的，性能大打折扣。而且其他諸如掃描儀、刻錄機、服務器等設備都十分短缺，導致高校檔案工作的效率大打折扣。

1.3檔案隊伍整體素質不高

正是由于高校檔案管理的重要性得不到重視，高校很少招聘專業的檔案專業人才來負責檔案管理工作，往往是從其他部門抽調部分行政人員，或者由其他工作人員進行兼職，盡管在數量上可以保證高校檔案工作的需要，但由于絕大多數工作人員都不是檔案管理專業出身，缺乏基本的檔案管理技能學習和訓練，有的檔案管理人員不知道應該收取什么資料，有的不知道如何寫案卷標題，有的不知道如何利用計算機來進行檔案資料的查詢和搜索等，嚴重影響了高校檔案工作的質量。雖然有些高校配備了齊全的檔案管理需要的計算機等設備，但由于工作人員知識老化、素質不高，不懂得如何使用，導致計算機成為單純打字的工具，不能充分發揮計算機的高效率的優勢。特別是隨著知識經濟的興起和計算機技術的不斷發展，高校檔案管理工作的國內、國際交流日益頻繁，高校嚴重缺乏既懂檔案管理專業知識，又會熟練使用計算機、懂得外語的復合型人才。

一、基層檔案管理人員存在的明顯缺點

檔案管理工作是一項繁瑣的工作，需要耐心的對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計以及利用等系統科學的管理。作為檔案管理團隊中的一員，部分基層管理人員存在著明顯的知識不足和素養不夠的現象。

1.專業知識缺乏，導致專職檔案管理人才的不足。目前部分人沒有意識到檔案管理工作在政治與經濟發展中的重要性，未能參與檔案管理專業知識的系統學習與培訓，未能取得相應的檔案管理專業技術職稱，導致檔案管理人員的嚴重缺乏；部分管理人員還運用傳統的思維模式和知識水平進行檔案管理工作，未能充分運用先進知識、技能，缺乏信息的掌控能力。

2.部分基層檔案管理人員積極進取心理低下，停留在工作的原始水平。檔案管理事業和經濟社會的高速發展，要求基層檔案管理人員能夠不斷進步，全面發展，要求基層檔案管理人員能夠不斷推陳出新，勇于發現問題。但是，由于專業知識掌握的不足以及對現代科學技術的不熟練，導致部分基層管理人員缺乏自主學習的興趣，缺乏積極向上心理，缺乏創新意識，缺乏進步意識，始終停留在原地，不思進取。

3.思想觀念落后，業務素質水平不足。一名合格的基層檔案管理人員，不僅要具備良充足的文化知識，還要掌握好國家的相關法律法規；不僅需要具備一定的工作能力，還需要具備一定的語言表達能力。目前基層管理人員的職業素養上還比較欠缺，存在著文化程度低下，專業知識老化，思想觀念嚴重落后，道德素養低下等嚴重現象，嚴重制約著我國檔案管理工作的發展。

4.充分利用先進科技的能力不夠。社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化?，F今許多檔案管理部門缺乏現代高技術人才，尤其是檔案、信息處理復合型人才，部分基層檔案管理人員現代技術水平偏低，導致現代化設備無法發揮真正的作用。

二、檔案信息管理人員的素質有待提高

摘要：

近幾年來，隨著我國社會經濟的發展以及科學技術的不斷進步，我國部分單位辦公室的檔案管理方式已經難以緊跟時展的步伐，檔案管理效率達不到實際工作的要求，這直接影響了我國辦公室的檔案管理工作效率。對于任何一家單位來說，辦公室在自身運營過程中都發揮著至關重要的作用，可以說辦公室的檔案管理水平直接影響著整個單位的管理水平。針對這個問題，對我國現階段辦公室檔案管理中存在的問題進行詳細研究，并進一步深入探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效措施。

關鍵詞：

辦公室；檔案管理；工作效率

一、現階段辦公室檔案管理中存在的問題

1.工作人員的管理意識比較薄弱。

現階段，辦公室檔案管理中工作人員的管理意識比較薄弱已經成為影響檔案管理工作效率的重要因素。當下許多辦公室的檔案管理人員一般都不是專業的管理人員，有的甚至是通過關系獲得的檔案管理工作，這些檔案管理人員嚴重缺乏專業的檔案管理培訓，從而也就難以正確認識到辦公室檔案管理的重要意義，在實際的檔案管理工作中由于管理意識不足而出現各種缺陷，比如說檔案資料收集不齊全、整理不規范等，這些問題的出現嚴重影響了辦公室檔案管理的工作效率。所以說現階段的辦公室檔案管理人員需要進一步加強自身的管理意識。

摘要：隨著國家對職業教育的日趨重視，近年來中職院校建設也如同雨后的春筍，飛速發展起來，但是在中職院校除了高效率的教學以外，學校的檔案管理工作也是同樣的重要的。因此，提升中職學校檔案管理人員素質也是勢在必行。文章就如何提高中職學校檔案管理人員的素質進行探討，并且根據自己多年的檔案管理工作的經驗，提出對策。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；綜合素質；檔案資料

隨著現代職業教育的飛速發展，如何進行高效率的教學是現代教育重要工作，但是很多中職院校在發展教學過程中，檔案管理工作沒有得到重視。然而檔案管理工作有著非常重要的作用，其工作人員的綜合素質則決定著管理工作整體的水平。

1  當前中職學校檔案管理人員的現狀

1.1  知識結構落后

隨著時代的快速發展，知識也在不斷地更新。近年來，隨著信息技術在各個行業的普及和應用，檔案管理工作的模式也發生巨大的變化，檔案管理工作不再只是簡單的存儲紙質檔案資料，而是以信息服務為中心。在這種情況下，中職學校中的檔案管理工作人員也應與時俱進，追隨時展的潮流，在工作崗位中積極學習新的知識。例如：信息網絡、計算機等多個專業的知識，不斷地對自身的綜合素質進行提升，從而更好地滿足檔案管理工作的發展需求。對現階段我國中職學校中檔案管理工作人員的現狀進行分析可以發現，學校沒有提高對檔案管理工作的重視，也沒有加大對檔案管理方面的投資，一般情況下會安排院校老師或者是助理等來進行檔案管理工作。由于專業之間的區別較大，且沒有學習過專業的檔案管理知識，其不具備檔案管理技能，整體的檔案管理工作質量和工作效率非常差。除此之外，雖然也有部分中職學校在進行檔案管理工作的過程中配備了專門的管理人員，但是一般情況下，此類工作人員的年紀都比較大，而且由于受傳統觀念的影響，無法及時的學習新的管理模式和管理知識，而在有關信息技術應用的過程中，此類工作人員也無法對現有檔案管理系統進行網絡升級，對于管理工作中存在的問題也就無法及時的進行處理和解決?？偟膩碚f，管理工作人員整體的知識結構比較落后，中職院校檔案管理水平的提升受到了嚴重的阻礙。

1.2  缺乏創新意識

作者：王聰 陳民 單位：宿遷學院 宿遷市宿城區人民法院

司法機關卷宗檔案保存現狀及問題

1.司法機關卷宗檔案保存制度現狀。依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施細則》、《機關檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級人民法院設立專門對檔案進行管理的檔案機構，由檔案機構負責集中統一管理本院的包括各種門類和載體的全部檔案。人民法院的檔案機構應當認真負責，積極提供利用，切實為審判工作和其他相關工作服務。對于人民法院各級領導和全體工作人員來說，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務。在監管和指導方面，地方各級人民法院從事檔案工作的檔案機構及其人員，接受上級人民法院檔案機構以及同級檔案行政管理部門的監督和指導。在管理內容上，司法機關的檔案部門負責檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護和防護。

2.司法機關卷宗檔案保存存在的問題。

首先，司法機關由于工作的特殊性，機關的業務工作人員大部分都是國家公務員，從事檔案管理的人員有些是書記員或者法官助理兼任，有些是專門聘用的專業技術人員，這兩部分群體共同構成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢和利用提供方便。同時，案卷檔案形式復雜多樣，不僅有大量的紙質檔案，還有一部分數字形式存在的檔案，這樣對檔案的計算機技術有著一定的要求，在當前無紙化辦公的要求下，很多地區都在進行紙質檔案掃描存檔的信息化建設，這一建設對信息管理的技術要求又更加嚴格了。當然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內容，對檔案管理的管理知識也是有著一定要求的。而在當下，司法機關當中從事檔案管理的人群很難能夠同時具備這三方面的要求，即如果由書記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識方面不缺乏，但是信息管理技術方面就有所欠缺；法院招聘的專業技術人員在信息管理技術方面有特長，但是檔案管理知識和法律知識也是軟肋；對于檔案學專業畢業后經招聘進入司法機關的人員來說，法律知識也有一定的欠缺。因此，就司法機關的檔案管理人員的總和素質上來說，還不能夠滿足當前案卷檔案保存的要求[2]。

其次，司法機關案卷檔案的保存與利用沒有很好的接軌。司法機關案卷檔案的保存與利用是司法機關檔案管理的兩個最為重要的內容，而在當前的檔案管理制度之下，這兩個方面并沒有很好地接軌。法院的案卷調取基本都是臨時緊急性質的調卷，因此存在實體操作先進性，后續再將借卷、歸檔信息輸入信息系統的現象。這種現象就是案卷檔案的保存與利用沒有接軌的表現。之所以會產生這種現象，問題在兩個方面。一方面，在當前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統的檔案保存方式和保存方法，沒有根據檔案信息化發展需求建立起檔案資源共享電子平臺，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來，即可能會造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務理念和重視程度不夠。檔案管理部門是非常重要的部門，但是在功能上來說還是一個服務部門而非管理部門，其作用就是既要發揮案卷檔案的社會功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態度和工作熱情比較低，這一點就嚴重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。

最后，目前司法機關案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問題，主要表現在重內不重外，缺乏大局觀。司法機關的案卷檔案形成于審判業務部門的審判業務工作過程當中，但是對案卷檔案的利用卻不局限于審判業務部門，本院的執行部門和其他部門也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級法院也經常會因為案件的關聯性或者審判監督作用的發揮等原因，以及監獄管理部門對在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機關在偵查或者起訴過程中對案件當事人情況進行確認等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當前的案卷檔案保存模式之下，各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統一。由于大多數基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現象。同時，由于各自為政，不同法院的規定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環節上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產生的矛盾日益凸顯。這些原因都導致了案卷檔案保存但無法很好地發揮社會效用[3]。

一、檔案管理的現代化建設是信息時代的必然要求

隨著信息時代的到來，管理信息和有效利用信息的技術已經成為衡量社會發達程度和科學技術水平的標志。而目前檔案管理卻仍存在著一定的問題，主要表現在：一是檔案管理的觀念落后。在信息時代，對信息的占有成為成功與否的關鍵。傳統的重藏輕用、封閉狹隘的發展觀念已不適應信息時代的需要，沒有發揮檔案信息的重要作用。二是檔案管理的技術滯后。盡管我國基本擁有了從事檔案自動化工作的技術隊伍及大批的檔案管理實用系統。但是，從總體來看，尤其是在NII（信息高速公路）計劃的大環境下，我國目前的檔案管理在檔案查詢、檔案對接等等方面還存在著技術落后問題。三是專業技術人員素質不高。目前，我國從事檔案管理的專業技術人員素質還有待提高，應有一批既懂檔案管理知識又懂計算機程序的人才從事檔案管理。上述問題成為制約檔案管理現代化建設的關鍵。檔案部門作為社會信息資源服務系統的重要組成部分，在社會主義現代化建設中也將發揮越來越重要的作用。檔案管理的現代化建設是大勢所趨、是信息時代社會發展的必然要求。

二、信息時代檔案管理現代化建設的措施

（一）轉變檔案管理觀念

在信息時代，檔案部門領導一方面要更新各自的知識領域，樹立服務的觀念及對外開放檔案管理觀念。根據人們對知識、信息的需求，加大信息的收集、存儲、加工傳輸諸環節的工作力度，積極主動為社會和經濟建設提供真實可靠的服務，逐步使檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。另一方面要加快管理思想現代化。在信息時代，檔案工作作為一門科學，要掌握檔案的規律，樹立現代化意識，以科學的精神辦事，才能使檔案工作向現代化管理方向發展。

（二）加大檔案管理硬件投入

在信息時代，無紙化辦公已經成了一種必然趨勢。而實現無紙化辦公，最基本的條件就是硬件設施現代化。對于檔案管理工作來說，電子計算機、縮微復制設備以及先進的庫房設備，是實現硬件設施現代化的基本條件。目前，國內大中城市的檔案部門基本上擁有了這樣的現代化設施，但是，要實現真正意義上的網絡管理，僅僅在幾個城市、幾個地區擁有這樣的硬件設施是不夠的，必須在全國的檔案管理部門實現一種設施的同步完善，檔案管理工作才能達到真正的網絡互動。

[摘要]進入新形勢后，干部人事檔案管理也迎來了新的挑戰和機遇，如何排除干部人事檔案管理工作的安全隱患，保證檔案安全是當前檔案管理人員必須思考解決的問題。只有做好干部人事檔案管理才能夠充分發揮出人事檔案的價值，為知人、用人和領導決策提供參考。本文依托我國干部人事檔案管理的實際，對現階段干部人事檔案管理工作存在的安全隱患進行深入分析，并在此基礎上提出相應的應對措施，希望所提內容能夠為檔案管理人員提供新的思路。

[關鍵詞]干部；人事檔案；檔案管理；安全隱患

干部人事檔案是干部個人形象的綜合反應，其能夠直觀反映干部個人的經歷、政治思想、品德作風及其業務能力等等。干部人事檔案是人事部門按照實際情況和政策要求來進行如實填寫的，能夠為干部工作奠定良好基礎。干部人事檔案管理工作能夠為知人、用人和管理人提供科學的參考。同時，隨著經濟的發展和科技的迅猛發展，信息化技術正在向各個領域滲透，做好干部人事檔案管理工作的難度也在隨之加大。因而，做好干部人事檔案管理工作，排除安全隱患就具有相當重要的現實意義。

1現階段干部人事檔案工作管理中存在的安全隱患

干部人事檔案管理工作是一項較為復雜的服務性工作，涉及的范圍較廣。當前，干部人事檔案管理工作中存在的安全隱患主要有兩類，一類是干部人事檔案實體安全，另一類是干部人事檔案信息內容安全。其中干部人事檔案信息內容安全又包括著多個方面，如收集、整理，移交、查閱等環節存在的安全隱患。

1.1干部人事檔案的實體存在的安全隱患。干部人事檔案實體存在的安全隱患類型較多，主要包括以下四種：其一，不可控因素影響干部人事檔案管理水平，如發生巨大的自然災害，如水災、地震等，這些不可抗因素都會造成干部人事檔案的實體遭到丟失和破壞；其二，干部人事檔案存放環境惡劣，有些黨組織的干部人事檔案存在的庫房基礎設施配置不全，庫房環境惡劣，造成干部人事檔案長時間被存放在陰暗潮濕的環境中，或者庫房清潔管理不到位，造成干部人事檔案被蟲蛀，進而導致干部人事檔案遭受到損壞；其三，干部人事檔案自身存在一定的安全隱患，一些干部的人事檔案收集整理的時間較為久遠，或者在收集整理過程中使用了保存性不強的圓珠筆或鉛筆，進而導致這些干部的人事檔案的字跡難以看清，辨認難度相當的大。此外，由于種種因素影響，部分干部的認識檔案在早年收集整理過程中使用的紙張質量不好，在長時間的存放過程中已經出現的霉變和磨損，影響檔案的清晰度，辨認難度大；其四，雖然，隨著黨建的深化，各級黨組織和人事部門都開展了關于干部人事檔案管理的專項審核工作，對干部人事檔案進行了統一處理，保證了干部人事檔案的嚴肅性。但是在開展專項審核過程中，仍然有部分干部人事檔案還缺少一些材料，或者是存在歸檔材料不完整等問題，干部人事檔案基礎管理工作還有極大的提升空間，亟需進一步完善升級。

1.2干部人事檔案的信息安全隱患。干部人事檔案也存在信息安全隱患，這些安全隱患來自干部人事檔案收集形成環節、移交環節和查閱利用環節。其一，因為干部人事檔案的收集形成是一項長期性的工作，檔案里面的內容也會隨著時間的變化而產生變動，檔案的內容會不斷豐富和完善。在干部人事檔案的收集形成的過程中，若當事人過于馬虎或者檔案管理人員的安全管理意識不足，就導致在檔案收集形成環節產生安全隱患，導致干部人事檔案信息泄露，以至于干部信息被盜用，影響干部人員的生活和檔案管理水平的提升；其二，干部人事檔案與干部當事人的人事管理具有一致性，所以干部出現調動或需要提交新的個人材料時，干部人事檔案也會發生變動，而在這個移交過程中也存在安全保密隱患。關于向組織人事部門和檔案室提交新的個人材料時，因為沒有明文的上交規范或者是直接個人在網絡平臺上直接提交材料，部分干部就直接讓他人代為轉交，且轉交時也沒有將裝有干部本人信息材料的信封進行封口和封條處理，在選擇郵遞時也是選擇的普通快遞，未選擇EMS。而關于干部調動也是需要在規定時間內將自己的人事檔案移交給調動后的新單位，而在這個移交過程中也存在部分干部直接選擇普通快遞進行郵寄的情況和他人代為轉交，同時也存在干部人事檔案的信封封口處理不當的情況。其三，在查閱利用干部人事檔案過程中也同樣存在安全保密隱患，而造成這一隱患出現的原因主要是干部人事檔案查閱制度不完善，檔案管理缺乏系統性和規范性。部分單位和組織只需要持有單位的介紹信就可以查閱相關干部的人事檔案，而不需要登記對查閱人員的信息。這就意味著只需要單位的介紹信就可以直接查閱干部人事檔案，若有不法人員鉆了這一空子，就很容易導致干部信息泄露，并且難以找到證據和泄密當事人。此外，還有部分單位只需要領導或者熟人提前招呼通知一些，檔案管理人員就會讓當事人查閱利用干部人事檔案，直接省去了查看介紹信和登記查閱人員信息的環節，導致檔案管理工作存在的安全隱患，影響干部人事檔案管理工作的嚴謹性，增加了干部個人信息泄露的概率。

【摘要】

房產市場在國家政策支持下，各項活動都更加頻繁，因此各種檔案資料也越來越多，在這樣的背景下房產檔案管理的工作強度也越來越大。房產檔案的科學化管理也成為了當前房產行業發展過程中的重點。本文針對如何提升房產檔案管理水平的問題進行幾點分析研究。

【關鍵詞】

房產檔案；管理水平；策略

房地產管理與房產檔案密不可分，房產檔案是房產權屬的證明和依據，對房產領域的各項工作都發揮著不可取代的作用，可以說房產檔案是房地產管理的基礎，也是為公眾提供房產信息的依據和參考，提升房產檔案的管理水平，能夠更好的為人們服務，從目前我國房產檔案管理的情況來看，其中還存在很多問題，比如房產檔案缺乏關注度、檔案管理水平低以及檔案管理信息化建設緩慢等，這些問題嚴重制約了我國房產檔案管理工作的發展，作為檔案管理人員必須要立足于房產行業的實際情況，制定更加符合房地產行業發展的管理模式，才能夠為房產行業的發展更好的服務。

一、房產檔案管理中存在的問題

雖然我國房產檔案管理近些年來取得了不可否認的成績，但是我們也必須要認識到其中存在的一些問題，客觀看待這些問題，才能夠提升房產檔案管理的水平，下面進行具體分析：