政府采購檔案是珍貴的信息資源，不僅包含紙質的文本，還有大量的數字、影像、數據等資源，這些資源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采購檔案管理非常重要。檔案管理是政府采購活動中的一項基礎性工作，是詳細記錄政府采購全過程的重要依據，也是財政部門嚴格履行采購項目監督的一種重要手段。管理并運用好政府采購檔案，不僅可以對政府采購審批和采購結果進行檢查，還有利于開展審計工作，促進黨風廉政建設。本文結合實際，芻議政府采購檔案管理過程中存在的“意識不強，人員不足，標準化建設不夠，信息化水平不高”等問題，并提出相應改進措施。   一、檔案管理意識差   眾所周知，與國外相比，我國政府采購活動和采購檔案管理稍顯滯后，存在一些薄弱環節。在人們習慣性的認識中，檔案管理就是整理上級和本單位下發的文件，然后按照順序裝到檔案盒里保存起來，從領導干部到一般同志都認同這個做法。由此引發的現象是，從事檔案管理通常都由比較清閑的人負責。正因為如此，一些采購單位或機構對采購檔案的管理認識非常模糊，既不設檔案室，也不安排專人管理，沒有真正認識到采購檔案管理的重要意義，制度不健全，整理不及時，散失損壞現象非常嚴重。即便設有檔案管理員的單位，管理者也不夠細致，比如開評標過程的音像資料未與采購文件一并存檔，質疑投訴資料未一并收集，無據可查的情況時常出現，這些都與檔案管理的精細化差距較大。   二、非專業人員管理   目前，部分地方的采購檔案管理比較混亂，單位主要領導對此不是非常重視，從主觀意識上存在片面性，認為檔案管理可有可無，安排的檔案管理員基本上都是后勤人員，文化程度和專業水平較低，缺乏相應的工作經歷，甚者還使用借調人員，這些人員運用現代信息技術的能力都非常弱，檔案管理僅僅局限于整理簡單的資料和傳遞一些文本，質量根本無從談起。   三、設施及設備簡陋   當前，一些采購單位或機構由于對采購檔案管理的認識程度比較低，因此，在采購檔案設施設備的投入上少之又少，配置稍好一些的單位，有一間檔案室，配一臺電腦用來存放電子資料，條件差者根本不設立檔案室，檔案資料多數都存放在日常辦公的柜子里，長期以往，檔案遺失現象非常嚴重，調閱某個項目的檔案資料如大海撈針，珍貴的檔案資源塵封到了角落里，根本無法體現應有的價值。   四、檔案收集周期長   實際工作中，多數地方都沒有制訂采購檔案管理規章制度，實施采購時的資料信息和最終收集齊的檔案信息，相互差異比較大，采購的第一手資料出現“失真”。一些機構不能適時出具項目驗收時所需的證明材料，本身已影響了采購檔案的歸檔和存儲。如果項目出現質疑、投訴，時間跨就又相應地拉長，再遇上越級投訴的話，基本上就擱置下來了，這些都將導致檔案的收集整理周期被越拉越長，其完整性和真實性得不到有效保障。   五、入庫檔案亂象多   據了解，多數采購機構即使設有檔案庫，存放進去的采購檔案也缺乏科學化管理，亂象叢生，垢病眾多。一是檔案庫自身條件比較差，通常都在角落或者在地下室，不僅通風條件差，而且大多數都未安裝除濕設備，長此一往，檔案損毀現象非常嚴重；二是檔案入庫不經過嚴格的核對，混裝或材料缺失現象時有發生；三是入庫檔案隨意上架，不進行科學分類，相互混放，查找困難；四是對入庫檔案不進行有序分區和合理編號，混亂不堪，查找困難；五是檔案室并非專人管理，制度缺失，借閱無序，登記制度根本得不到落實，檔案丟失現象嚴重。   六、信息化水平滯后   財政部關于《政府采購機構管理暫行辦法》等相關文件明確指出，開評標音像資料要清晰可辨且要與采購文件一并保存。采購文件可以采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求，而現實中，許多地方政府采購檔案的信息化建設水平明顯滯后。一些采購機構的檔案管理除了計算機、打復印機、掃描儀、裝訂機等常規設備以外，大多都未安裝使用檔案數字化管理軟件和自動刻錄機等現代化設備。實操過程中，一些機構僅僅把信息化應用于電子檔案的錄入上，采購檔案管理的現代化水平仍然比較低，根本無法適應采購檔案信息資源共享的基本要求。政府采購檔案管理作為政府采購工作中不容忽視的一個環節，唯有認清存在的問題，了解其目前現狀才能有針對性進行優化，提高檔案管理水平，發揮政府采購檔案應有的價值和作用。具體對策如下：1.高度重視定制度。一是采購機構應當廣泛深入地宣傳采購檔案管理的重要性，認真學習《檔案法》、《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，切實提高政府采購部門檔案管理意識和法制觀念；二是嚴格按照“學用結合、重在實效”的原則，增強采購檔案管理的觀念，并成為采購當事人的行動自覺；三是建立并完善采購檔案管理規章制度，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷毀等方面作出明確的規定和要求；四是結合具體采購方式，制作相應采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，從每一個環節上都能保證采購檔案管理的規范化。2.強建隊伍提素質。努力解決采購檔案管理人員素質低，不專業的問題，確保從業人員透徹了解政府采購有關法律法規和程序，按要求完成采購檔案的收集、立卷、整理、入庫等工作。采取“請進來走出去”的方法，加強檔案管理人員的專項培訓，不斷提高檔案管理者的業務水平和職業技能，增強責任心，運用新方法，切實提高政府采購檔案管理的工作效率。3.加大投入規范化。各采購機構和采購人要增加投入，加強檔案軟硬件設施建設，建立專門的檔案室，且須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求，購置計算機、打印復機、打碼機、裝訂機、光盤自動刻錄機、檔案數字化管理軟件等設備，通過與現代化檔案管理模式的有機結合，最大限度地發揮信息技術的作用，實現檔案信息資源的共享，做到檔案檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理的現代化水平。4.完善第一手資料。各采購機構負責人要對項目負責人提出明確要求，確保每一項采購活動結束后，能及時把政府采購項目審批表、采購評審報告、采購合同、質疑答復、投訴處理等相關的第一手資料一并移交給專職檔案管理人員，使之能及時整理匯總和分類管理，并簽訂文件移交手續，避免政府采購文件被偽造、修改，保證其完整性。5.采用標準化流程。標準化代表著質量和效率。實現檔案管理的現代化，必須要采用標準化的流程來管理。一是為檔案的歸檔和提檔服務，方便使用者的借閱。二是規范檔案的管理，各類資料分門別類存放，規范有序。三是當檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場合，也適合檔案之間的交流。6.定期監督與檢查。各機構要將檔案管理納入目標考核內容，每月對照采購項目和工作標準，對經辦人項目檔案裝訂歸檔情況進行清點驗收，做到“月考核，季通報。各級財政部門嚴格按照《政府采購機構管理暫行辦法》和《政府采購機構信用評價辦法》等要求，定期對采購機構的檔案管理情況進行監督檢查和信用評價，加大“違規成本”，促使采購檔案管理上臺階。政府采購項目檔案管理，是對政府采購活動過程進行反映的原始文件，是保障政府采購“公平、公正、公開”的重要手段，也是政府規范采購行為、強化內控管理與監督評價的一項重要的基礎性工作。本文旨在探討政府采購檔案管理的優化路徑，促進政府采購檔案管理的科學化、規范化、制度化。   作者:王健民 單位:洛陽市公共資源交易中心

【摘要】檔案管理是政府采購工作的重點。政府采購工作內容較為繁雜，需要大量的人力，在檔案管理方面常存在不足。本文分析了政府采購管理工作的意義及存在的問題，并提出了解決對策，以供業界同人參考。

【關鍵詞】政府采購；檔案管理

政府采購亦稱公共采購，通常指各級政府部門及所屬的機構，為順利開展工作，在政府財政部門與社會公眾監督的背景下，以國家法定的程序、方法和方式采購貨物、工程和服務的過程。政府采購檔案是采購工作期間的書面見證、記錄，能直接展現出政府機構采購工作的過程，記錄采購過程的決策行為，為后續政府開展其他工作提供一定的依據與參考。然而，當前政府采購檔案管理工作仍存在不足之處，需要政府部門加強對采購檔案管理的重視，制定針對性的解決措施，不斷提高檔案管理成效。

政府采購檔案管理的意義

詳細記錄采購活動

政府采購工作遵循公正、公開、公平原則，通常以招標方式組織實施，發揮其促進廉政建設、維護社會與國家公共利益、保護采購人員合法權益等作用。政府采購檔案的真實性、完整性以及系統性會在一定程度上影響政府采購工作的施行，也直接反映政府采購水平的高低。從宏觀視角看，政府采購檔案管理不僅能給委托單位保存、提供采購的數據資料，還能為政府相關部門提供更加便捷的參考材料，以作出更科學的決策，推進經濟建設；從微觀視角看，政府采購檔案管理能為政府職員提供幫助，是政府職員提高自身職業素質的重要途徑。

有效降低采購風險

一、固定資產投資項目的主要特點

1.項目檔案管理專業性強，檔案文件材料整理要求高

固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。

2.項目檔案價值高，保存利用意義大

項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。

二、對建設項目實施全過程管理的措施

1.建章立制，規范管理

一、前言

招標采購檔案是招標投標過程中形成的各類資料的集合，是具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是對招標全過程的真實反映，對于招標人、投標人、招標機構、監督管理部門等主體均有重要意義。對于招標機構而言，檔案管理的重要性主要體現在：從外部角度看，檔案記錄是行政主管部門監督檢查、招標人對機構服務質量評估的主要依據；從內部角度看，檔案管理是提高企業服務能力、提升項目管理水平的重要抓手。招標檔案信息化的作用和意義包括：

（一）是社會與檔案事業發展的需要。檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，如果檔案管理水平長期處于落后狀態，那么檔案信息資源的開發將會受到不利影響。因此有必要以現代化建設管理方法推進檔案管理，通過檔案信息化建設提高檔案工作效率和工作質量，使檔案部門得以發揮其應有的職能和作用。

（二）是檔案價值開發利用的需要。傳統的檔案管理辦法環節煩瑣，使得檔案的價值長期得不到發掘。在信息化條件下，檔案管理人員能夠及時、全面地收集到各種有利于單位發展的外部信息，并以此進行用戶需求分析，及時、有針對性地開發本單位檔案信息。利用現代信息技術對檔案進行信息化建設，能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，加速資源的共享與傳播利用。例如，通過對歷史檔案數據資料整理分析，形成數據資產，貨物類如不同產品的供應商庫、價格水平信息，工程類如不同專業建設項目的供應商庫、資質信息等。對這些數據資產進行脫敏處理后，可以向內外部提供一些增值服務，如可以向招標人后續類似項目招標提供信息支持，可以向造價咨詢單位或部門提供市場價格信息。

（三）是組織提高決策效率、促進創新的需要。進行檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享、檔案信息資源合理開發和利用，就能夠更好地為公司的各項決策活動提供重要的依據。組織領導在做重大決策的同時需要迅速、準確地查考組織中的各種資源，而傳統的檔案管理方式早已不能滿足利用要求。因此，檔案信息化建設順應了公司發展的迫切需要，是創新當前檔案工作的重要方面，也是公司檔案工作發展的必然趨勢。

二、招標采購檔案內容

按照儲存介質不同，采購檔案分為紙質檔案和電子檔案兩類。以公開招標為例，無論是政府采購還是企業采購，一般需要招標機構留存的檔案有以下兩類：

醫院基建工程管理篇1

1引言

住院綜合樓新建項目建設面積110900m2，經費投資4.6億元人民幣；門診醫技樓改擴建項目建設面積79500m2（含門診醫技樓新建工程51000m2和大門廣場地下停車庫15000m2，老門診樓改造工程13500m2），投資2.8億元人民幣；過渡門急診樓新建項目建設面積15000m2，投資3500萬元人民幣。

2醫院基建工程管理的特點

隨著醫療體制改革的不斷加深，醫院也從中獲得了發展機遇，并在改革的浪潮中抓住機會，努力提升自身的醫療水平和促進基建工程的開展[1]。醫院基建工程管理有以下3個特點：1）醫院基建工程投入資金量較大。醫院基建工程的主要作用是改善醫院的醫療環境，促進醫療設施的更新換代，為醫療研究和治療提供便捷的服務。因此，投入資金量大，增加了管理難度。2）醫院基建工程建設質量要求高。隨著醫院工程建設行業的不斷發展，對醫院基建工程的建設質量控制也越來越嚴格，醫院基建施工中必須嚴格執行醫院基建工程建設的質量標準，以確保醫院基建工程建設設施使用的安全性。3）醫院基建工程周期要求短，而且一般項目規模較大，不僅需要建設新的醫院建筑，還可能涉及對原有的醫院建筑加以改造，難度較大。

3醫院基建工程管理中存在的問題

3.1對造價管理工作不夠重視

【摘要】

醫用耗材的管理過程當中，審核資質證件的工作量大并且責任重，加大了醫用耗材資質文件檔案管理的難度。特別是大多數的高值耗材會直接進入到患者的人體，價格往往較高，容易出現醫療糾紛。部分糾紛發生在手術結束之后若干年，這時需要追溯耗材的記錄檔案，因此，醫用耗材檔案管理有重要的價值。

【關鍵詞】

精細化管理；醫用耗材；供應商；資質文件；檔案管理

醫用耗材管理服務質量同醫療工作存在著密切聯系，所以強化醫用耗材管理可以說是勢在必行的。資質檔案管理貫穿醫用耗材的管理過程，是確保醫用耗材安全使用的有效環節。及時收集、審核并且更新醫用耗材及供應商的資質是保證采購合法公開的基本工作。

一、醫用耗材檔案建檔

醫用耗材的檔案同設備檔案存在著很大的區別，設備檔案能夠采用一機一檔的方式，也就是每臺大型設備都單獨建立檔案，保存設備全部的檔案資料，但是醫用耗材檔案無法建立單獨的檔案。在具體的工作當中，精細化建檔管理應當遵守以下原則。

摘要:科學技術的進步使得人類進入到了信息化時代，極大的提升了工作的便捷性。事業單位的檔案管理本身就較為復雜，通過信息化技術的使用，采用數字化的檔案管理，提升了工作效率和檔案的利用率，使得整個管理過程進一步的得到優化，提升了工作效率。但是數字化檔案管理技術在事業單位檔案管理實際使用中存在一些問題，使用過程規范性不足，因此需要對數字化檔案管理推廣工作進行普及。本文主要針對數字化檔案管理在事業單位中的應用進行分析。

關鍵詞:數字化;檔案管理;事業單位

事業單位檔案管理是進行事業單位組織和發展的基礎，也是人員管理的重要手段，因此需要重視檔案信息管理工作，結合不同時期事業單位的發展情況，制定適宜的管理方法。隨著信息技術的不斷進步，越來越多的事業單位開始使用數字化的管理技術，通過數據庫將掃描的數據進行處理，使得傳統紙質數據和音像得意保存，通過計算機技術對檔案進行管理可以全面的提升存貯年限和管理質量，具有紙質檔案管理不具備的優勢，因此在事業單位的檔案管理中需要對技術進行創新，采用數字化的手段，保證檔案管理的科學性，提升檔案管理的質量。

1事業單位數字化檔案管理的必要性

1．1促進單位經濟效益的提升

人類進入信息時代一個重要的標志就是信息的傳輸速度與準確性提升，使得信息之間的交流更加的便捷，事業單位也不例外，人員在流動的過程中產生了大量的信息，這些信息通過原本的紙質檔案的方式進行管理，難免出現問題，因此需要借助計算機設備通過數字化的管理方式，提升人員的信息傳輸速度，通過計算機的普及對檔案信息管理方式進行創新。但是現階段事業單位如果在工作中仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，將造成事業單位人員工作量的增加，人員的浪費，使得事業單位在檔案管理中耗費了大量的人力物力，并且對于人員的信息認識程度不足，造成人員使用和資金劃分方面存在問題，導致整個事業單位的工作效率低下，而采用數字化的檔案管理方式，可以有效的對這些問題進行避免，使檔案管理的準確度和質量得到全面的提升，減少必要的工作時間，節約資源，將單位有用的資源支配到更加合理的項目上。

1．2促進日常辦公效率的提升

1衛生和計劃生育局檔案管理現狀

1.1缺乏歸檔意識

衛計局執法業務和執法力量多數在最基層的政府部門，且計生執法多數地方是委托鄉鎮開展執法活動，執法人員的散、亂，且業務能力、習慣素質較低的現狀為檔案建立埋下諸多隱患。如，很多鄉鎮政府或街道辦事處均以收繳罰款為主，在辦理案件中擅自改變辦案程序，或者不依法依規建立完善執法檔案，導致案件后期歸檔非常麻煩，且往往存在諸多漏洞，經不起時間的考驗。衛計部門對現代化檔案管理認識不清，缺乏創新意識和膽量，制約了檔案在案件查辦和處理中發揮積極作用，也延緩了檔案管理走向現代化的步伐。

1.2缺乏管理人才

由于衛計局執法多數屬于委托執法，執法現場和執法材料的收集均是被委托單位直接進行，衛計局執法人員親自參與案件處理的較少，因而就需要專業性較強的檔案管理人才指導被委托單位完善執法卷宗。然而目前衛計局的檔案管理多數是依靠即將退休的老同志或者聘用的社會人士進行管理，缺乏專業人才，以致檔案管理工作始終是存檔容易、查檔難，檔案管理工作進展緩慢。

1.3技術設備落后

實現檔案管理現代化其標志就是實現智能化，這不僅需要專業的人才，還需要配備先進的技術設備。目前衛生和計劃生育部門多數是采用傳統的手工存檔，嚴重缺乏現代化的檔案管理設備。這也導致衛計部門檔案管理工作又苦又累又不出成績，人才引進困難且留不住年輕人。