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本文作者：彭慶春 單位：湖南省岳陽市城建檔案館

現(xiàn)狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統(tǒng)移交，依靠的是法律、行政、經(jīng)濟(jì)三位一體的制約保障手段。但在具體執(zhí)行時(shí)，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經(jīng)過多年的法制建設(shè)，檔案法制體系已初步構(gòu)建，但細(xì)化不夠，可操作不強(qiáng)。國家有關(guān)檔案法規(guī)比較宏觀，強(qiáng)制性較弱，只規(guī)定了程序過程，而對(duì)令不行、禁不止的行為監(jiān)管處理辦法相對(duì)欠缺。據(jù)筆者多次調(diào)研考察了解，內(nèi)地很多省市地方性城建檔案法規(guī)尚未跟上，針對(duì)性不強(qiáng)，執(zhí)行檔案法律法規(guī)力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設(shè)行政主管部門以及規(guī)劃、質(zhì)監(jiān)等部門支持把關(guān)。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現(xiàn)工作斷鏈和漏洞，監(jiān)管責(zé)任不清晰，容易出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據(jù)了解，湖南省內(nèi)大多數(shù)城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執(zhí)法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因?yàn)槿藛T配備、執(zhí)法經(jīng)驗(yàn)以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時(shí)，城建檔案部門是否應(yīng)具有行政職能在業(yè)界意見不一。如瓦房店市檔案局認(rèn)為，城建檔案館是一個(gè)文化事業(yè)單位，不具備行政職能的基本條件。事實(shí)上，這也是大多數(shù)城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發(fā)展中“行政職能部門”給“文化事業(yè)單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應(yīng)注重的是其實(shí)效價(jià)值，而非其行政執(zhí)法功能。目前，一些建設(shè)部門實(shí)行了聯(lián)動(dòng)機(jī)制，對(duì)移交城建檔案在程序上進(jìn)行了進(jìn)一步理順，邁出了規(guī)范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質(zhì)量的優(yōu)劣掛鉤，作為其重要參考數(shù)據(jù)之一，筆者認(rèn)為還有很多工作要做。三是經(jīng)濟(jì)手段不長效。經(jīng)濟(jì)手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設(shè)單位交納一定檔案押金。對(duì)確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設(shè)資金，對(duì)重點(diǎn)工程和邊施工邊報(bào)建工程的檔案報(bào)送缺乏制約等。上世紀(jì)九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經(jīng)濟(jì)手段不再存在。

當(dāng)今城市快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)信息需求具有廣、快、精的特點(diǎn)。城建檔案信息量大、類別雜，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理才能適應(yīng)社會(huì)的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號(hào)文件明確指出，數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項(xiàng)長期的工作任務(wù)。建設(shè)數(shù)字城建檔案館必須要大量資金投入，這個(gè)過程不像建設(shè)項(xiàng)目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負(fù)責(zé)人缺乏長遠(yuǎn)眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財(cái)力，檔案經(jīng)費(fèi)緊張，管理和開發(fā)利用設(shè)施落后，還停留在計(jì)算機(jī)應(yīng)用初級(jí)階段。同時(shí)，檔案宣傳、調(diào)研工作也難以開展，社會(huì)對(duì)城建檔案部門了解甚少，一些服務(wù)對(duì)象不知道到哪個(gè)部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現(xiàn)狀不符，服務(wù)被動(dòng)，利用有限，難以滿足社會(huì)需求，如城市地下管網(wǎng)檔案等，不能發(fā)揮城建檔案信息的優(yōu)勢(shì)。反過來，利用率的低下又嚴(yán)重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環(huán)。

對(duì)策措施

筆者認(rèn)為，要增加城建檔案事業(yè)的動(dòng)力與活力，確保與城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，當(dāng)務(wù)之急是要加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作：加強(qiáng)配套法規(guī)建設(shè)，完善檔案法制體系依據(jù)《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，借鑒沿海城市做法，結(jié)合本省實(shí)際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對(duì)性、配套性和操作性。一是應(yīng)明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時(shí)明確規(guī)定城建檔案的歸檔時(shí)間和報(bào)送要求。二是應(yīng)明確城建檔案機(jī)構(gòu)行政職能和行政執(zhí)法資格。賦予城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、行業(yè)管理和監(jiān)督職能。明確城建檔案經(jīng)費(fèi)納入城建經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃，特別是《數(shù)字城建檔案館的建設(shè)》要立項(xiàng)，列入年度預(yù)算。三是城建檔案法規(guī)應(yīng)列入城建法規(guī)體系。即在規(guī)劃、工程質(zhì)量、房地產(chǎn)等法規(guī)中體現(xiàn)城建檔案要求，明確城建檔案的執(zhí)法條款，明確城建檔案執(zhí)法人員職責(zé)和處罰細(xì)則。建立檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，理順行政管理機(jī)制一方面，組建綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。

成立城建檔案委員會(huì)，由分管城市建設(shè)的副市長為機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人，成員由建設(shè)系統(tǒng)各職能部門和檔案局、城建檔案館等部門主要責(zé)任人組成，負(fù)責(zé)對(duì)全市城建檔案工作協(xié)調(diào)和監(jiān)管，解決城建檔案工作中遇到的較大問題。另一方面，理順行政管理體制。要疏通檔案進(jìn)館渠道，推行并貫徹落實(shí)《工程建設(shè)檔案報(bào)送責(zé)任書》和《建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可辦法》，明確規(guī)定建設(shè)單位在辦理規(guī)劃手續(xù)前，必須先簽訂責(zé)任書；工程竣工驗(yàn)收前，檔案必須通過城建檔案館的專項(xiàng)驗(yàn)收；辦理工程竣工驗(yàn)收備案產(chǎn)權(quán)證前，檔案必須先報(bào)送城建檔案館。加強(qiáng)公共關(guān)系工作，增強(qiáng)社會(huì)認(rèn)同意識(shí)要實(shí)現(xiàn)檔案準(zhǔn)確、齊全、及時(shí)報(bào)送的目標(biāo)，必須開展公共關(guān)系工作，要加強(qiáng)與各職能部門聯(lián)系，密切配合，還要主動(dòng)通過新聞媒介，甚或與之進(jìn)行互惠合作，宣傳報(bào)道城建檔案的現(xiàn)實(shí)功用與歷史價(jià)值，通過新聞媒介宣傳城建檔案法律法規(guī)，促使社會(huì)加深對(duì)城建檔案的了解，提高社會(huì)城建檔案意識(shí)，為全方位開展城建檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍。改進(jìn)檔案服務(wù)理念，提升專業(yè)服務(wù)質(zhì)量要爭取社會(huì)公眾的信任、理解和支持，以開發(fā)城建檔案信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化城市建設(shè)，服務(wù)國民經(jīng)濟(jì)和打造幸福宜居城市為指導(dǎo)思想，積極開發(fā)利用信息資源，努力提升服務(wù)質(zhì)量，從根本上增強(qiáng)動(dòng)力與活力。

一是強(qiáng)化服務(wù)觀念。增強(qiáng)開發(fā)利用信息資源的緊迫感，以市場(chǎng)需要為前提，以滿足社會(huì)為目的，對(duì)城建檔案信息服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式進(jìn)行科學(xué)深入的思考研究，把信息資源開發(fā)當(dāng)作一件重要工作來抓，作為一個(gè)系統(tǒng)工程，實(shí)行短期任務(wù)和長遠(yuǎn)目標(biāo)結(jié)合的方式，有計(jì)劃、分步驟地開展城建檔案信息化工作。二是實(shí)行提前服務(wù)。積極參與城市建設(shè)的有關(guān)活動(dòng)，掌握城市建設(shè)項(xiàng)目和動(dòng)態(tài)，根據(jù)城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的實(shí)際需要，了解用戶需用的信息，不斷開拓新的服務(wù)項(xiàng)目和渠道。三是深入服務(wù)對(duì)象。從館藏內(nèi)容出發(fā)，走出庫房，主動(dòng)尋找檔案利用市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)以政府、建設(shè)系統(tǒng)為服務(wù)重點(diǎn)，以相關(guān)企業(yè)和建設(shè)系統(tǒng)信息網(wǎng)絡(luò)為服務(wù)戰(zhàn)線，以社會(huì)為總服務(wù)面的點(diǎn)、線、面的立體服務(wù)體系。四是改進(jìn)服務(wù)方式。多層次、全方位地提供服務(wù)，如提供原件、電話咨詢、主動(dòng)上門、編印簡報(bào)、匯編文件、制作副本、檔案展覽、聯(lián)機(jī)檢索、編寫專輯、網(wǎng)絡(luò)查閱等。重點(diǎn)放在信息的深度開發(fā)上，走專業(yè)開發(fā)與社會(huì)共同開發(fā)的道路，編研有價(jià)值的精品。五是總結(jié)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。建立專門的利用服務(wù)檔案，總結(jié)、積累經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)與其它城市建立信息網(wǎng)絡(luò)、交流經(jīng)驗(yàn)，逐步提高信息開發(fā)能力。當(dāng)前，我國已進(jìn)入經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌、社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，各種經(jīng)濟(jì)、社會(huì)矛盾交織。這一巨大的社會(huì)變遷及其引發(fā)的管理范式轉(zhuǎn)型使現(xiàn)有的檔案政策中的一些隱藏性問題不斷凸顯，這就迫切要求我們對(duì)檔案政策進(jìn)行重新調(diào)整。在新形勢(shì)下，要保證城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展，就必須站在城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高度，用全局、系統(tǒng)的觀念總攬城建檔案工作，通過科學(xué)掌控城建檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)，不斷研究探索，不斷加強(qiáng)城建檔案綜合治理，使城建檔案工作沿著科學(xué)、規(guī)范、有序的道路健康發(fā)展。