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本文作者：袁志海 單位：吉林省長春市城建檔案館

城建檔案資源的基礎管理工作中存在的問題

城建檔案管理工作對于一個城市而言具有極其重大的意義，因此，必須加強對于城建檔案資源基礎管理工作的研究，及時發現管理工作中存在的問題，以便于為城市建設發展提供切實有效的信息。城建檔案資源的基礎管理工作中的問題，最為明顯的一個就是檔案館的問題。目前我國城建檔案檔案館普遍存在著檔案資源館藏單一和種類不全的問題。專業的城建檔案館所藏的檔案往往呈現出數量眾多、復雜混亂的問題，這些問題使得檔案館工作人員對于檔案資源的管理和利用落于一種滯后的狀態，城建檔案資源只是作為一些文字留存在檔案館里，卻不能充分地發揮其作用。再者，城建檔案基礎管理工作中表現出來的問題，還體現在檔案管理人員對于檔案信息收集的缺乏上。許多建設單位根本就沒有維護城建檔案管理工作的意識，在實施建設過程中不注意對于建設信息的收集整理，一些上交的檔案資源也只是一種比較零散的記錄，很多重要的信息資源都無法涵蓋在內。檔案管理工作人員對于這些信息更是無從收集，這就導致了檔案資源管理工作中信息管理的不系統以及使用時信息的缺失問題。此外，檔案管理工作缺乏系統性也是城建檔案基礎管理工作中不可忽視的一個問題。檔案信息資源是一種信息量大而且紛繁復雜的事物，檔案管理工作人員在對其進行管理時往往不能夠做到及時有效的整合，而且各個階段的信息資源也不能做到高效的連接，這就使得檔案管理工作處于一種隨意性狀態，而不能歸于一種協調運行的系統中。檔案信息資源由于在進行信息收集、整理、錄入、保管等基礎工作時缺乏系統性的管理及連接，通常就會產生案卷混亂不齊的問題，從而造成使用時的不便。

完善城建檔案資源基礎管理工作的措施

城市檔案信息資源的基礎管理工作中問題的存在，在極大程度上影響了工作人員的使用，從而也導致了其作用發揮的缺失。因此，國家相關工作部門一定要加強措施加大對城建檔案資源的基礎管理工作。加強對于檔案管理基礎工作的規范化、標準化建設完善城建檔案管理基礎工作必須從檔案基礎管理工作的各個環節做起，努力地提高檔案基礎管理工作的規范化、標準化水平。首先，在收集檔案信息資源時，相關檔案資源管理部門必須對城市建設單位進行一定的檔案信息收集指導工作，然后及時地督促建設單位將各種信息按照檔案收集的標準化要求落實好；還要在城市建設單位上交檔案信息時，對這些信息進行嚴格的審查，以保證檔案信息資源的完整齊全以及精確性。其次，檔案管理工作人員必須制定一個完善的檔案整理標準，做好檔案整理工作。檔案工作人員在整理檔案時可以對不同的檔案采用不同的標記方法，然后再對這些有相同標記的檔案資源按照另外的標準進行系統的歸納整理，使每一部分的檔案資源在使用時都有章可循。最后，檔案管理工作人員還必須對檔案資源實行信息化的管理，嚴格按照國家的檔案管理工作標準，將檔案信息歸納整合進計算機系統中，實現自動化信息化的辦公，充分發揮網絡信息數據庫技術對于這些檔案信息的歸納整理分類工作。

加強檔案管理人員的素質，提高檔案管理工作質量檔案管理工作人員對于檔案基礎管理工作而言，是至關重要的管理主體，要完善城建檔案管理基礎工作，就必須提高工作人員的素質。首先，工作部門必須加強對于工作人員的專業技能的培訓，使每一個工作人員都能夠達到對于工作任務的熟練精準的操作。其次，還必須加強對工作人員其他方面素質的培養，比如與建設工作相關的一些知識信息的教育，使工作人員在整理信息時能夠達到對于信息的正確認知，以便于更好地進行整理。同時，在網絡信息時代，對于工作人員的信息技術以及數據處理技術的教育也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質量是檔案管理工作中最為重要的一個工作任務。城市建設需要的及時有效的信息，檔案管理工作人員對檔案進行管理時就必須實現對于檔案信息資源的系統化歸類，完善檔案信息資源標目工作，加強檔案信息資源的準確性。這樣以來，工作人員才能夠在使用檔案時，做到對于檔案的得心應手的應用，從而充分發揮檔案信息資源管理工作對于城市建設的重要意義。對于一個城市的健康發展而言，以往的檔案信息資源是一種極為有效的理論指導，在城市建設過程中必須加大對于檔案信息資源的利用程度，使檔案信息資源發揮其應有的作用。而城建檔案信息資源的基礎管理工作作為檔案管理工作中至關重要的一部分，工作人員必須加強對其的研究，努力發現新的對策及途徑實現對檔案信息良好的基礎管理。