摘要：干部人事檔案起源于學生階段，結合《干部人事檔案工作條例》要求，從干部人事檔案、學生檔案工作實踐出發，分析學生檔案管理工作中存在的問題，并提出有效的優化方案，以提升學生檔案管理水平，提高學生檔案質量，減少學生檔案和干部人事檔案銜接過程中出現的各種問題。

關鍵詞：學生檔案；人事檔案；檔案管理；干部人事檔案工作條例

隨著2014年以來的干部人事檔案專項審核工作的開展和2018年《干部人事檔案工作條例》的頒布，干部人事檔案的重要性日益凸顯，對干部人事檔案的管理也更為規范、嚴格和科學。干部人事檔案是由相應的干部人事檔案工作機構以其入黨、入團，錄用、聘用，中學以來的學籍、獎懲和自傳等材料為基礎，建立檔案正本而成，因此，作為干部人事檔案重要形成基礎的學生檔案，必然對干部人事檔案產生直接影響。在建立新入職人員干部人事檔案正本和干部人事檔案專項審核工作中，都可以發現一些在學生檔案管理階段存在的問題。由于學生檔案尚無明確的全國統一管理標準和規范，參照《干部人事檔案工作條例》及其他干部人事檔案管理相關規定，對學生檔案進行規范化管理，可以提升學生檔案的管理水平，有助于實現從學生檔案到干部人事檔案的順利過渡，從而提高干部人事檔案案卷質量。

一、學生檔案管理存在的主要問題

1.歸檔范圍無統一標準，材料缺失情況多見。在《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）中，規定學生類檔案主要包括“高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”，但是由于沒有更進一步的詳細規定，在具體操作層面上，高校的檔案管理部門只能基于以上規定，劃定自己的歸檔范圍，制定歸檔要求。但是在學生畢業后，學生檔案轉遞到工作單位，工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過程中，經常可以發現，依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）的標準，很多學生檔案都存在材料缺失情況。這種缺失通常存在兩方面的原因：一是在學生入學時，對高中、高考檔案的轉遞和接收存在問題。比如部分省市的高考檔案已經不再生成紙質材料，而是全部實行電子檔案，并要求錄取院校直接自行打印存檔，但是錄取院校并未將其打印出來存入檔案，造成高考檔案的缺失。又如很多高中在學生高考后直接將檔案交給學生本人，由學生本人自己帶至錄取院校，而學生在暑假期間保管不善，造成檔案丟失。二是一些按照干部人事檔案標準應該歸檔的材料，不在高校制定的學生檔案歸檔范圍內。比如部分高校不要求研究生報考登記表等材料歸檔，或是不單獨制作學位申請與授予材料，而僅在成績單中簡單注明“授予某某學位”等，此類情況無論從干部人事檔案的整理標準來看，還是從干部人事檔案專項審核工作而言，都可能被認定為材料不齊全，學歷情況存疑。

2.材料制作不規范，質量不達標。在材料制作方面，經常可以發現學生檔案材料填寫不規范、手續不完備、載體不合適的情況，主要分為幾大類：一是手寫或打印內容填寫不規范、存在涂改，如學生在填寫登記表時，填寫不認真，寫錯的地方直接劃去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的書寫或粘貼材料，如純藍墨水、鉛筆、雙面膠，長期保管后，字跡逐漸模糊褪色或發生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少簽名、時間、印章，某些項目空缺等；四是未按要求使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，或未留裝訂邊，甚至有些材料在采用正反面印刷的同時，在頁邊僅留3-5毫米空白，即便使用白紙裱糊，也很難實現不遮擋材料記載的信息。這種材料制作上的不規范，不僅使材料不符合干部人事檔案的收集歸檔要求，影響案卷質量，而且不利于人事檔案憑證作用的實現。比如在干部人事專項審核工作中，因碩士學位授予材料未蓋章而造成的學歷情況存疑；因本人不慎寫錯而隨意涂改出生日期，影響年齡和退休時間認定等，對干部人事檔案管理工作和干部本人的合法權益維護，都造成不利影響。

3.檔案知識普及欠缺，關注程度低。由于各高校管理體制不同，學生檔案可能由檔案部門、教學部門、學院（系）等部門負責管理，相較干部人事檔案，學生檔案的管理方式更為松散。就學生檔案管理人員而言，學生檔案并不一定由專業的檔案人員或組織人事部門人員負責管理，管理人員的檔案意識、檔案知識水平參差不齊，而且許多學生檔案管理人員還要兼任其他很多業務工作，放在學生檔案管理上的時間和精力極為有限。在這種情況下，學生檔案管理人員很難從檔案角度對學生檔案進行規范并對歸檔部門作出指導，那么對于學生檔案材料的形成和歸檔部門而言，就更難從干部人事檔案的視角出發，按照標準制作材料。在認識上，很多人并不重視學生檔案，在學生入學后，只是簡單地將學生檔案收集起來加以存放，而不進行清點、核對和整理，無法在源頭上對學生檔案的質量進行控制。因此，高校往往難以站在干部人事檔案的管理標準下參照管理學生檔案，原始粗放型的管理模式，難以適應新時代干部人事檔案的管理需要。另外，針對學生的檔案知識宣傳也有所欠缺。高校學生檔案管理部門對學生檔案相關知識的介紹和宣傳相對較少，途徑和手段單一，覆蓋面和影響力有限，很多學生不清楚檔案的價值和作用，檔案意識較為淡漠，很少會主動尋求和獲取相關信息。在學生畢業時，大量學生對檔案轉遞相關知識和手續的不了解，忽視檔案去向的情況屢屢發生，在就業單位要求時調轉檔案時才想起檔案相關事宜，繼而花費大量時間去尋找檔案，影響入職手續的辦理，也影響就職單位的干部人事檔案立卷工作。還有的學生在改派后不清楚要將新的就業通知書存入檔案，或是考取了職業資格證書后不知道要將相關材料存入檔案，在影響檔案的完整性的同時，也阻礙了檔案憑證作用的發揮。

[摘要]主要結合山東藝術學院人事檔案工作的具體實際，通過工作中遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實現信息化的路徑以及做好檔案工作的重大意義。

[關鍵詞]藝術類院校；人事檔案信息化；檔案管理

做好干部人事檔案基礎材料的歸檔整理、加快檔案信息化管理、為檔案利用者提供方便快捷的服務是高校干部人事檔案的基本工作。在人事檔案管理工作中，本文主要通過在高校人事檔案管理工作中實際遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實現信息化的路徑，闡明做好檔案工作的重大意義。

1我院人事檔案工作的概況

1.1山東藝術學院人事檔案概況簡介

山東藝術學院共管理教職工檔案近兩千卷冊，現有專用庫房1處。由專職人員負責人事檔案的日常管理與服務工作。

1.2我院人事檔案工作現狀

一、高職院校檔案管理的重要性

(一)高職院校檔案管理是其評估工作順利開展的有力支持

高職院校的評估是針對某個特定階段，對其在建設中存在的問題和取得的成就進行鑒定與評價。通過對現狀的評估，高職院校能夠及時的發現建設中存在的問題，找到這些問題的源頭，這樣既可以避免問題的惡化，又可以保證院校各項工作能夠健康順利的開展。高職院校檔案管理是其評估工作的一個重要內容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評估結果的好壞。

(二)檔案管理資料是高職院校教學科研的鮮活教材

高職院校作為我國職業教育的主力軍，承擔著為社會培養高層次技術人才的使命，教學任務是其主要任務之一。高職院校除了教學之外，科研工作也是其不可或缺的一項重要的建設內容。因此，高職院校的教學、科研工作始終伴隨著院校的建設發展，它們是以自我創新引領高職院校始終處在時代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現有的教學科研成果收集整理，作為將來進一步改善提高教學科研水平的基礎性材料，這些檔案管理資料無疑是高職院校教學科研的鮮活教材。

二、高職院校檔案管理中存在的問題

檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發展步伐和建設水平，同時對于教師的教學和學生的學習也起著不可忽視的作用。因此，在高職院校快速的發展道路上，檔案管理發揮了重要的作用，但是隨著時代的發展，高職院校檔案管理中存在著不少的問題。

科研檔案是科研人員在進行科研過程中逐漸形成的并具有一定保存價值的數據、文字、圖表或聲像等各種形式的文件材料。高校的科研檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校進行教學科研活動的有力依據。   隨著高等教育事業發展規模的不斷壯大，高校逐漸成為了科學研究的主場地。高校作為科研成果產生的密集區，對于科研檔案管理工作已得到高等院校高度的重視。   然而，在高校科研檔案管理的實際工作中，還存在著不能忽視的問題，高校檔案管理工作還需要不斷完善。為此，研究新形勢下如何加強高校科研檔案管理工作具有非常重要的意義。   1．加強高校科研檔案管理的重要性   1.1高校科研檔案直接反映了教學科研發展的歷程   科研檔案是高校科研活動的真實記錄，從另一種角度而言，其還是整所學校水平的一種反映。全球多數的名校都是通過本校的重大科研發現、發明而使其知名度更高，且在科研活動的過程中同時還培養出了相應的科技精英，這些精英就會反哺學校、社會，進而推動科技的進步。   1.2高校科研檔案是進一步從事科研工作的基礎   科技檔案的案卷組成是一組有機聯系的科技文件集合體，其并非是隨意的文件集合。在科研項目的產業化過程中，這樣的組卷方式起著非常重要的作用，可避免走彎路，可促使科研成果向生產力的轉化，從而實現經濟效益和社會效益的雙贏。   2.科研檔案管理存在的問題   2.1規范科技檔案管理的制度不健全   對于較為完善的科技檔案管理制度，對于許多的高校而言是較為匱乏的，加上缺乏行之有效的制約手段，在這樣的一種管理情況下，從而就不能有效控制好高校科技檔案歸檔管理工作，造成科研業務主管部門、檔案部門、科技檔案形成單位之間的管理權限缺乏明確性，有的高校科技檔案不能進行完整系統的歸檔，使其檔案處于混亂的保管狀態。   2.2高校科研人員缺乏建立科研檔案意識科研檔案的形成主體是科研人員，而科研檔案的形成是科研人員科研過程及成果的真實記錄。然而，由于部分科研人員檔案意識的缺乏，沒有將科研檔案材料提交到檔案管理部門，由其進行歸檔；有的為了歸檔任務的完成，用復印件來代替原件；有的檔案只有科研項目立項批文，缺乏立項合同、項目研發過程中所產生的技術材料、驗收或鑒定材料；而有的只有技術材料或驗收、鑒定材料，而缺乏立項批文和合同等。這就致使科研檔案材料質量不高，不夠完整。   2.3科研檔案不完整、不系統，材料殘缺不全   首先，由于科研檔案是多渠道所形成的，且形成周期長，加上從事科研活動的科研人員肩負繁重的教學、科研任務，這就使得在對應歸檔的材料中通常會出現遺漏和丟失現象。其次，對于課題，組科研管理部門不能加以嚴格監督，立項、成果階段的材料只是被動地向檔案部門移交，對于研制階段的材料以及核心技術內容還較為匱乏。最后，由于檔案員不是科研活動的參與者，對于科技業務他們不了解，為此就無法鑒別出該歸檔的是否已全部歸檔，檔案的歸檔完全依靠科技工作者主動歸檔來實現。在這樣的情況下，高校科研檔案歸檔就出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，鑒定、審批性材料多，復印件多，文字材料多；重要性技術資料少、原始材料少、原件少、光盤與錄像帶等少。   3.高校科研檔案管理的對策   3.1制定完善的科研檔案管理制度   檔案管理工作只有實現制度化和規范化，高校科研檔案管理工作才能步入規范的軌道，檔案管理水平才能得提高，從而才能對科研檔案進行有效的保護和利用。這就需要制定完善的科研檔案管理制度。首先，要明確規定科研人員和科研檔案管理人員歸檔的移交與接收、管理和利用等內容，要確保歸檔和立卷有標準、借閱有規定、管理有制度。其次，要實現科研檔案管理工作的“四同步”：一是科研文件材料的提出與科研任務的下達要同步；二是科研文件材料的檢查與計劃進度的檢查要同步；三是科研檔案的驗收、鑒定與科研成果的驗收、鑒定要同步；四是科研檔案歸檔的檢查與科研成果的登記和評審獎勵要同步。最后，要制定完善的科研獎勵機制，以鼓勵科研人員積極將其科研成果報到科研管理部門。總之，通過完善的科研檔案管理制度的建立，就能促進科技檔案管理工作逐漸實現制度化和規范化。   3.2增強高校工作人員的科研檔案意識，加強檔案業務知識的培訓   要改變高校科研檔案管理現狀，提高科研檔案管理水平，首先就要從高校工作人員著手，即提高其對科研檔案的認識以及管理檔案的業務水平。要強化科研檔案的宣傳力度，增強高校工作人員，尤其是科研人員和科研管理人員對科研檔案的認識，要讓其充分認識到科研檔案的重要性以及認識到科研檔案是學校資源而并非個人的私有財產，要提高工作人員對科研檔案的責任意識，主動搜集和移交科研檔案。此外，要加強檔案業務知識的培訓，使科研管理人員掌握科研檔案的基本知識以及科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法與技能。   3.3提高科研檔案的管理水平，實現科研檔案管理的信息化網絡化   在當前網絡環境下，我國高校基本實現了實現了辦公自動化。為此，對于高校的科研檔案管理工作，也要盡快將科研檔案信息檢索系統建立起來，這樣一來，在便于工作人員管理科研檔案的同時，既可以讓更多的人對該校的科研水平和科研成果都有所了解，同時還能吸引更多的科研人員關注和使用科研檔案，充分激發其科研熱情，使科研檔案的作用得以充分發揮。   總之，高校要重視科研管理工作的重要性，加強對其認識，制定完善的科研檔案管理制度，增強高校工作人員的科研檔案意識，加強檔案業務知識的培訓，尤其是科研部門要做好科研檔案保存、收集、歸檔和移交的管理工作，科研人員要做好移交工作，實現科研檔案管理的信息化網絡化，以維護科研課題檔案的準確和完整。#p#分頁標題#e#

中鐵大橋局集團有限公司（簡稱中鐵大橋局）通過完善設施、隊伍建設、規范管理，提升人事檔案管理數字化、專業化、標準化水平，筑牢檔案管理風險防控屏障，為新時代國企人事檔案管理工作提供了有益的經驗。

一、完善設施，提升管檔數字化水平

中鐵大橋局針對大數據時代檔案管理工作的新特點，以集團管理信息系統建設為契機，完善檔案管理軟硬件設施，推動企業人事檔案管理數字化升級。

1. 搭建管檔數字化平臺

對接中國中鐵“三層級”管理模式，運用大數據、人工智能等先進信息技術，搭建檔案管理數字化平臺，優化設計權限管理、檔案查詢、檔案維護、檔案傳遞等主要模塊，建立檔案資料電子查詢索引，實現系統內人事檔案信息的快速查詢，助力集團人力資源的統一調度和高效利用。

2. 改善管檔硬件設施

對傳統檔案庫實施信息化改造升級，以智能化密集架替代傳統檔案柜 ；按照檔案庫房、檔案閱覽室、管檔人員辦公室“三室分離”的要求，新建占地面積 160 平方米的集團總部數字化檔案庫，并按照人事檔案數字化管理流程，對數字化檔案庫進行功能分區，劃分檔案材料鑒別區、整理區、閱覽區、數字化工作區等專區。同時，指導集團所屬 17個管檔單位同步建設數字化檔案室，全面提升全系統檔案管理工作質量和效率。

一、高校學生黨員檔案管理存在的問題

（一）學生黨員檔案管理意識淡薄

目前，大多數高校對于學生黨員檔案管理的重要性認識不足，造成檔案管理意識淡薄的原因一方面是高校領導和檔案管理人員認為學生黨員檔案不會被有效利用，沒有必要花費過多的人力、物力去進行系統的管理。另外，管理人員沒有足夠的時間去認真審閱黨員檔案，久而久之導致對學生黨員檔案管理的重視不夠。另一方面，學生黨員本人對于黨員檔案的歸檔和轉遞的程序一無所知，對于應該歸檔的材料沒有及時轉遞給黨支部，遺失、損毀現象時有發生，造成了檔案不全，嚴重影響檔案作用的發揮。

（二）學生黨員檔案管理不規范

高校學生黨員檔案管理普遍存在著不規范的問題。一是歸檔材料不全。發展黨員、獎勵、處分和考核材料多有缺失，并且有些缺少檔案目錄，這些都會造成不良的后果。二是材料標準不統一。各高校檔案材料目錄不統一，比如有些高校會將思想匯報等材料裝入檔案，有些高校則沒有裝。另外，檔案的格式、內容、紙張等方面也是參差不齊。三是檔案管理人員在對學生黨員檔案的建檔管理中審查不嚴，有些非管理人員也能翻閱和調取黨員檔案，極易造成檔案丟失。

（三）學生黨員檔案管理模式落后

信息化時代，數字技術和互聯網技術飛速發展，而多數高校卻沒有積極利用新技術，仍然沿用傳統的檔案管理方式，將各種資料記錄在紙上，一是不易保存、極易丟失，不利于檔案的科學化、系統化管理；二是查找起來困難、煩瑣，不能及時為學生黨員提供必要的資料；三是檔案的真實性沒有保障。（四）學生黨員檔案管理人員不足目前，多數高校把學生黨員檔案管理的權限下放到各個院系，而院系一般都不會配備專職的、專業的檔案管理人員，大多由教學秘書或者辦公室人員兼職管理，他們沒有接受過專業的檔案管理培訓，缺少專業的歸類、存放和管理的相關知識，加之這些人員本身還有繁重的工作任務，自然對學生黨員檔案管理工作投入精力有限，導致問題頻出。

摘要：高校教育規模的迅速擴張，為高校及其二級學院的管理提出了更高的要求。為了提高二級學院教學管理效率，文章在總結以往教學檔案管理經驗的基礎上，發現了之前工作中的不足，提出了相應的解決方案，以期達到預設目標。

關鍵詞：高校二級學院；教學檔案；信息化

當前我國高校的招生和畢業規模均已突破八百萬，高等教育入學率達到百分之四十以上，正處于高教普及化發展的快車道。隨著高校教育規模的迅速擴張，為高校及其二級學院的管理提出了更高的要求。一些高校的二級學院動輒幾千人，已與以前普通大學的人數相當了。為了保障二級學院的正常教學運行，完善其教學檔案管理建設勢在必行。

一、保駕護航的作用

完善之前，首先我們要明晰二級學院教學檔案管理的意義在那里。教學檔案主要包括學院本科生、碩士生、博士生等各個階段的培養方案和教學計劃；教師教學的教學大綱、教案、講稿，學生考核的題庫、試卷；為服務管理教師和學生而建立的個人信息數據庫；為考核教學人員和學習人員而涉及的教師教學實施進度表、教學組織安排材料、考試分析，涉及學生的以學期為單位的學習成績表和實習鑒定表等。這些材料內容反映了學院在不同發展階段的教學方法和教學理念，是見證學院成長的重要材料。二級學院作為獨立一級的教學管理單位，直接面對教師和學生。新教師引進前的知識能力認定，在職教師的校外培訓或出國訪學，離退休教師的社會福利認定等各方面工作都有肯能涉及需要學院出具相關證明材料。學生方面，不論是在校生還是畢業生需要的相關檔案證明材料，直接接洽單位就是二級學院。因此，二級學院的檔案管理對于正常教學人員保障和學生培養以及畢業生的求職就業都具有重要作用。教育部制定的一些針對高校的評估是為了提高學校的教育水平，其中針對各個學科的評估面對的就是二級學院。針對評估內容提供的審核材料，絕大部分都屬于教學檔案管理范圍內的，都以教學檔案作為評估依據[1]。由此可見，教學檔案管理在體系高校教學質量方面的關鍵作用。教育教學改革是促進教育進步，提高教師教學能力的有益探索。教改實施除了要有相應的理論依據之外，還要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教學中的不足之處，教學檔案材料為分析以往教學不足提供了第一手的材料，可以說為教改提供了素材，正是由于對這些材料有針對性的分析，才能為教改的具體實施指明道路。

二、居安思危的意識

完善其教學檔案管理建設勢在必行，這話不是一句口號，而是作為一線工作人員已經明確認識到我們的不足。如果不能及時彌補其中不足，會對教學質量產生消極影響，應該引起足夠的重視。首先就是人員嚴重不足，很多二級學院根本沒有配備教學檔案管理人員。對于沒有配備教學檔案管理人員的學院，這類工作都是由教學秘書兼任的，教學秘書平時工作繁忙，沒法專心整理并系統地管理學院教學運行、學籍、教學研究、教研活動、教師課程工作量、學生培養方案、學生成績單、考試試卷、教學檢查、畢業設計等一系列教師和學生教學檔案。兼職檔案管理人員一般都是合同制或短期聘任制員工，流動性大，不能保證教學檔案管理的完整性和穩定性。其次是制度不完善，教學檔案管理是一項復雜、繁瑣的工作。管理人員面對的是時間跨度大、涉及人員數量龐雜、種類繁復的材料，如何沒有相應的管理制度實在是不知從何入手。對于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理存在很大的漏洞，這些都是檔案管理中的巨大隱患。[2]針對教學檔案的有層次的分類，對各類的具體內容的規定和管理辦法，各類檔案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明確規定，這樣不僅方便于管理人員，也方便于使用人員。當前由于重視程度不夠，各方面管理制度不完善，給教學運行和信息保存都帶來了一些不必要的麻煩。此外，在高校的發展中一些學院進行合并，導致檔案資料的整合，各自為政的管理方式必然導致檔案材料無法有效整合。再次就是信息化水平不夠，當前是信息化時代，很多行業都實現了無紙化辦公的形式，教學檔案管理也面臨同樣的問題。如以往畢業生的一些證明材料需要到畢業學校開具，當前一些信息化和共享化水平較高的高校已經可以為畢業生網上提供證明材料，大大節省辦事雙方時間，同時也提供了工作效率。反觀一些信息化水平不足的院校，由于紙質教學檔案的保存不當，導致檔案材料永久性損失的情況屢見不鮮。還有一些學院盡管對教學檔案進行了信息化處理，但是由于配備的信息化設備落后、信息化處理不完備、信息化材料保存不科學等原因，導致信息化材料損失或材料利用率不高，未能發揮信息化應有的作用。最后就是關于教學檔案管理經驗的交流學習少。有些高校和院系已經建立了非常好的檔案管理模式和信息化檔案共享機制，針對管理經驗的校際間交流，為這些寶貴的經驗模式提供一個共同學習的平臺，是一項非常必要的工作。

【摘要】醫院科研檔案工作是科研管理中重要的組成部分，是醫學科研活動的重要條件和依據，對醫學研究有著重要的意義，但醫院在醫學科研檔案管理上卻存在不夠重視的現象。本文通過分析醫學科研檔案的內容與特點，結合醫學科研檔案管理工作中存在的問題，針對性地提出三點改善建議，為醫學科研檔案管理工作提供參考。   【關鍵詞】醫學科研；檔案管理；現狀；對策分析   一、醫院科研檔案的內容與特點   醫院科研檔案是醫院科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實踐活動全過程的真實記錄和反映。醫學科研檔案是醫學科技知識的載體，包含豐富的研究成果、高新技術、前沿科技等醫學發展信息，是醫院科研工作寶貴的財富。相比于其他類型的檔案，醫院科研檔案除了包含一般檔案的共性特征外，還有著明顯不同的特征，主要體現有以下三點：   （一）檔案形成周期長。醫學科研檔案的形成與科研項目的執行周期相關，一般醫院科研項目都必須經過申報、立項審批等工作，一系列流程下來需要很多相關部門和領導鑒定，耗費較長時間。從課題立項到最后結題一般項目需要2-3年，重大項目需要3-5年甚至更長時間。大型的科研項目一般都分為階段性課題，每個階段性都需要完整的研究過程，各個環節都互相連接形成具有較完整的科研材料。因此醫學科學研究連續性強的特點決定了醫學科研檔案形成的周期較長。   （二）檔案專業性強。在項目進行過程中，科研工作者需要收集大量的資料，這些資料涉及的范圍廣、內容多，且專業性較強。醫學科研工作都是以專業范圍開展課題研究，如臨床研究中，從內科到外科，婦科到兒科；基礎醫學研究中，從生物化學科到病理學、藥理學等專業。不同學科專業的科研工作有著各自不同的特點，因此醫學科研檔案工作比一般的檔案管理需要更多的專業知識，體現了專業性的特征。   （三）檔案綜合性強。醫學研究是一項綜合性較強的學科領域，需要涉及多個方面。近年來，隨著醫學技術的快速發展，大量新興技術和科學設備越來越多地運用到醫學研究中，醫學研究呈綜合性交叉性發展趨勢，一些課題往往需要多個學科多個專業合作完成，需要綜合研究協作攻克，因此醫學科研檔案相比以前具有較強的綜合性。   （四）保密性較強。科研文件因為涉及知識產權的問題，一般需要相關部門的保護，尤其是醫學科研檔案。醫學科研成果應用性較強，影響較大，如果涉及疫情或重大疾病方面的資料，更需要嚴格的保密措施，防止外泄而帶來的嚴重后果。一定程度上，醫學科研成果與國家、人民的安危健康密不可分，因此保障醫學科研檔案的安全，提高科研檔案整體管理水平有著重大的意義。   二、醫院科研檔案管理現狀   （一）科研檔案收集與歸檔資料不充分。醫學科研項目檔案內容應該是十分豐富的，但一些醫院僅保存了開始的立項、審批材料、成果形式。一方面，因為醫學科研項目本身時間周期長、跨度大的特點導致了科研資料收集不完整，缺少細節材料；另一方面，檔案管理人員對歸檔范圍和內容不明確，不能準確把握歸檔范圍，科研人員歸檔意識不強，對過程性科研成果的歸檔和整理沒有高度重視起來，認為是檔案管理部門和管理人員的工作，加上平時忙于科研實踐工作，與檔案管理人員缺少溝通和交流，對提交自己的科研成果存在顧慮，錯誤地認為將科研成果歸檔后就會失去保密性，結束課題后只提交了一般性材料不愿意將其他材料歸檔，造成了檔案材料不完整。   （二）缺少完善的檔案管理體制。目前一些醫院仍沿用舊的檔案管理制度，缺乏標準化的流程，沒有建立起完善的檔案管理體制，影響科研檔案管理工作。這些醫院由于沒有成立專門的科研檔案管理部門，科研項目材料一般保存在科室，或者員工自行保管，檔案管理較零碎。一些科研檔案的工作由醫院領導掌管，也存在管理層缺乏建立完善的檔案管理體制現象，缺少管理重視，致使醫院科研檔案管理沒有切實可行的規章制度。工作人員在日常檔案管理工作中，對于歸檔的材料范圍、收集時間和保存期限沒有明確的制度可循，造成了科研資料不能系統完整歸檔，影響科研檔案的工作效率。   （三）檔案管理信息化程度低。傳統的科研檔案以卷宗形式保存，這種模式信息化程度較低，存在許多不足之處。第一，整理登記過程都需要花費工作人員大量的時間和精力，并且手工操作的方式更容易出錯，如果遇到更改信息，則會造成額外的工作量，需要將涉及的資料全都找出再進行修改，在查閱資料的時候仍需要人工翻閱，在檔案資料數量較大的情況下，這種方式效率較低。第二，紙質卷宗檔案不利于保管和存放，醫院每年都會產生很多的檔案資料，科研資料和醫療檔案等資料較多，需要較大的存儲空間和專門的人員維護管理。第三，紙質材料易破損易受潮，增加了維護和保存成本。這種傳統的檔案管理方式不符合信息化發展趨勢，不利于科研檔案的共享和再利用。   三、醫學科研檔案管理策略   （一）加強檔案管理意識。首先，各級醫院在鼓勵科研工作的同時，需要加強對科研檔案管理工作的重視。相比科研檔案的管理工作，在醫院發展過程中更重視病人醫療檔案的管理，科研檔案并沒有得到充分的重視，一方面與醫院的自身規劃發展有關，另一方面由于醫院管理層大多是學醫出身，對檔案管理專業了解不深，缺乏對科研資料整合管理的意識。因此醫院管理層需要充分認識到科研檔案對醫學科研有著重要的意義，應將科研檔案管理落實到日常工作中。其次，加強科研人員的主動歸檔意識。檔案管理部門應當對科研人員進行培訓學習，增強他們的歸檔意識，消除他們的顧慮，在平時工作中主動收集和累積科研資料，與檔案管理人員形成良好的溝通互動，提高檔案的歸檔率和完整性。最后，加強檔案工作人員的責任感和主動意識，通過宣傳學習《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》等檔案法律法規，提升工作人員的業務水平和思想意識，增強工作認同感和責任感，強化他們的職業道德修養，以端正嚴謹的態度面對內容繁雜的檔案工作，轉變被動工作狀態，形成主動整理積極了解不同專業項目的歸檔文件，及時與科研人員聯系，了解科研進度，做好階段性的歸檔工作。   （二）建立規范的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作的核心，通過建立完善的管理制度，約束工作過程中的不規范不合理之處，將科研檔案管理工作達到規范化、流程化標準，符合新時代對檔案工作的要求。第一，明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計劃、實施方案等原始數據，以及研究報告、工作總結、鑒定審批等資料，將各項工作明確到部門或個人，形成科學的管理網絡。第二，制定切實可行的工作流程，按照收集、分類、整理、移交、保存等環節，建立健全檔案工作流程，規定科研人員和檔案管理工作者在這些流程中需要完成的工作和配合的環節，明確各相關部門的角色，做到歸檔立卷有標準、借閱有規定，管理有制度，保證科研檔案工作順利進行。第三，建立激勵機制，在加強科研檔案規范化管理的同時，建立完善的激勵機制能夠更好地促進工作人員的積極性和歸屬感，在科研檔案管理過程中適當地添加激勵制度，對檔案管理工作人員設立年度考核、管理目標，與職位晉升考核相掛鉤，進而激發工作人員的積極性和責任感。此外還可以組織工作交流會、表彰大會等活動，對在檔案管理過程中工作認真、服務意識強的人員給予獎勵，激發檔案管理人員的工作熱情，提高工作質量。第四，為加強檔案規范管理工作，加強對科研材料的跟蹤收集，根據科研檔案形成周期較長的特點，檔案管理工作部門應當進行嚴格的監控管理，對歸檔資料及時檢查，動態監控歸檔過程，做到嚴格把控及時補充，形成超前的控制意識，對階段性材料進行及時收集和整理，對每一步流程進行細化和完善，保證科研檔案的齊全完整與規范。   （三）建立科研檔案數據庫。隨著互聯網信息技術的不斷發展，檔案管理向自動化、數字化方向發展，運用信息化手段管理科研檔案能夠提高管理效率，有助于應用和檢索，具體措施有以下三點：第一，醫院應當重視科研檔案信息化建設，基于醫院的長遠發展目標，建設檔案信息化專用平臺，聯合信息中心或尋找軟件開發公司開發檔案信息資源平臺，并與醫院的綜合系統平臺相連通，在全院范圍內實現資源共享。第二，努力提升檔案室硬件軟件設施建設，數字化檔案的建立需要硬件和軟件兩方面設施的保障，對一些需要掃描歸檔的文件，使用單一類型的設備無法滿足高質量的成像效果，無法保存文件的原始面貌，因此配備新型的掃描設備非常有必要，另外數字信息類檔案存在安全隱患，必須做好網絡安全工作，防止數據被不法分子盜取利用。第三，鼓勵工作人員學習信息化技術，通過交流經驗、專業培訓等形式提高業務水平，提升數據處理能力，做到獨立檢索、排序、提取數據，能夠滿足日常檔案管理和醫院的數據需求工作。運用信息化手段管理科研檔案，能夠提高科研檔案管理效率，保證科研檔案的系統性和準確性，以便于開發利用，從而實現科研檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，能夠更好地為醫院和社會服務。   四、總結   醫院科研檔案是科研管理中重要的組成部分，是醫院重要的知識資產，具有特殊的保管和利用價值。因此要正確認識科研檔案管理工作中的不足，加強科研檔案管理意識，醫院管理層和科研人員要高度重視醫學科研檔案的收集、整理、應用及保存工作；強化制度建設，建立完善的檔案管理流程，做到有制度可循，保證科研檔案工作的順利進行；提升信息化水平，提高檔案管理效率，實現資源的有效利用與共享，發揮科研檔案應有的價值。同時在管理工作中發揮創新精神，積極學習新型管理措施，強化科學管理，使得檔案管理工作向系統化、規范化方向發展，實現更好地為醫學科研服務的目的。   【參考文獻】   [1]胡桂周,吳志華,魯鴻,錢毅,陳超.醫院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案,2013,14(01):17-19.   [2]劉春.醫院檔案信息共享背景下的醫院科研檔案管理[J].辦公室業務,2019(03):137-138.   [3]朱曉偉.醫院科研檔案管理現狀及優化對策[J].陜西檔案,2018(05):33.   [4]王鳴茜,彭芳.探究如何加強醫院醫學科研檔案管理工作[J].計算機產品與流通,2018(02):276.   [5]白永梅.探析綜合醫院醫療科研檔案的管理工作[J].山東檔案,2018(03):50-51.   作者:黃富才 單位:海南省人民醫院綜合檔案室