前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高職院校科研檔案管理系統建構淺析，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

摘要：為了及時、真實、系統性地保存和利用科研檔案，針對大數據時代高職院校科研檔案管理中存在的問題，以系統論為指導構建了大數據時代高職院校科研檔案管理系統的基本框架，對完善高職院校科研檔案管理制度，提高科研檔案管理效率，促進高職院校的技術技能積累具有重大現實意義。

關鍵詞：高職院校；科研檔案；分類管理

檔案是記錄事實的重要載體，檔案管理是記錄事實和還原歷史的重要工作，檔案的真實性、可靠性和完整性是人們日后審查和研究歷史的重要保障。隨著國家職業教育“雙高計劃”的深入推進，高職院校的科研工作迎來了快速發展，科研項目與科研成果大量涌現，既促進了中小企業的技術進步，又為培養大國工匠、能工巧匠提供了重要的科研支撐，科研檔案管理也逐漸顯現出其在高職院校科研能力和水平提升中的重要地位，其管理性和服務性功能受到關注。高職院校科研檔案不僅是學校科研發展的記憶基石，而且是學校科研重要的本源性信息源。但是在現實中，一些高職院校的科研檔案管理水平跟不上科研工作的迅猛發展，制約了高職院校科研的縱深發展和技術技能積累。構建基于現代信息技術的科研檔案管理系統已經成為當前落實“雙高計劃”的重要任務。

一、大數據時代高職院校科研檔案管理中存在的問題

當前社會已進入數據信息快速增長的新時代。大數據已成為全球信息技術行業關注的焦點。當今社會和網絡產生的檔案信息的數量和類型已與過去完全不同，這對檔案管理產生了巨大影響[1]。科研檔案是科研項目在立項論證、研究實施、過程管理、結題驗收、績效評價、成果管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。高職院校科研檔案的特點為：縱向和橫向項目檔案少，校級項目檔案多；紙質版檔案少，電子版檔案多；保存的檔案多，可利用的檔案少等。高職院校科研檔案管理屬于高職院校檔案管理的重要組成部分，遵循檔案管理的基本要求，但是由于通常沒有明確的高職院校科研檔案管理辦法，高職院校科研檔案管理工作長期處于不規范狀態。第一，科研檔案管理意識淡薄。以往高職院校的功能以技能培訓為主，科學研究和技術開發的能力比較欠缺，其對科研的要求比較低，科研活動不活躍，科研成果和科研檔案資料比較少，因此，一般不重視科研檔案管理工作。第二，缺乏統一的科研檔案管理制度。由于不重視科研檔案的管理，高職院校一般沒有完善的科研檔案管理制度，不設置專門的管理機構和人員，也沒有相應的資金和設備投入，科研資料散落在各個部門，缺乏統一的管理。第三，缺乏現代科研檔案管理的技術手段。不少職業院校沒有現代化的科研檔案管理設施，缺乏信息技術手段支持，多采用線下手工管理，不僅管理效率低，而且檔案資料收集不齊全，查閱和檢索費時費力。

二、高職院校科研檔案管理系統建構

2020年11月1日起施行的《科學技術研究檔案管理規定》[2]，為高職院校科研檔案管理指明了方向。以此為指導，應用系統論的分析方法，提出高職院校科研檔案管理系統應該由以下幾方面構成。1.明確科研檔案的管理目的。正如《科學技術研究檔案管理規定》第一條所指出的，科研檔案管理的目的在于保護和利用。從某種程度上說，保護的目的在于利用，因而新時代科研檔案的利用目的應該更加凸顯。科研檔案在程序上背靠公權力，不僅具有證明其唯一可信的憑證作用，還具有一定的知識儲備價值和社會記憶價值[3]。通過科研檔案管理，不僅能增加對科研項目負責人及其成員的科研業績和能力評價的真實性和有效性，而且可以為科研人員的職稱晉級、聘期考核、評優評先等提供支撐。通過科研檔案保護，一方面可以彰顯高職院校的科研發展歷程，強化科學研究的使命感和責任感，增強高職院校的發展內驅力和吸引力，豐富高職院校文化內涵；另一方面，有利于優化檔案管理，促進科學數據進行更大范圍的共享利用，增加專利等科研項目成果的轉化和利用率，為行業企業發展提供必要的技術支持。2.明確科研檔案管理的基本要求。高職院校科研檔案管理的基本要求主要包括內容、形式、年限等。(1)歸檔內容。高職院校科研檔案以科研項目分類為視角，一般分為縱向科研項目(簡稱縱向項目)、橫向科研項目(簡稱橫向項目)及校級科研項目(簡稱校級項目)三類。縱向項目，指以高職院校名義承擔的由國家各級主管部門下達、國家財政撥款的科研計劃項目，分為國家級、省部級、廳局級等級別。其歸檔內容主要是在縱向項目立項、中期檢查、結項各環節中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。橫向項目在各高職院校中具有差異，但通常都包括技術開發、技術轉讓、技術咨詢、技術服務等類型。在北京電子科技職業學院的科研項目相關管理辦法中，將橫向項目界定為“以高職院校名義與社會有關部門、企業、研究所、高校、其他事業單位等組織簽訂的科研合同(協議)項目”，其歸檔內容主要是在橫向項目中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。此外，高職院校一般都會根據自身特點和發展需要設立校級項目。例如，北京電子科技職業學院設立的校級項目主要分為重大、重點和一般項目。其歸檔內容主要是校級項目實施中的各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。總之，科研檔案歸檔的內容主要是立項、中期檢查及結項環節所形成的各種檔案，其中歸檔內容的完整性和準確性至關重要。完整性指不能丟掉任何一個環節的材料，準確性指盡量保留有證明效力和利用價值的材料作為科研檔案。(2)歸檔形式。歸檔形式主要分為紙質版和電子版。紙質版材料保存成本高，且查找困難，不易利用，但作為重要科研項目的檔案材料，紙質版材料不可或缺。鑒于此，省部級以上項目檔案材料采用紙質版和電子版兩種形式。項目經費達到15萬元以上的校級項目、合同經費達到50萬元以上的橫向項目，其檔案材料也采用紙質版和電子版兩種形式。為了多種形式綜合利用做好科研檔案管理工作，包括北京電子科技職業學院在內的高職院校基本都建成了科研檔案管理系統，所有項目的全過程材料都可提交到系統中，同時需注意做好電子版備份。另外，對于占用空間比較大的視頻、樣機、實物等檔案一般也都要及時進行圖片化、技術指標化處理。(3)歸檔年限。《科學技術研究檔案管理規定》在科研檔案歸檔要求方面明確提出科研檔案的保管年限分為永久和定期兩種，定期一般分為30年、10年[2]。3.明確高職院校科研檔案歸檔的原則。高職院校科研檔案管理需要特別注意及時性、真實性、系統性原則。(1)及時性。科研檔案的整理務必及時，要在項目實施全過程收集有用的檔案材料，特別是立項材料，要及時歸檔，防止由于項目研究周期長而導致結項時立項材料丟失或殘缺。要盡量做到結項完成、檔案整理工作結束，以防止有價值的關鍵檔案流失，保證有用的信息得以妥善保存。及時性原則對延期縱向項目尤其重要。(2)真實性。為了保證檔案的真實性，大部分材料，例如發給學校的成批的立項通知，一定要保證原件存檔。與此同時，對于個人屬性較強的證書，例如發給課題負責人的立項證書、結題證書，則宜使用復印件存檔。橫向項目成果的技術參數要盡可能翔實，為開發利用做好充分儲備。(3)系統性。從項目立項到結項各個環節，都要有相應的檔案材料，各環節檔案要能夠呈現出完整的保存鏈條，使各部分檔案材料能相互印證，互相支撐。4.完善高職院校科研檔案管理制度。科研檔案管理機制主要通過檔案管理組織機構的建立和管理程序的落實發揮應有的作用。(1)科研檔案管理組織機構。高職院校科研檔案管理工作的實施，需要確立相應的組織機構體系和工作流程。北京電子科技職業學院科研檔案管理工作由校長直接領導，指定一名副校長協助校長分管，并成立科研檔案管理工作考核領導小組。科研檔案管理工作網絡應涵蓋全校所有二級單位，同時所有單獨建制的處級單位均由領導分工負責科研檔案管理工作，并配有至少一名兼職檔案員，形成健全、高效的科研檔案管理組織機構。例如，在北京電子科技職業學院的實踐中，由項目組對項目各個環節、各種形式的檔案材料進行整理和搜集；所在二級學院、科技處代表學校，在項目結項后對檔案進行審核，確保將最有價值的檔案進行妥善保管和有效利用。科研檔案管理部門負責收集所有項目的電子版材料及重要項目的紙質版材料；高職院校檔案室(館)負責對重要項目檔案進行接收和保存。科研檔案管理組織機構要定期召開會議，及時研究和解決科研檔案管理中出現的新問題。特別強調的是，科研檔案的責任主體是科研項目組。同時，相關管理部門如高職院校科技處和檔案室(館)具有科研檔案管理職能。(2)科研檔案管理程序。科研檔案具體的歸檔程序一般包括：科研項目組進行科研檔案材料整理；二級單位對科研檔案進行審核；結項后，科研管理部門對科研檔案進行審核和整理；高職院校檔案室(館)對檔案材料進行審核和接收保存。第一步，科研項目組在項目實施過程中隨時收集和整理檔案材料。對于縱向項目，在立項環節，要特別注意收集立項證書或立項通知、立項任務書或正式版本的申報書。在中期檢查環節，主要收集中期檢查表或年度檢查報告、論文、專利、調研報告、研究報告等階段性成果。結題環節主要收集結題研究報告、論文、專利、著作、研究報告、政府采納證明、樣機、實物等最終成果及結題證書等。對廳局級以上(含)項目組，在高職院校科研檔案管理系統提交科研檔案材料的同時，還需在相應的科研管理網站提交立項、中期檢查、結項等材料。立項通知、結題證書等帶有個人屬性的材料歸檔時可采用復印件。對于橫向項目，主要收集和服務方簽訂的合同或協議、驗收報告等。為了減少橫向項目組的負擔，爭取更多的時間，橫向項目不設中期檢查環節。對于校級項目，主要收集科研課題申報書、任務書、結題報告書、結題成果等。對于兩年期以上的校級項目，課題負責人需在高職院校科研檔案管理系統上傳中期檢查報告及中期成果。項目組要注意在項目實施過程中隨時收集，在結題階段集中進行上述材料的整理。第二步，二級單位對科研檔案進行審核。此階段主要是進行科研檔案的查缺補漏，特別要注意對關鍵材料的整理，例如鑒定或評審專家對科研項目做出的鑒定或評審意見和建議等。二級單位要對檔案材料進行審核，確保其真實性、準確性。第三步，科研管理部門對科研檔案進行審核和整理。對所有縱向項目電子檔案進行審核，同時接收二級單位移交來的省部級以上競爭性項目的紙質版檔案材料，進行審核、整理；對所有橫向項目電子檔案進行審核，同時接收二級單位移交來的50萬元以上(含)重大橫向項目紙質版檔案材料，進行審核、整理；對所有校級項目電子檔案進行審核，同時接收二級單位移交來的15萬元以上(含)重大校級項目紙質版檔案材料，進行整理、審核，確保其真實性、準確性、連貫性。第四步，高職院校檔案室(館)審核、保存。每年統一對科研管理部門移交來的省部級以上競爭性項目、50萬元以上(含)重大橫向項目、15萬元以上(含)重大校級項目紙質版和電子版檔案材料做進一步整理，以方便提取和利用。

三、結語

隨著國家大力推進職業院校規范化建設相關政策的實施，對高職院校科研檔案管理工作的要求也越來越高。高職院校科研檔案管理人員要根據科研項目的不同類型和特點，進行針對性的歸檔和整理，同時盡量提高檔案利用價值。但是，高職院校科研檔案管理工作的主力軍—項目組成員，教學、科研雙肩挑，任務繁重，精力有限，在整理科研檔案材料時難免會出現疏漏。同時，二級單位、科研管理部門的檔案管理員大多為兼職，缺乏相應的檔案專業相關培訓，工作有時會顯得力不從心。從項目角度來說，縱向項目科研檔案分布于校外科研管理系統(例如國家自然科學育發展帶來更多的機遇和可能。

作者:楊彥如 周嵐 單位:北京電子科技職業學院